Kas yra pagrindinis apskaitos dokumentas apskaitoje? Kam reikalinga pirminė apskaitos dokumentacija ir iš ko ji susideda?

Šiandien svarbią vietą apskaitoje užima teisingas pirminės dokumentacijos įforminimas. Todėl kiekvienas buhalteris turi žinoti, kaip tinkamai parengti tokio tipo dokumentus. Šis straipsnis bus skirtas šiai problemai.

Įrašo buhalterinėje apskaitoje padarymo ir įtraukimo į registrą pagrindas yra laikomi pirminiais dokumentais. Šie dokumentai, kurie naudojami apskaitoje, yra laikomi valdymo dokumentacijos sistemos dalimi.

Buhalterinėje apskaitoje dokumentus leidžiama įtraukti į pirminės dokumentacijos registrą tik tada, kai jie surašyti pagal struktūrą, kuri yra tam tikruose albumuose, kuriuose yra vieningos formos. Jie yra specialiai sukurti pirminei dokumentacijai. Šiose formose galite rasti reikalingų dokumentų pavyzdžius. Šią formą nustato Rusijos Federacijos teisės aktai. Forma buvo patvirtinta Rusijoje Finansų ministerijos įsakymu.

Jie klasifikuojami pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikaciją, santrumpa OKUD. Pagal šią klasifikaciją kiekvienam pirminiam dokumentui priskiriamas OKUD kodas.

Apskaitoje, jei reikia, yra standartinė tokios informacijos tvarkymo forma. Galima įtraukti papildomų ir naujų eilučių. Šios naujos detalės, kurios buvo numatytos anksčiau įteisintoje formoje, turi būti paliktos nepakitusios. Padaryti nauji pakeitimai sudaromi pagal galiojantį potvarkį (įsakymą). Šie su buhalterine apskaita ir kasos operacijomis susijusių formų pakeitimai netaikomi.

Rusijos valstybinio statistikos komiteto patvirtintose formose yra tam tikros zonos su koduota informacija. Jie užpildomi visiškai pagal Rusijos Federacijoje priimtus klasifikatorius. Reikėtų atsiminti, kad kodai, neturintys nuorodų pagal priimtą klasifikatorių (tai taikoma stulpeliui „Procedūrų tipas“ ir kt.), yra naudojami informacijai, gautai apdorojant duomenis kompiuterine įranga, apibendrinti ir klasifikuoti. Jie tvirtinami griežtai laikantis pasirinktos kodavimo sistemos, kurią įteisino ši organizacija.

Be to, į apskaitą įtraukiama apskaitos dokumentacija, kurią įmonė sukūrė savarankiškai. Tai specialios buhalterinės apskaitos formos, turinčios reikiamus duomenis. Jie numatyti Rusijos įstatymuose. Apskaita leidžia kurti savarankiškai, bet tik informaciją, kurioje nėra standartizuotų pavyzdžių albumuose.

Šiandien apskaitoje privalomi pirminės informacijos apdorojimo duomenys yra šie:

  • dokumentų registravimo data;
  • Vardas;
  • Organizacijos pavadinimas. Nurodoma organizacija, kurios vardu ši informacija buvo surinkta;
  • asmens (-ų), atsakingų už verslo procedūrų vykdymą ir įregistravimo teisingumą, pareigų pavadinimas;
  • verslo procedūros turinys išreiškiamas išlaidų nurodymu, taip pat natūralia išraiška;
  • Turi būti visų dokumente nurodytų asmenų asmeniniai parašai.


Kokybiškas, savalaikis visos pirminės dokumentacijos įforminimas (nepamirškite apie juose nurodytų duomenų patikimumą), taip pat tolesnis perdavimas į buhalteriją turi būti atliktas griežtai nustatytais terminais. Tai daroma siekiant atspindėti datą apskaitoje. Šias procedūras įformina dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

Turite žinoti, kad apskaitoje šių asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminiame dokumente, sąrašą gali sudaryti tik organizacijos vadovas (iš anksto susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu). Tik šie asmenys gali nustatyti parašo teisę turinčių pareigūnų sąrašą. Dokumentus, kuriuose vykdomos įvairios su lėšomis susijusios verslo procedūros, gali pasirašyti tik vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Be minėtų asmenų, leidžiami ir kitų asmenų parašai. Reikia atsiminti, kad visi jie turi būti iš anksto patvirtinti vadovo ir vyriausiojo buhalterio.

Vadinasi, apskaitoje pirminiai dokumentai yra tiesioginis šių verslo procedūrų rūšių vykdymo įrodymas: grynųjų pinigų išdavimas, apmokėjimas už prekes ir kt. Jie surašomi tiesiogiai procedūros metu arba ją užbaigus (jei to neįmanoma surašyti pačios procedūros metu).

Pagal esamą klasifikaciją pirminiai apskaitos dokumentai skirstomi į šiuos tipus:

  • buhalterinė registracija;
  • išteisinantis;
  • organizacinės ir administracinės.

Pažvelkime į paskutines dvi grupes išsamiau:

Siekiant teisingai tvarkyti pirminės dokumentacijos sąrašą buhalterijoje, buvo parengtas ir patvirtintas tam tikras dokumentų srautų grafikas. Jame nustatomas judėjimo laikas, pirminės dokumentacijos perdavimo įmonėje tvarka ir tolesnis jų gavimas apskaitos skyriuje.

Visi šie buhalterio gauti dokumentai turi būti patikrinti pagal šiuos punktus:

  • aritmetinis taškas. Reiškia sumos apskaičiavimą;
  • pagal semantinį turinį. Dokumente turėtų būti atsektas ryšys tarp atskirų jo rodiklių. Jame neturėtų būti vidinių prieštaravimų;
  • pagal formatą. Tikrinamas dokumento tikslumas ir išsamumas, rekvizitų jame užpildymo teisingumas.

Jei dokumente randami neatitikimai pagal kokius nors parametrus, jie turi būti ištaisyti. Redaguoti turėtų jį sukūręs asmuo. Kartais reikia atkurti visą dokumentą.

Tik patikrinus dokumentacija perduodama buhalterijai. Informacija iš jų perduodama į apskaitos registrus. Pats dokumentas gauna ženklą, kuris pašalina galimybę jį pakartotinai panaudoti. Šis ženklas gali reikšti įrašymo į apskaitos registrą ir įtraukimo į apskaitos registrą datą.

Buhalterinėje apskaitoje leidžiama pirminę dokumentaciją surašyti kompiuterinėje ar popierinėje laikmenoje. Kai buvo naudojama aparatinė laikmena, reikia padaryti kopiją ant popieriaus.

