При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету). Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку).
Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке
Служебная записка Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:
- сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте.
В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.; - по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.
Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск
Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.* Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой.
Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Работник задержался в командировке, особенности налогообложения
Инфо
В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки.
Внимание
Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.
Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Календарь событий
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т.
ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите
НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.
В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Имеет ли право сотрудник остаться на выходные в командировке
Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.
Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.
Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.
№ А50-17977/06.
До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ? Решение Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р.
В командировке остался на выходной согласие руководителя
При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом). Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные.
По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит.
В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно. Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе.
Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.
Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.
Командировка совместителя Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п.
19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст. 167 и 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Данная норма также закреплена в ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).
На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).
Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. В свою очередь при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111 был рассмотрен порядок налогообложения НДФЛ в ситуациях, когда работник задержался в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.
Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования. Вед в отдельных случаях отпуск может быть предоставлен, например на один или два дня. Поэтому данный вопрос налогоплательщику придется решать самостоятельно.
Хотелось бы отметить, что существует противоположное мнение судов. В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 сделан вывод о том, что в рассматриваемой ситуации возмещение стоимости билета работнику производится в интересах работодателя и является компенсацией расходов, а не полученным работником доходом, соответственно, НДФЛ не облагается. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2.
Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.
В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Соответственно, если работник планирует задержаться в месте командирования, предположим на выходные дни, ему необходимо сообщить об этом руководителю организации и получить его разрешение, например представить руководителю служебную записку, в которой изложены намерения провести выходные в месте командирования и получить на ней разрешительную резолюцию или же руководитель может издать отдельное разрешительное распоряжение на основании служебной записки работника. Данные документы необходимо приложить к авансовому отчету командированного сотрудника наряду с другими оправдательными документами.
Сотрудник задержался в командировке на один день по личным делам и вернулся к месту работы в свой выходной день (вместо пятницы в субботу). Можно ли в таком случае принять стоимость билета к расходам в целях налогообложения прибыли?Комментарий. Если бы возвращение было в рабочий день, то понятно, что на один рабочий день нужно было бы оформлять отпуск и соответственно считалось бы, что сотрудник из командировки ушел в отпуск. Следовательно билет принять к расходам нельзя. А вот если возвращение выпадает на выходной день и вроде бы рабочий процесс не прерывается на отпуск. Как быть в таком случае?
Да, принять стоимость билета к расходам в целях налогообложения прибыли можно. Но только если задержка выезда из командировки произошла с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату.
По мнению Минфина при оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения. А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине выходного. При условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов.
Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*
Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).
Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).*
Такие выводы следуют из положений Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687 , от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813 , от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456 , от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558 , ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ ( , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России
Минфин России разрешил в некоторых случаях признавать в целях налогообложения расходы на оплату проезда работника в командировку и обратно, когда фактическая дата не совпадает с ее плановым окончанием. В целом разъяснения можно признать более чем благоприятными для всех налогоплательщиков - как для организаций, так и для их работников. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).
ВСЕ ЗАВИСИТ ОТ СРОКА
Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда работник выезжает в командировку ранее даты ее начала или задерживается в месте выполнения задания* 1 .
* 1 В дальнейшем мы будем говорить только о случае, когда работник задержался в месте командирования, имея в виду и обратную ситуацию - приезд в командировку ранее даты ее начала согласно приказу руководителя.
Минфин России проанализировал два варианта: работник задерживается в месте командировки только на выходные либо нерабочие праздничные дни или же остается там на значительное время (например, на период отпуска).
Напомним, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель в случае направления в служебную командировку обязан возмещать работнику в том числе расходы на его проезд.
С этой обязанностью связаны две нормы налогового законодательства:
- работодатель имеет право принять командировочные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ;
- работник как физическое лицо освобождается от обложения НДФЛ сумм такого возмещения в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ.
Если сотрудник использует по своему усмотрению в месте командировки лишь выходные, у него, по мнению специалистов ведомства, не возникает никакой экономической выгоды, а расходы на проезд можно признать непосредственно связанными со служебной командировкой.
Объясняется такой вывод тем, что, согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, время отдыха, в которое включаются выходные и нерабочие праздничные дни, работник может использовать по своему усмотрению и свободен от исполнения трудовых обязанностей. Поэтому, когда он остается в месте командирования только на выходные, у него нет экономической выгоды (ст. 41 НК РФ), иначе говоря, дохода, который подлежит обложению НДФЛ.
То есть, если работник возвращается из командировки после использования выходных (праздничных дней), расходы на проезд к месту командировки ему возмещаются в рамках гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом* 2 .
* 2 См. также письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-04-06-01/246.