Visa informacija archyvuojama tik chronologine tvarka. Jis užbaigiamas, surišamas ir supakuotas į aplankus. Šią procedūrą lydi pažymėjimo išdavimas. Saugojimo archyvo pastate metu informacija turi būti apsaugota nuo neleistinų taisymų. Koregavimo procesas gali būti atliktas tik tuo atveju, jei priežastis yra pagrįsta. Atlikti pataisymai patvirtinami pareigūno parašu. Būtina įvesti taisymo datą.

Galiojimo laikas

Pirminės dokumentacijos saugojimas vyksta tam tikru laikotarpiu, kuris yra nustatytas Rusijos Federacijos teisės aktuose. Pagal jį organizacija privalo saugoti visus pirminius dokumentus, taip pat apskaitos ir atskaitomybės registrus ne trumpiau kaip 5 metus. Tokiu atveju informacija, reikalinga mokesčiams sumokėti ir apskaičiuoti, turi būti saugoma 4 metus. Taip pat nuostolius patvirtinantys dokumentai saugomi visą įmonės apmokestinamojo pelno sumažinimo anksčiau gauto nuostolio dydžiu laikotarpį. Visų darbuotojų personalą ir asmenines sąskaitas fiksuojanti dokumentacija archyve saugoma 75 metus.

Reikia atsiminti, kad saugojimo terminas pradedamas skaičiuoti nuo metų, einančių po metų, kuriais buvo parengta dokumentacija, sausio 1 d.

Teisės aktai nenumato aiškių taisyklių dėl tokių dokumentų atkūrimo tvarkos įgyvendinimo. Šis aspektas svarbus situacijose, kai kažkas sugadinama ar pamesta.

Tam tikrose taisyklėse nustatyti aiškūs pirminės paskirties apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpio reikalavimai. Tačiau žingsnis po žingsnio procedūra, kurią reikėtų atlikti praradimo atveju, nėra apibrėžta. Esant tokiai situacijai, įsakymu būtina paskirti komisiją, kuri atliktų tyrimą, kad nustatytų dokumento sugadinimo, praradimo ar vientisumo pažeidimo priežastis. Į tyrimą galima įtraukti tyrimo institucijų atstovus, apsaugos ir priešgaisrinės tarnybos atstovus. Po to imamasi atkūrimo priemonių.

Klaidų taisymas

Trumpai kalbėjome apie klaidų taisymą pirminėje dokumentacijoje. Esamų dokumentų ir apskaitos registrų klaidų taisymas numatytas Rusijos teisės aktuose.

Pagal šias teisės normas griežtai draudžiama daryti bet kokius su bankine ir grynųjų pinigų informacija susijusių dokumentų taisymus. Kitose situacijose pataisymai daromi tik susitarus su visais verslo procedūros dalyviais. Ši sutartis turi būti patvirtinta visų pataisos dalyvių parašais. Taip pat būtinai nurodykite visų taisymų datą.

Atsiminkite, kad apskaitoje taisytini dokumento rekvizitai turi būti perbraukti plona ir aiškia linija, kad išliktų aiškiai matomas perbrauktas pirminis turinys / atlikto pataisymo prasmė. Šalia rekvizito turėtumėte padaryti užrašą „Tikėk pataisytu“. Po to taisymas turi būti patvirtintas taisą atlikusio pareigūno parašu. Dokumente turi būti nurodyti jo inicialai ir pavardė.

Aukščiau nurodytų nuostatų išmanymas padės teisingai ir greitai parengti pirminę dokumentaciją apskaitai.

Vaizdo įrašas „Kas yra pirminiai apskaitos dokumentai“

Pažiūrėję įrašą sužinosite, kaip pateikti pirminius dokumentus mokesčių inspekcijai Rusijoje.

Apskaita – tai moksliškai organizuota sistema, skirta finansinėje ir ūkinėje veikloje naudojamai informacijai rinkti, apdoroti, fiksuoti ir analizuoti. Apskaita atspindi verslo operacijas, išreikštas pinigine išraiška.

Trumpai apie apskaitą galime pasakyti: „Viskas turi savo kainą! Bet kokie prekių ir paslaugų pirkimo-pardavimo sandoriai, sutartiniai partnerių, tiekėjų ir klientų santykiai, darbo santykiai, susiję su darbo valandų ir atlygio fiksavimu – viskas gali būti sumažinta iki piniginio „vardiklio“.

Buhalterinės apskaitos pagalba atspindimas įvairių verslo operacijų vykdymas, kuris atspindi bet kurios įmonės veiklą, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir veiklos rūšies.

Apskaitos duomenų visuma leidžia nustatyti galutinį finansinį darbo rezultatą, atlikti analizę ir nustatyti tolesnio darbo perspektyvas pagerinti veiklos rodiklius.

Pirminiai apskaitos dokumentai: kas tai yra?

Pirminiai dokumentai apskaitoje yra apskaitos pagrindas. Jei vizualiai apskaitos sistemą įsivaizduojate kaip besiskleidžiantį medį su tankia lapija, tai lapai yra pirminiai apskaitos dokumentai.

Lapai renkami į „šakas“ - registrus, iš kurių sukuriamas galingas medžio „vainikas“ - sintetinė apskaitos sąskaitų apskaita, o galingas žalias vainikas yra raktas į žydintį medį, tie. teisinga ir išsami įmonės buhalterinė apskaita.

Kokia tvarka tai atliekama, galite sužinoti mūsų naujame leidinyje nuorodoje.


Pirminio apskaitos dokumento pavyzdys – darbo laiko apskaitos žiniaraštis.

Kas yra pagrindinis apskaitos dokumentas?

Pagrindinis dokumentas yra tam tikros pavyzdžio tipinė forma, užpildyta pagal apskaitos, statistinių, mokesčių, draudimo, bankų ir kitų institucijų metodinių rekomendacijų reikalavimus.

Standartines pirminių dokumentų formas tvirtina valstybinės statistikos institucijos. Įvairūs siauros krypties dokumentai tvirtinami ministerijų ir departamentų pagal veiklos rūšis.

Verslo sandoriams įregistruoti reikalingi pirminiai dokumentai, patvirtinantys pirkimo-pardavimo sandorio vykdymą, nuomą, pinigų gavimą ir išleidimą, atsiskaitymą tiekėjams. Pirminiai dokumentai yra organizacijos apskaitos pagrindas.

Pataisymai pirminiuose dokumentuose

1. Jei tai nėra griežta pranešimo forma, dokumentas turi būti perrašytas teisingai, o sugadintas dokumentas turi būti sunaikintas.

2. Nubraukite griežtą pranešimo formą raudona įstrižaine linija nuo vieno lapo kampo iki kito ir įveskite „atšaukta“. Nesunaikinkite pažeistos formos.

Dabartinėje praktikoje pirminiai apskaitos dokumentai suprantami kaip ūkinio gyvenimo faktus atspindintys popieriai (sandorių sudarymas, inventorinių prekių judėjimas ir kt.). Jie sudaromi sandorių metu arba juos užbaigus, siekiant patvirtinti įvykusius faktus. Remdamasis jais, buhalteris daro įrašus įmonės apskaitos programoje ir priima sumas mokesčių apskaitai.

Kokia forma sudaromas „pirminis“?

Finansų ministerijos paaiškinimais, įmonė turi teisę savarankiškai nustatyti, kokias „pirminės“ formas naudoti. Priimtas sprendimas fiksuojamas organizacijos apskaitos politikoje. Praktika rodo, kad verslo subjektai naudojasi vienu iš trijų variantų:

  • Vieningos formos, kurias siūlo „Goskomstat“.
  • Pavyzdžiai, kuriuos įmonė sukūrė savarankiškai ir saugomi vidaus taisyklėmis.
  • Kombinuotos parinktys: pirminiai dokumentai unifikuotu formatu, papildyti tam tikrais laukais.

Verslo subjektų teisė savarankiškai rengti „pirmines“ formas netaikoma šių tipų dokumentams:

  • grynųjų pinigų dokumentai (ypač vartojimo reikmenys ir kvitai);
  • griežtos ataskaitų formos;
  • transporto sąskaitas faktūras.

Jiems Finansų ministerija kaip privalomas įveda unifikuotas formas.

Jei sandorį sudariusi įmonė sutartyje nenurodė „pirminio dokumento“ formų, sandorio šalis turi teisę pateikti dokumentus naudodama savo pavyzdžius. Kad išvengtų klausimų iš reguliavimo institucijų, įmonė savo apskaitos politikoje turėtų nurodyti, kad ji priima tiekėjų ir klientų parengtų formų dokumentus.

Svarbu! „Pagrindinio“, kuris tarpininkauja tam tikrai operacijai, buvimas yra privalomas reikalavimas, kad jis atsispindėtų apskaitoje ir mokesčių apskaitoje.

Privaloma informacija apie „pagrindinį“

Pagal str. 9 402-FZ, pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti šie privalomi duomenys:

  • verslo dokumento pavadinimas, pavyzdžiui, „Pažyma apie priimtą darbą“;
  • numeris pagal kilmės įmonės vidaus numeracijos taisykles;
  • dokumento parengimo data;
  • visas įmonės, išduodančios „pirminę registraciją“, pavadinimas;
  • įvykusios ūkinės operacijos esmė (pvz., prekių siuntimas pirkėjui, grynųjų pinigų įnešimas į kasą, atliktų darbų priėmimas ir pan.);
  • ekonominio fakto, įvykusio pinigais arba natūra, įvertinimas;
  • darbuotojo, atsakingo už sandorio užbaigimą ar apdorojimą, pareigos ir vardas, pavardė;
  • įgalioto asmens parašas ranka.

Asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą nustato organizacijos vadovas. Tai užtikrinama jo įsakymu.

Kai kuriose formose yra papildomos informacijos, susijusios su standartiniu sąrašu. Pavyzdžiui, važtaraščiuose turi būti informacija apie automobilį, jo savininką ir vairuotoją.

Ar būtina ant „pirminio“ dokumento uždėti organizacijos antspaudą? Tai nėra privalomas reikalavimas, be jo neapsieisite tik tuo atveju, jei jo buvimas yra numatytas įmonės apskaitos politikoje įtvirtintame pavyzdyje.

Pirminių dokumentų rūšys

Galiojantys teisės aktai nenustato uždaro 2018 metų pirminių apskaitos dokumentų sąrašo. Jų įvairovę lemia ūkio subjekto veiklos sritis. Vienai įmonei reikės važtaraščio, kitai – literatūros nurašymo iš bibliotekos akto.

Dažniausiai pasitaikantys dokumentų tipai:

  • važtaraštis – tarpininkauja prekių ir medžiagų priėmimo ir perdavimo sandoriuose;
  • priėmimo aktas – surašomas tais atvejais, kai viena šalis priima kitos atliktų darbų rezultatus;
  • darbo užmokestis – rengiamas mokant atlyginimus darbuotojams;
  • OS-1 – atspindi ilgalaikio turto (išskyrus nekilnojamąjį turtą) vieneto gavimą ar išeikvojimą;
  • INV-1 – konsoliduoja inventorizacijos rezultatus;
  • avanso ataskaita – patvirtina darbuotojo, atvykusio iš komandiruotės, išlaidas;
  • grynųjų pinigų dokumentai (čekiai, PKO, RKO ir kt.);
  • pirkimo užsakymas;
  • buhalterinė pažyma ir kt.

Pateiktas pirminių apskaitos dokumentų sąrašas neišsamus. Įvairių veiklos sričių įmonės naudoja reikiamas formas savo sandoriams atspindėti.

Priklausomai nuo įgyvendinimo būdo, „pirminis“ gali būti popierinis arba elektroninis. Antrasis variantas naudojamas įmonėse, kuriose nustatytas elektroninis dokumentų valdymas. Tai padeda supaprastinti ir pagreitinti verslo dokumentų tvarkymą ir supaprastinti sandorio šalių sąveiką.

Pagal galiojančius teisės aktus visų rūšių „pirminės medžiagos“ įmonėje saugomos penkerius metus. Skaičiavimas prasideda nuo ataskaitinių metų pabaigos. Pavyzdžiui, popieriai, išduoti 2018 m., turi būti saugomi iki 2023 m. imtinai. Pažeidus šią taisyklę, bus pradėtas procesas su mokesčių tarnyba ir organizacijai bus taikomos nuobaudos.

Be popieriaus tu esi niekas! O su lapeliu – verslininkas, sąžiningai ir profesionaliai vykdantis savo verslą. Arba jam padedantis kompetentingas buhalteris. Teisingas dokumentų įforminimas apskaitoje svarbus tiek apskaitos duomenims formuoti, tiek organizacijos mokestinėms prievolėms nustatyti. O jei norite apsaugoti tai, kas vertingiausia, nesielkite su dokumentais atlaidžiai, o atidžiai pastudijuokite, kokius reikalavimus jie turi atitikti. Pirmiausia perskaitykite šį straipsnį!

Savarankiškai apskaitą tvarkantys apskaitos specialistai ir smulkaus verslo atstovai turi žinoti pagrindinius dokumentų formavimo, tvarkymo, perkėlimo ir saugojimo tvarkos reikalavimus.

1. Dokumento samprata

2. Pirminių apskaitos dokumentų rūšys

3. Pirminių apskaitos dokumentų formos

4. Pirminių apskaitos dokumentų tvirtinimas

5. Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai

6. Dokumentų rengimas apskaitoje

7. Įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus

8. Apskaitos dokumentų dokumentų srauto grafikas

9. Pirminių dokumentų žurnalas

10. Apskaitos dokumentų taisymas

11. Apskaitos dokumentų saugojimas

12. Atsakomybė už pirminių dokumentų saugojimą

Taigi, eikime eilės tvarka.