По этой же причине работодатель может считать оплату проезда из командировки по прошествии выходных непосредственно связанной с командировкой и, следовательно, имеет все основания учитывать данные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Иная ситуация складывается, если сотрудник задерживается в месте командирования, например для проведения отпуска. По мнению Минфина России, в данном случае налицо получение экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
Здесь уже работник получает доходы в натуральной форме, которые в силу подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ подлежат обложению НДФЛ.
КАК БЫЛО РАНЬШЕ
До недавнего времени главное финансовое ведомство считало, что любое несоответствие даты окончания командировки и даты выезда из места выполнения задания приводит к образованию доходов в натуральной форме, подлежащих обложению НДФЛ. При этом в разъяснениях указывалось, что если командировка заканчивается в пятницу, а билеты приобретаются на понедельник, то их стоимость подлежит включению в налогооблагаемый доход работника* 3 .
* 3 См. письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.
Однако с таким утверждением можно было поспорить. Аргументами в данном случае являются выводы ведомства, сделанные в тех же письмах, но в отношении налога на прибыль.
В них, в частности, говорится, что затраты на оплату проезда к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания в месте назначения.
Кроме того, действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение дат в командировочном удостоверении и билете в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту назначения и обратно.
В случае если сотрудник остается в месте командировки, дополнительное время, проведенное в этом месте, не оплачивается ему ни в части суточных, ни в части оплаты расходов на наем жилого помещения. Кроме того, за ним не сохраняется и средний заработок (это, однако, не исключает сохранение среднего заработка по иному основанию - например, в связи с предоставлением оплачиваемого отпуска)* 4 .
*4 Такая точка зрения была поддержана ФАС Уральского округа в постановлении от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2.
Исходя из изложенного, в ситуации, когда работник остается в месте командирования для проведения выходных или праздников, расходы на оплату его проезда не считаются доходом в натуральной форме, облагаемым НДФЛ.
Если же время нахождения в месте командирования существенно отличается от времени, указанного, например, в приказе, работодатель должен будет признать сумму оплаченных работнику расходов на проезд его доходом в натуральной форме. Правомерность иной позиции компании скорее всего придется доказывать в судебном порядке.
Руководитель направляется в служебную командировку в Москву на съезд, съезд будет проходить 2 дня + 2 дня в пути (перелет) всего командировка на 4 дня. Далее он желает остаться еще несколько дней, по личным делам, слетать в Санкт-Петербург где живут родственники. Как в этом случае оформить документы на командировку? Посоветуйте пожалуйста.
Ответ
Ответ на вопрос:
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с п. п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Командировка является рабочим временем (ст. ст. 91, 166 ТК РФ), в то время как выходные дни - это время отдыха, когда работник свободен от работы (ст. ст. 106, 107 ТК РФ).
С согласия работодателя работник вправе объединить командировку и свои выходные дни, так как ограничений или запретов на это в трудовом законодательстве не предусмотрено . Следовательно, работник может выехать в командировку и по ее окончании, не возвращаться к месту работы, остаться на отдых в городе, куда был направлен, или направиться в другой город , куда ему ближе ехать или прибыть в командировку ранее срока ее начала.
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника к месту командировки из места постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():
- - если сотрудник прибыл ранее в место командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата прибытия работника в место служебной командировки совпадает с датой, на которую приобретен билет.
Суточные за эти выходные дни, а также средний заработок сотруднику не положены (если Вы укажите реальный срок командировки в приказе) .
Также учтите, что сотрудник должен получить разрешение руководителя на такие действия, а не по собственному желанию проводить там свои выходные.
В любом случае возмещать сотруднику его перелеты из Москвы в Санкт-Петербург (и обратно) не нужно.
Если он полетит в Якутию из Питера, то от Питера лететь даже меньше:
Расстояние полета от Москвы до Якутска 4884 км, а от Санкт-Петербурга - 4833, соответственно и затрат у работодателя будет меньше в таком случае.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Журналы и книги: Зарплата
Выплаты работникам
Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд
Н.А. Яманова, эксперт журнала «Зарплата»
Нередко сотрудник по согласованию с работодателем проводит отпуск там, куда командирован, или, наоборот, из отпуска едет сразу в командировку. Может ли компания в этих случаях возместить командированному работнику стоимость проезда?
Разберемся, как быть с расходами на проезд, если:
- - работник направлен в служебную командировку не из места постоянной работы;
- - по окончании командировки работник возвращается не в место постоянной работы.
Из отпуска сразу в командировку, а потом обратно
По производственной необходимости компания отзывает работника из отпуска и направляет его в командировку. Он не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из места проведения отпуска. А после завершения командировки снова возвращается в место проведения отпуска.
Можно ли признать расходы по оплате проезда?
К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении ().
День отъезда и день приезда считаются по месту нахождения постоянной работы
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного.
Днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы ().