1. Dokumento samprata

„Dokumento“ sąvoka apskaitos reglamente neatskleidžiama. Naudokime apibrėžimą, nustatytą GOST R ISO 15489-1-2007:

dokumentas: identifikuojama informacija, įrašyta materialioje laikmenoje, sukurta, gauta ir saugoma organizacijos ar asmens kaip įrodymas, patvirtinantis teisinius įsipareigojimus ar verslo veiklą (GOST 3.3 punktas).

Kokie dokumentai yra pirminiai? Pirminiai dokumentai yra dokumentai, kuriuose yra pradinė informacija apie operacijas ir procesus. Tai dokumentai, kurių pagrindu daromi apskaitos įrašai.

Pirminiai buhalteriniai dokumentai- tai dokumentai, įrodantys ūkinio gyvenimo faktus (2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“ 9 straipsnio 1 punktas).

Pagrindinis jų rengimo reikalavimas – pirminiai dokumentai turi būti surašomi įvykus ūkinio gyvenimo faktams arba iškart po jų užbaigimo (jei tokia galimybė yra).

Pirminių dokumentų pavyzdžiai:

  • gaunami ir išeinantys kasos orderiai,
  • važtaraštis (pagal TORG-12 formą),
  • išankstinė ataskaita,
  • buhalterinė informacija.

2. Pirminių apskaitos dokumentų rūšys

Jokiame norminiame akte nėra darnios apskaitos dokumentų klasifikacijos ar grupavimo.

Atsižvelgiant į tai, galima išskirti šiuos pirminių apskaitos dokumentų tipus:

  1. sudarymo vietos:
  • vidinis,
  • išorinis,
  1. Naudojamos dokumentų formos:
  • suvienodintas (sukurtas pagal formas, esančias unifikuotų formų albumuose),
  • nesuvienodintas (sukurtas pagal organizacijos savarankiškai sukurtas formas),
  1. laikmenos tipas:
  • popierius,
  • elektroninis,
  1. informacijos kiekis:
  • pirminis,
  • santrauka,
  1. turto ir įsipareigojimų rūšys, apskaitos sritys:
  • dėl ilgalaikio turto apskaitos,
  • dėl atsargų apskaitos,
  • sukauptų sumų apskaita ir darbo užmokesčio mokėjimas,
  • grynųjų pinigų operacijų apskaitai,
  • kiti panašūs.

3. Pirminių apskaitos dokumentų formos

Buhalterinės apskaitos dokumentų rengimas apima tiek savarankiškai sukurtų, tiek vieningų formų naudojimą. Nuo 2013 m. daugumos vieningų formų naudojimas neprivalomas.

Visas pirminių dokumentų formas tvirtina organizacijos vadovas. Šiuo metu Reikia naudoti šių tipų suvienodintas formas:

  1. dėl grynųjų pinigų operacijų apskaitos (Valstybinio statistikos komiteto 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimas Nr. 88, Rusijos banko direktyva 2014 m. kovo 11 d. Nr. 3210-U),
  2. dėl darbo ir jo apmokėjimo apskaitos (Valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. potvarkis Nr. 1),
  3. dėl krovinių vežimo paslaugų apskaitos (Vyriausybės 2011 m. balandžio 15 d. nutarimas Nr. 272, Įvairių transporto rūšių chartijos).

Mokėjimo pavedimas taip pat turi standartinę formą, visi jo laukai yra mes.

Pildant suvienodintas formas, užpildomos visos pateiktos eilutės (stulpeliai). Jei kokių nors indikatorių trūksta, juose dedamas brūkšnys.

1 pavyzdys.

Tiekėjas tiekė medžiagas, pateikė TORG-12 ir sąskaitą, kurios paskutinės eilutės užpildytos kaip „pristatymo paslaugos“, kitų dokumentų nėra.

Galimos pasekmės – PVM atskaitų ir pelno mokesčio sąnaudų nepriėmimas, sandorio pripažinimas apsimestiniu (menama), kadangi sandorio realumas (medžiagų pristatymo, o galbūt ir paties medžiagų įsigijimo faktas) nepasitvirtino. Reikalingas važtaraštis.

Organizacijose vis dar naudojamos unifikuotos formos, kurios nėra privalomos. Atsižvelgiant į vidinius įmonės poreikius, tokias formas galima modifikuoti, kad jos būtų patogesnės ir tiktų konkretiems verslo faktams atspindėti.

Pavyzdžiui, galite pašalinti atributą „spausdinimo vieta“ ir atsisakyti naudoti „priekinės / galinės pusės“ žymėjimą.

4. Pirminių apskaitos dokumentų tvirtinimas

Organizacija privalo patvirtinti savo apskaitos politikoje naudojamas pirminių apskaitos dokumentų formas (PBU 1/2008 „Organizacijos apskaitos politika“ 4 punktas). Reikia atsiminti, kad vien nuorodos į vieną iš unifikuotų dokumentų formų albumų neužtenka.

Apskaitos politikoje (apskaitos politikos priede) turi būti nurodyti konkretūs dokumentai iš unifikuotų blankų albumų, kuriuos įmonė naudos, taip pat asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius dokumentus, sąrašas (Finansų ministerijos informacija). Rusijos Federacijos Nr. PZ-10/2012).

Apskaitos politikos taikymo pavyzdį galite rasti mūsų straipsnyje „“. Savarankiškai parengtų formų pavyzdžiai pridedami prie apskaitos politikos su jų pildymo paaiškinimais.

Formos taip pat gali būti patvirtintos pagal kitus vietinius teisės aktus. Pavyzdžiui, įsakymas dėl pirminių dokumentų patvirtinimo. Nuoroda į tokį nurodymą turi būti apskaitos politikoje.

5. Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai

Reikalavimai tam privalomi pirminių apskaitos dokumentų rekvizitai nustatytas federaliniu įstatymu „Dėl apskaitos“. Yra tik 7 tokios detalės:

  1. dokumento pavadinimas,
  2. dokumento parengimo data,
  3. dokumentą surašiusio ūkio subjekto pavadinimas,
  4. ūkinio gyvenimo fakto turinį,
  5. natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus,
  6. už sandorį atsakingų asmenų pareigybės,
  7. atsakingų asmenų parašai su parašo nuorašu.

Kai kurie dokumentai, kurie nėra pirminiai apskaitos dokumentai, gali būti naudojami kaip tokie.

Atspindint nuomą sąnaudose, tokie dokumentai yra nuomos sutartys ir aktai. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 611 ir 622 straipsniais, šiuo atveju privaloma surašyti dvišalius apskaitos objektų priėmimo ir perdavimo aktus.

4 pavyzdys.

Įmonė nuomoja biuro patalpas. Dokumentai, kuriais remiantis bus skaičiuojamas mėnesinis nuomos mokestis, yra nuomos sutartis ir išnuomoto turto priėmimo aktas.

Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 753 straipsniu, vienašaliai aktai gali būti naudojami kaip pirminiai dokumentai.

6. Dokumentų rengimas apskaitoje

Panagrinėkime ypatingus atvejus, su kuriais dažnai susiduriama rengiant dokumentus.

Antspaudų atsisakymas

Antspaudo paskirtis – patvirtinti atsakingo asmens parašą.

Nuo 2015-07-04 organizacijoms antspaudo nereikalaujama. Informacija apie antspaudą turi būti nurodyta įmonės įstatuose (2015-06-04 federalinis įstatymas Nr. 82-FZ).

Antspaudas reikalingas tik federalinio įstatymo nustatytais atvejais.

  • Įgaliojimas atstovauti juridinio asmens interesams teisme (Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso 53 straipsnis, Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 61 straipsnis),
  • muitinei pateikti dokumentai (2010 m. lapkričio 27 d. 311-FZ),
  • veiksmas dėl pramoninės avarijos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 230 straipsnis),
  • dvigubas sandėlio pažymėjimas (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 913 straipsnis).

Antspaudas nėra privalomas rekvizitas, tačiau jo buvimas gali būti numatytas pirminio dokumento, patvirtinto organizacijos vadovo, forma (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2015-06-08 raštas Nr. 03- 01-10/45390).

Dokumentai užsienio kalbomis

Registracijai priimami tik dokumentai rusų kalba (Rusijos Federacijos finansų ministerijos įsakymo Nr. 34n 9 punktas).

Turi būti vertimas į rusų kalbą ir eilutė po eilutės. Vertimas neprivalo būti patvirtintas (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2012 m. balandžio 20 d. raštas Nr. 03-03-06/1/202). Atvejai, kai reikalingas notaro patvirtintas vertimas, numatyti 1961 m. Hagos konvencijoje.

Ne rubliniai metrai pirminiuose dokumentuose

Leidžiama apskaitos dokumentuose kaštų duomenis atspindėti rubliais, valiuta ir sutartiniais vienetais.

Palyginimui, mokesčių apskaitoje reikalavimas sąskaitas už mokėjimus rubliais pildyti tik rubliais nustatytas Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. nutarimu Nr. 1137 (Sąskaitų faktūrų pildymo tvarkos 1 punktas).

Pirminiai elektroniniai dokumentai

Federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ leidžia rengti pirminius dokumentus tiek popierine, tiek elektronine forma.

Elektroniniame dokumente turi būti visi privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai ir elektroninis parašas (ES).

Yra trijų tipų elektroniniai parašai: paprastasis, patobulintas nekvalifikuotas ir sustiprintas kvalifikuotas. Rusijos Federacijos finansų ministerija mano, kad galima naudoti bet kokį elektroninį parašą (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2016 m. rugsėjo 12 d. laiškas Nr. 03-03-06/2/53176).

7. Įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus

Organizacijos darbuotojas turi teisę pasirašyti, kai surašomas vienas iš dokumentų:

  • įsakymas dėl teisės pasirašyti,
  • įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 185–189 straipsniai).

Skirtingai nuo įsakymo dėl teisės pasirašyti, įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus gali būti išduotas ir piliečiui, kuris nėra organizacijos darbuotojas.

Pasirašymui šalių susitarimu gali būti naudojama faksimilė (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 160 str., Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2009 m. gruodžio 17 d. nutarimas Nr. VAS-16259/09).

8. Apskaitos dokumentų dokumentų srauto grafikas

Dokumentų srauto grafikas – tai dokumentų kūrimo, perkėlimo, apdorojimo ir saugojimo tvarkos aprašas diagramos arba lentelės pavidalu. Grafikas gali būti patvirtintas kaip apskaitos politikos priedas arba vietinio norminio akto forma. Pastaruoju atveju apskaitos politikoje turi būti nuoroda į tokį aktą.

Dokumentų srauto tvarkaraštyje turi būti:

  • dokumentų registravimo, perdavimo, tvarkymo ir saugojimo terminai,
  • asmenų, atsakingų už dokumentų srautų grafike nurodytas operacijas, pareigas (FM 1983 m. liepos 29 d. įsakymo Nr. 105 5.4, 5.6 punktai).

9. Pirminių dokumentų žurnalas

Pirminių dokumentų žurnalo vedimas yra labiau racionalaus dokumentų srauto, o ne apskaitos taisyklė.

Norint registruoti gaunamus/išsiunčiamus dokumentus, būtinas toks pirminių dokumentų žurnalas. Tokį žurnalą patariame vesti ir tuo atveju, kai apskaita vykdoma nenaudojant apskaitos programos.

Naudojant, pavyzdžiui, 1C programą, dokumentų žurnalą galima sugeneruoti ir atspausdinti bet kuriuo metu. Taigi tiekėjų dokumentų apskaitos žurnalas bus formuojamas kaip „Dokumentų registras „Kvitas (aktas, sąskaita)“, o kasos dokumentų apskaitos žurnalas – „Kasos dokumentų registras“.

Apskaitoje, skirtingai nei mokesčių apskaitoje, tai įmanoma ūkinio gyvenimo fakto atspindys, nesant pirminių dokumentų, jei jie atvyks vėliau.

Šiuo atveju apskaitoje atsispindi ūkinio gyvenimo faktas numatoma verte. Gavus dokumentą, anksčiau atliktas registravimas neatšaukiamas, o tik koreguojamas pagal dokumento gavimo datą.

Šis požiūris patvirtintas šiuose dokumentuose:

  1. PBU 21/2008
  2. Finansų ministerijos 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymas Nr. 119n „Atsargų apskaitos gairės“ (1 skirsnio 5 poskirsnis)
  3. Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo 2016 m. liepos 8 d. sprendimas Nr. AKPI16-443.

Šios tvarkos išimtis yra tarpininkavimo sandorių dokumentai. Tarpininkas privalo perduoti visus su sandoriu susijusius dokumentus. Jei sandorio ataskaita surašyta su klaidomis ar netikslumais, atstovaujamasis gali pareikšti prieštaravimą tik per 30 dienų nuo ataskaitos gavimo dienos (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 999, 1008 straipsniai).

10. Apskaitos dokumentų taisymas

Dokumentų rengimą apskaitoje kartais lydi klaidų ir netikslumų. Tokiu atveju reikės atlikti pataisymus.

Taisyti draudžiama tik grynaisiais ir banko dokumentuose (pavyzdžiui, popieriniuose mokėjimo pavedimuose). Visi kiti dokumentai gali būti keičiami.