Отзыв работника из отпуска производится с его согласия () в интересах работодателя. Следовательно, расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска компания вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (). Такой подход к решению вопроса приведен в письмах Минфина России и .
Оплата проезда — доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?
В случае отзыва работника из отпуска для направления в служебную командировку стоимость проезда не нужно облагать:
- - НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ ();
- - страховыми взносами ( Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — , и Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — ).
Командированный работник может продлить отпуск
Работник может продлить отпуск на количество неиспользованных дней или перенести их на другое, удобное для него время по согласованию с работодателем.
В случае переноса на другое время из-за отзыва сотрудника из отпуска у него уменьшается фактическая продолжительность отпуска. Это приведет к уменьшению суммы причитающихся работнику отпускных.
Так как отпускные выплачены работнику за три дня до начала отпуска, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Эту сумму работодатель может зачесть в счет среднего заработка, сохраняемого за период командировки.
Пример 1
Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге.
По договоренности с работодателем 19 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную служебную командировку в г. Бологое.
Отзыв Р.Д. Челнокова из отпуска оформлен приказом, в котором указаны причины отзыва и количество неиспользованных дней отпуска.
Можно ли считать расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург экономически обоснованными и целесообразными?
Решение
Работодатель понес бы гораздо большие расходы в связи с командировкой, если бы оплачивал сотруднику стоимость проезда из г. Санкт-Петербурга в г. Москву (возвращение к месту постоянной работы) и только потом в место командирования — г. Бологое.
Причем стоимость проезда сотрудника по маршруту Санкт-Петербург — Москва компания не смогла бы учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. И должна была бы включить ее в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.
Поэтому расходы компании на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Санкт-Петербург признаются экономически обоснованными и целесообразными.
Отпуск — командировка — место работы
Еще одна нестандартная ситуация, когда из места проведения отпуска работник едет в командировку, не возвращаясь на постоянное место работы, а по окончании командировки едет на работу.
Затраты на оплату проезда в командировку компания понесет независимо от текущего места нахождения работника, направляемого в командировку. По мнению специалистов Минфина России (), она может учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда работника ():
- - из места проведения отпуска к месту командировки;
- - места командировки к месту постоянной работы.
При этом дата отбытия сотрудника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.
Признается ли стоимость оплаты проезда доходом работника
Целевые расходы на проезд командированного работника до места назначения и обратно освобождены от обложения НДФЛ () при условии, что они фактически произведены и документально подтверждены ().
Как документально оформить отзыв и перенос отпуска, читайте в статьях электрон ного журнала «Зарплата»
Пример 2
Изменим условия примера 1. Сотрудник ЗАО «Коробейник», расположенного в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге.
По договоренности с работодателем 26 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную командировку в г. Бологое. Командировка закончится 28 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Москву? Признается ли оплата проезда из места проведения отпуска в место командировки доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами?
Решение
Несмотря на то что работник прибудет в командировку не из места постоянной работы, компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на оплату проезда работника.
Датой отъезда сотрудника из командировки будет 28 июня 2014 года. В командировочном удостоверении днем выбытия из места командировки также должно быть 28 июня.
Стоимость проезда сотрудника из отпуска в командировку и к месту постоянной работы не облагается
НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ч. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).
Работник остается в месте командировки для проведения отпуска
За три дня до начала отпуска компания обязана выплатить работнику отпускные ()
Трудовой кодекс не запрещает работнику уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, не возвращаясь из командировки на работу.
Расходы по оплате проезда из отпуска к месту работы
По мнению специалистов главного финансового ведомства, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не признаются для целей налогообложения обоснованными: компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из командировки.
Оплата проезда из отпуска к месту работы — доход работника
Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства. Поэтому суммы оплаты проезда сотрудника от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска к мес-ту работы являются его экономической выгодой, предусмотренной Налогового кодекса. А значит, облагаются НДФЛ ().
Пример 3
Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. С 16 июня 2014 года по графику отпусков у него ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
В компании установлена пятидневная рабочая неделя. В какой срок сотрудник должен отчитаться по командировке?
Решение
П.Р. Волков должен вернуться из командировки 11 июня. Первые три рабочих дня, в которые он должен сдать авансовый отчет о командировочных расходах и отчет о выполненной работе, приходятся на период ежегодного отпуска (с 16 по 29 июня 2014 года).
30 июня 2014 года сотрудник должен выйти на работу после отпуска. В период с 30 июня по 2 июля 2014 года он должен отчитаться по командировке — представить авансовый отчет о расходах в командировке и письменный отчет о выполненной работе.
Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни
Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?
Когда можно признать расходы по оплате проезда
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():
- - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.
Оплата проезда не является доходом работника
Пример 4
Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»
П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?
Решение
Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли.
Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается
НДФЛ.
Самые важные изменения этой весны!
Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите выРедакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.