Apskaitos dokumentų taisymas atliekamas taip:

  1. neteisingas įrašas perbraukiamas viena eilute, kad būtų galima perskaityti tai, kas buvo perbraukta,
  2. šalia nurodoma teisinga vertė,
  3. įrašomas įrašas „Pataisyta“,
  4. taisymo data ir dokumentą surašiusio asmens parašas nurodomas jo parašo nuorašu.

Tokias taisykles nustato federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ (9 straipsnio 7 punktas) ir Finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. įsakymas Nr. 105.

Antspaudo dėti nereikia. Išimtis – taisymai nedarbingumo pažymėjime, kurie patvirtinami antspaudu.

Pataisymą turi atlikti dokumentą surašęs darbuotojas. Jei tai neįmanoma, pavyzdžiui, žmogus išeina iš darbo, tai pataisą atlieka naujai priimtas darbuotojas arba tiesioginis jo vadovas.

11. Kaip saugoti ir naikinti apskaitos dokumentus

Dokumentų saugojimo tvarka nustatyta Kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558. Bendrasis dokumentų saugojimo terminas pagal Federalinio įstatymo „Dėl buhalterinės apskaitos“ 29 straipsnį yra 5 metai. Už dokumentų saugojimo organizavimą atsakingas vadovas.

Daugeliui dokumentų yra pratęstas saugojimo laikotarpis:

Buhalterinės apskaitos dokumentai gali būti sunaikinti, jei pasibaigęs jų saugojimo terminas (Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymo Nr. 526 2.3, 4.11 punktai). Sprendimą dėl naikinimo priima ekspertų komisija, kuri gali būti sudaroma kasmet arba gali veikti nuolat.

Remiantis dokumentų išnagrinėjimu, pirmiausia surašomi pasiūlymai dėl paskyrimo sunaikinti nesaugomus dokumentus, o po to tiesiogiai aktas dėl paskyrimo sunaikinti nesaugomus dokumentus. Į aktą įtraukiami dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs iki akto surašymo metų sausio 1 d.

Aktą turi patvirtinti vadovas.

Galite sunaikinti dokumentus:

  1. savarankiškai. Tokiu atveju būtina surašyti dokumentų sunaikinimo aktą. Tokiame akte turi būti nurodyta, kokie dokumentai, kokiu kiekiu ir kokiu būdu buvo sunaikinti,
  2. P paskui perduotas sunaikinti specializuotai organizacijai. Kartu surašoma sąskaita, kurioje nurodomas perduotų dokumentų skaičius ir svoris (Rosarkhiv taisyklių 2.4.7 punktas, patvirtintas Rosarkhiv valdybos 2002-06-02 sprendimu). Tokiu atveju dokumentų sunaikinimo aktą surašo specializuota organizacija.

12. Atsakomybė už pirminių dokumentų saugojimą

Nuobaudas už darbą su pirminiais dokumentais nustato Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnis.

Už šiurkštų buhalterinės apskaitos reikalavimų, įskaitant buhalterinės (finansinės) atskaitomybės, pažeidimą numatytos sankcijos.

Vienas iš šiurkščių buhalterinės apskaitos pažeidimų yra:

„Ūkio subjektui trūksta pirminių apskaitos dokumentų ir (ar) apskaitos registrų, ir (ar) buhalterinių (finansinių) ataskaitų, ir (ar) auditoriaus išvados dėl buhalterinės (finansinės) atskaitomybės (jeigu atliktas buhalterinės (finansinės) auditas) išrašus) ataskaitų teikimas yra privalomas) per nustatytus tokių dokumentų saugojimo terminus.

Baudų dydžiai:

  1. pareigūnams nuo penkių tūkstančių iki dešimties tūkstančių rublių,
  2. už pakartotinį komisinį - pareigūnams nuo dešimties tūkstančių iki dvidešimties tūkstančių rublių arba diskvalifikacija nuo vienerių iki dvejų metų.

Kartu būtina atsižvelgti į tai, kad tikrinant pirminių dokumentų nebuvimas taip pat bus suprantamas kaip atvejis, kai dokumentų yra, jų pakankamai daug, tačiau jie surašomi tokiomis formomis, kurios nepatvirtintas.

Mokestinė prievolė Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas taip pat nustato, kad neužtikrinamas pirminių dokumentų saugumas (120 straipsnis):

  1. Per vieną ataskaitinį laikotarpį - iki 10 tūkstančių rublių,
  2. Už daugiau nei vieną mokestinį laikotarpį - iki 30 tūkstančių rublių,
  3. Jei mokesčio bazė yra per maža - 200% nesumokėto mokesčio (įmokos) sumos, bet ne mažiau kaip 40 tūkstančių rublių.

Jei vis dar turite klausimų dėl pirminių dokumentų rengimo apskaitoje, užduokite juos toliau pateiktuose komentaruose.

Dokumentų rengimas apskaitoje: svarbiausia

Pirminiai dokumentai yra apskaitos įrašų apskaitos registruose pagrindas. Šios formos skirtos popieriuje užfiksuoti ūkinės operacijos, dėl kurios pasikeitė įmonės ekonominė padėtis, fakto tikrumą. Pirminės registracijos registraciją reglamentuoja įstatymas. Kiekvienas šablonas turi atitikti 2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimus.

Pirminės dokumentacijos formos ir tipai

Ūkio subjektų naudojamas pirminių dokumentų formas gali suvienodinti ir savarankiškai plėtoti sandorio šalys. Standartinių formų, kurias reikia naudoti konkrečiose situacijose, sąrašas yra patvirtintas įstatymu. Tokiuose pavyzdžiuose organizacijos neturi teisės savarankiškai keisti struktūros ar turinio. Nevienodus dokumentus įmonė gali sukurti atsižvelgdama į savo veiklos specifiką. Jie turi būti patvirtinti vietiniais įmonės aktais.

Pirminės dokumentacijos klasifikavimas apima padalijimą į vidinio ir išorinio naudojimo formas. Vidaus dokumentuose aprašomi sandoriai, turintys įtakos vienos įstaigos – šią pažymą surašiusios įmonės – veiklai. Išoriniai yra skirti registruoti sandorius ir jų rezultatus tarp dviejų ar daugiau dalyvių.

Vidinės formos paprastai skirstomos į šias grupes:

  1. Administracinis tipas – naudojamas nurodymams ir nurodymams struktūriniams padaliniams ir personalui duoti.
  2. Vykdomasis šablono tipas naudojamas dabartiniu laikotarpiu įvykdytoms operacijoms rodyti.
  3. Dokumentai apskaitai – jų paskirtis susisteminti visą įvykių kompleksą ir apibendrinti gautą dokumentinę informaciją (ryškus pavyzdys – apskaitos registrai).

Apskaitos registruose yra knygos ir žurnalai, apskaitos kortelės. Šio tipo dokumentus galima suskirstyti į potipius, kurie skiriasi jų pildymo ir priežiūros būdu:

  • chronologiškai – visos operacijos rodomos griežtai laikantis faktinės įvykių chronologijos;
  • sisteminis (pavyzdys - kasos knyga);
  • kombinuotas;
  • analitinis;
  • sintetinis, apimantis sumų suskirstymą į apibendrintas apskaitos sąskaitas.

Pirminiai dokumentai gali būti kaip sandorio šalių susitarimas, apmokėjimo sąskaita faktūra, važtaraštis, atliktų užduočių priėmimo ir pristatymo aktai. Pirminiuose dokumentuose yra atsiskaitymų su personalu formų rinkinys. Į šią kategoriją įeina darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir darbo užmokesčio žiniaraščiai.

PASTABA!Įmonės turto kapitalizavimas ir disponavimas įforminamas pirminiu dokumentu. Šiai dokumentų kategorijai būdingos standartinės formos. Anksčiau jie buvo privalomi visiems verslo subjektams. Dabar kiekviena organizacija pati nusprendžia, ar naudoti rekomenduojamas formas, ar kurti savo šablonus.

Ypatingas dėmesys buhalterinėje praktikoje skiriamas pirminiam kasos aparatui. Jis yra vieningas. Pakeitus detalių rinkinį ar šablono struktūrą, gali būti atimta net pasirašyta teisinė galia. Šiai grupei priskiriami visų tipų dokumentai, kurie rodo pinigų gavimą kasoje ir disponavimą jais. Tai apima kasos knygą, kurioje apibendrinamas visas grynųjų pinigų operacijų kompleksas.

Pirminių įmonių klasifikacija pagal verslumo etapus

Priklausomai nuo to, kokioje stadijoje šiuo metu yra verslas, naudojama vienokia ar kitokia pirminės apskaitos dokumentacijos forma. Paprastai sandoriai, dokumentų pateikimo požiūriu, gali būti suskirstyti į tris etapus.

  1. Sandorio sąlygų nustatymas. Partneriai derasi, siekdami sutarimo, kuris tiks abiem pusėms. Pinigai ir prekės dar nepasikeitė, paslaugos dar nesuteiktos, darbai nebaigti, bet viskas paruošta bendravimo pradžiai. Šio etapo rezultatas bus šių tipų pirminis:
    • susitarimas (galimos įvairios formos);
    • sąskaitą apmokėjimui.
  2. Atlyginimas už sandorį. Mokėti galima įvairiomis formomis. Šis svarbus momentas užfiksuotas pirminiame pinigų pervedimą patvirtinančiame dokumente:
    • jei buvo atsiskaityta ne grynaisiais, tai patvirtins banko sąskaitos išrašas, mokėjimo terminalo kvitas ir pan.;
    • jei pinigai buvo pervesti „grynaisiais“, tai patvirtinimas bus kasos kvitas, griežta atsiskaitymo forma arba kasos pajamų orderio kvitas.
  3. Prekių pervežimas, paslaugų teikimas, darbų atlikimas. Ji sumokėjo, dabar atėjo laikas kitai šaliai vykdyti savo įsipareigojimus. Šie pirminiai dokumentai parodys, kad ji tai padarė sąžiningai, o pirmoji šalis pretenzijų neturi:
    • sąskaita faktūra (jei prekės buvo perduotos);
    • pardavimo kvitas (gali būti išrašomas kartu su kasos kvitu arba būti vienu dokumentu);
    • suteiktų paslaugų (arba atliktų darbų) aktas.

Šiuos dokumentus būtina pateikti mokesčių inspekcijai, nes jie patvirtina pirmosios šalies patirtas išlaidas, kurios turi tiesioginės įtakos mokesčių bazei.

Pirminių dokumentų apskaitos kontrolė, saugojimas ir organizavimas

Pirminės dokumentacijos apskaita turi būti sutvarkyta taip, kad kiekviena forma pereitų per įmonės registravimo sistemą. Tai būtina siekiant sumažinti sertifikatų ir kitų formų praradimo riziką. Raštininkas ar kitas atsakingas asmuo veda dokumentų žurnalus. Visos gaunamos formos apdorojamos kaip gaunamos. Siunčiamos formos yra tos, kurias sukuria įmonė (nepriklausomai nuo to, ar jos bus išduotos trečiosioms šalims, ar liks įmonėje).

Gaunama dokumentacija turi praeiti keliais apskaitos ir registravimo etapais:

  1. Priėmimas.
  2. Pradinis apdorojimas.
  3. Pasiskirstymas pagal formų tipus ir jų paskirtį.
  4. Registracija apskaitos žurnaluose su antspaudu ant dokumento ir gaunamo numerio priskyrimas priėmimo datai.
  5. Įmonės vadovybės parašas (direktoriui peržiūrint gaunamą korespondenciją, jis pateikia nutarimus).
  6. Dokumento įforminimas.

Norint organizuoti efektyvią dokumentų srautų sistemą ir užtikrinti blankų saugos kontrolę, būtina parengti ir patvirtinti dokumentų srauto grafiką su atvejų sąrašu. Grafike turi būti atskleisti vykdymo, dokumentų registravimo etapai, perdavimo saugoti tvarka, nurodyti terminai, nurodyti už kiekvieną žingsnį atsakingi darbuotojai.

Užpildyta ir įrašyta pirminė dokumentacija turi būti saugoma ne trumpiau kaip 5 metus. Kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakyme Nr. 558 yra pateikta formų klasifikacija, atsižvelgiant į pateikimo archyvui laiką:

  • administracinė dokumentacija turi būti prieinama 75 metus (jei įsakymai ir nurodymai turi įtakos pagrindinei įmonės veiklai) arba 5 metus, jeigu formoje atsispindi administracinių klausimų sprendimas;
  • ūkines operacijas lydinčios formos turi būti saugomos 3-5 metus.

NUORODOS! Įstatymo Nr. 402-FZ str. 29 tinkamumo laikas ribojamas iki 5 metų. Mokesčių teisės aktai reikalauja, kad apskaitos dokumentai būtų saugomi ir prieinami mažiausiai 4 metus.

Specialios sąlygos ir laikymo laikotarpiai pateikiami šioms formoms:

  1. Dokumentai, naudojami fiksuojant turto, kuriam taikomas nusidėvėjimas, apskaitą negali būti archyvuojami 4 metus nuo šio turto nurašymo dienos.
  2. Jei pirminiai dokumentai buvo surašyti tuo laikotarpiu, kai buvo patirtas nuostolis, kuris naudojamas pelno mokesčio sumai sumažinti, tada ji turi būti saugoma tol, kol išnyks tokių nuostolių įtaka mokesčio bazei.
  3. Pirminis dokumentas, apibūdinantis sandorius dėl gautinų sumų atsiradimo, turi būti saugomas 4 metus nuo negrąžintos skolos pripažinimo bloga (jei toks faktas yra).

Elektroninių formų saugojimo terminai yra tokie patys kaip popierinių dokumentų. Pirminio turto nurašymo procedūra turi būti atliekama dalyvaujant specialiai sudarytai komisijai.

Pirminių dokumentų formų tvirtinimas

Nevienodą pirminę dokumentaciją verslo subjektai gali parengti savarankiškai. Tokioms formoms pagrindinis teisės normų atitikimo kriterijus yra įstatymo Nr. 402-FZ standartų laikymasis privalomų detalių atžvilgiu:

  • dokumento pavadinimas;
  • registracijos data;
  • informaciją apie įmonę surašant formą, pagal kurią galima identifikuoti įmonę;
  • rodomo verslo sandorio turinys, nurodantis sandorio dalyko vertinimą;
  • natūralių matų ir kiekybinių verčių atsinešimas;
  • atsakingų pareigūnų parašų buvimas (privaloma nurodant pareigas ir vardą, pavardę).

PRISIMINTI! Norint naudoti savarankiškai sukurtus šablonus kaip pirminę dokumentaciją, jie turi būti patvirtinti vietiniu įmonės aktu.

Grynųjų pinigų ir mokėjimo dokumentai priklauso griežtai reglamentuojamų formų grupei. Įmonės savo ar kitu įsakymu neturi teisės pašalinti iš jų eilučių, langelių, keisti struktūros. Įmonės gali pačios koreguoti nesuvienodintus šablonus, pridėti ir pašalinti informacijos blokus. Savarankiškai kurdami naujas formas, galite remtis standartiniais pavyzdžiais.

Norėdami patvirtinti pirminę ataskaitą, jos pavyzdžius galite įtraukti į atskirą apskaitos politikos priedą. Antrasis variantas – kiekvienai formai vadovas išduoda pavedimą įmonei. Įsakymo tekste nurodoma informacija apie naujų dokumentų formų įvedimą į apskaitą, kuri turi būti surašyta pagal vieną šabloną. Pačios formos yra įtrauktos į užsakymą kaip atskiri priedai.

Jei organizacija ketina naudoti standartines formas, kurias rekomenduoja atitinkami padaliniai, kad atspindėtų atskirus sandorius, šių formų nereikia patvirtinti vidaus taisyklėmis. Norint užfiksuoti tokį sprendimą, pakanka padaryti įrašą apskaitos politikoje apie standartizuotų šablonų naudojimą.

Įvedant naujas dokumentų formas į dokumentų srautų sistemą, patartina jas tvirtinti įsakymu.

Ką buhalteris visada turėtų atsiminti

Ideali pirminės dokumentacijos būklė yra būtina sąlyga, kad mokesčių audito ir audito metu nekiltų problemų, įrodytų savo teisumą ginče su sandorio šalimi ir pan. pirminiai dokumentai.

  1. Pirminiai įrodymai yra vieninteliai įrodymai. Be pirminės dokumentacijos neįmanoma įrodyti pristatymo faktų, išlaidų, sandorio sąlygų įvykdymo ar neįvykdymo. Nepadės ir teismas – yra precedentų, kai ieškovai buvo atsisakyta pateikti arba atsakovai vengė pareikšti ieškinius dėl tam tikrų sandorio etapų įrodymų trūkumo, nes nebuvo daug pirminės dokumentacijos.

    SVARBU! Neturint „pirminio įrodymo“, retais atvejais įmanoma įrodyti paslaugų suteikimo faktą: teismas gali atsižvelgti į papildomas ekspertų išvadas ir papildomus dokumentus. Jei darbas atliktas, užsakovo pasirašyto dokumento nebuvimas neatleidžia jo nuo mokėjimo.

  2. Tai geriau be klaidų, tačiau nedideli trūkumai nėra dideli. Kiekvieno buhalterio baisiausias košmaras – atsisakymas grąžinti PVM dėl neteisingų duomenų pirminiuose dokumentuose. Tačiau jei klaidos yra nedidelės, atskaita neturėtų būti atmesta. Klaidų reikšmę reglamentuoja 2 str. 2011 m. gruodžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ 9 str. Mokesčių pareigūnai tai patvirtino 2015 m. vasario 12 d. rašte Nr. GD-4-3/2104@). Svarbiausia, kad pateikti duomenys tiksliai nurodytų apmokėjimo ir prekių pristatymo (paslaugų suteikimo) faktą. Taigi, pavyzdžiui, jei važtaraštyje nėra nuorodos į sutartį arba nenurodytas krovinio svoris, tai yra trūkumas, bet ne priežastis atsisakyti mokėti PVM. Bet jei trūksta dokumento pavadinimo ir datos, bendros prekės kainos ir daugybės kitų privalomų duomenų, teismas tokį sandorį gali laikyti nerealiu.
  3. Atsargiai, netikras parašas! Jei atsakingų asmenų parašai ant dokumentų yra suklastoti arba dokumentą pasirašo tam įgaliojimų neturintis asmuo, toks pirminis šaltinis valdžios nepripažins. Be to, labai svarbu, kad parašas būtų įdėtas į savo ranką – faksimilės bus negaliojančios.
  4. Pirminis su klaida nepakeičiamas. Jeigu, pavyzdžiui, sąskaitas, kuriose rasta klaida, galima perrašyti išrašant naują, pataisytą dokumentą su tais pačiais rekvizitais, tai su pirmine dokumentacija šis numeris neveiks. Nepaisant to, kad kartais teismai pripažįsta taisomuosius dokumentus, vis tiek geriau klaidą ištaisyti vadovaujantis 3 str. „Buhalterinės apskaitos įstatymo“ 7 str. - įrašyti dokumente taisymo datą ir patvirtinti įgaliotų asmenų parašais.
  5. Vertimas ne visada reikalingas. Natūralu, kad pirminė ataskaita surašoma valstybine kalba. Tačiau kartais atskirų žodžių vertimas iš užsienio kalbos pasirodo netinkamas, pavyzdžiui, jei tai yra prekės ženklo ar prekės pavadinimas.
  6. Elektroninis pirminis – tik su skaitmeniniu parašu. Šiandien nebūtina apsiriboti popierine pirminės dokumentacijos forma, įstatymas leidžia ir elektronines laikmenas. Bet jis bus lygiavertis popieriniam tik tuo atveju, jei bus patvirtintas kvalifikuotu skaitmeniniu parašu. Nekvalifikuotas skaitmeninis parašas leidžiamas tik tam tikrais, konkrečiai nurodytais atvejais, o pirminis dokumentas į juos neįtraukiamas.