Но если в подготовке этого документа были допущены нарушения – проблема вскроется и захватит как работника, которому придётся восстанавливать трудовой стаж или бегать по инстанциям, так и работодателя, которому это может быть вменено.
В некоторых случаях неправомерно оформленная трудовая станет причиной судебных разбирательств , штрафов и многих неприятностей.
Чтобы подобного не произошло, за надлежащим оформлением ТК надлежит следить как работодателю, так и работнику.
Как завести трудовую книжку работнику
Если вы устраиваетесь на работу, и у вас ещё нет трудовой книжки – беспокоиться по этому поводу не стоит. Естественно, что вас могут взять на работу только в такое место, где не требуется опыта работы по вашей специальности. Ваша специальность будет указана в документах об образовании, к которым могут относиться:
- диплом о высшем образовании;
- диплом о среднем специальном образовании;
- справки об окончании курсов;
- удостоверения о присвоении специальности;
- аналогичные документы;
- копия школьного аттестата.
На основании этих документов, а также гражданского паспорта, вы имеете право искать работу по указанной в ваших документах специальности, но без стажа работы. Стаж работы вы приобретёте после того, как вам заполнят трудовую книжку, и вы проработаете определённое время на первом в своей трудовой жизни предприятии.
Поработав некоторое время, вы будете иметь стаж работы по специальности, который сможет определить любой работодатель или кадровик. Для вас это будет определённым преимуществом, которое позволит искать более благополучные условия работы.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец заполнения титульного листа:
Сведений о работе:
Куда обращаться?
На первых порах вы приходите к работодателю без трудовой книжки . Сообщаете ему о том, что стажа не имеете, нигде не работали. Нет смысла заводить разговор о том, что вам нужна трудовая книжка, что у вас её ещё нет. Это может характеризовать вас как некомпетентного человека.
Вам нужно знать, что бланк трудовой для заполнения должен выдать работодатель. После того как он примет вас на работу, ему нужно будет завести на вас ТК.
Даже если вы проработаете неделю, вы имеете право потребовать книжку. Отказать вам не имеют права.
Однако имейте в виду, что для лиц, впервые устраивающихся на работу предусмотрено присутствие при заполнении книжки. На этом основании через неделю после устройства на работу поинтересуйтесь судьбой своей трудовой.
С вашей стороны необходимо представить подтверждения того, чем вы занимались до прихода в эту организацию. Например:
- учились в школе;
- в техникуме, колледже или лицее;
- в институте или университете;
- посещали курсы;
- служили в рядах ВС РФ.
Предъявите документы, которые у вас имеются после окончания этих заведений, а также военный билет, если вы только что демобилизовались. В принципе, военнообязанные граждане всегда при устройстве на работу должны предъявлять его.
Если вы не получили документ об образовании, например:
- не сдали экзамены;
- были отчислены,
вам придётся представить справку.
Если испорчена
Если книжка подверглась порче, нужно установить источник ответственности. Конечно, её необходимо будет заменить, но сделать это должно ответственное за ненадлежащее хранение документов, лицо. Восстанавливается трудовая из ресурсов виновного.
Если виновны вы, то при поступлении на работу вам нужно будет представить справку с последнего места работы (или без таковой) и запросить в соответствии со статьёй 65 ТК РФ .
Конечно, в нём не будет учтён трудовой стаж за предшествующий период, но вы сможете продолжать трудиться, а постепенно соберёте весь утраченный стаж.
Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Чтобы завести трудовую потребуются документы. К ним относятся:
- Паспорт.
- Документ об образовании.
- Справки, удостоверения, свидетельства, сертификаты, подтверждающие квалификацию или разряд.
- Если вы меняли фамилию, принесите документ, подтверждающий этот факт.
В некоторых случаях после предоставления документов и их ксерокопий, работодатель приступает к заполнению трудового договора и не заводит разговора о заполнении трудовой – это очень хороший знак, который означает, что на данном предприятии проявляют повышенную заботу о сотрудниках.
В частности, некоторые акции, в том числе и устройство на работу, оплачивает предприятие (организация) из собственных средств . Не стоит проявлять нетерпение и беспокоиться о том, не забыл ли кадровик завести вам ТК.
За такую забывчивость ему вменят серьёзный штраф, а трудовая вам в любом случае будет заведена. Книжка, по инструкции, должна заполняться в вашем присутствии.
Как оформить и сделать трудовую книжку: заявление
Некоторые кадровики предлагают написать заявление для того чтобы завести новую книжку для вновь устроившихся лиц. Это необходимо для того чтобы вычесть с вашей зарплаты стоимость трудовой. В этом случае оно пишется в свободной форме
, на имя работодателя, с обязательным указанием факта того что вам требуется ТК.
А также с выражением просьбы о том, чтобы стоимость бланка была высчитана из заработной платы. Если вы выплачиваете её стоимость в кассе наличными, заявление может не потребоваться.
Стоимость ТК может значительно различаться. Всё зависит от того, какими партиями закупаются бланки трудовых и в какие сроки были закуплены. Сколько стоит трудовая книжка? В настоящее время цена на них:
- За партию от 5 до 99 штук – по 190 рублей.
- За партию свыше 100 штук – по 110 рублей.
Если цена бланка значительно отличается от указанной – работодатель её завышает. Он не имеет юридического права продавать её по завышенной стоимости, в сравнении с той, по которой приобретал.
При приобретении бланков книжек, они оформляются в специальных перечнях ведомостей, с указанием номера вашего бланка и закупочной стоимости.
Её легко проверить и при первой же проверке инспекторов ГИТ, такой предприимчивый кадровик (работодатель) будет оштрафован. Если сумма значительно занижена:
- Бланки закупались до изменения цен и стоили дешевле.
- Предприятие компенсирует часть стоимости бланка.
Правильно оформленная трудовая книжка — образец и примеры:
Пошаговая инструкция для работодателя
Если вы работодатель или , вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.
Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании . Трудовая должна соответствовать паспортным данным.
А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.
Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами . В частности:
- Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
- Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
- Даты указывать только арабскими цифрами.
Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.
Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.
Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и .
Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.
Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.
Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:
- заявление о приёме на работу;
- приказ о приёме на работу;
- приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.
После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:
- начальник отдела кадров;
- или работодатель;
- или уполномоченное лицо.
Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.
Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.
При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:
- должность;
- подпись (росчерк);
- её расшифровку с инициалами.
При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.
Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести . Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.
При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.
Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования . Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.
Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.
Если кадровик – владелец трудовой
При устройстве на работу в отдел кадров, лицо не должно заполнять собственную ТК, так как у него всегда существуют альтернативные возможности. Кроме кадровика, работодатель может заполнить любую книжку. Не будет исключением и трудовая кадровика.
Соответственно он может поставить подпись только в том месте, где подписывается владелец трудовой, а ниже:
- расписывается работодатель;
- или работающий (другой) кадровик;
- или специальное уполномоченное лицо.
Уполномоченное лицо должно быть определено специальным приказом.
К числу отрицательных причин в этом плане относится та, что не считает лицо без наличия трудовой (см. ) – полноправным работником даже при наличии приказа и трудового договора. Если речь будет идти об увольнении – вопрос можно поставить несколько иначе.
Заключение
Заполнение ТК при первичном оформлении работника – важный шаг. В этом случае нет смысла предпринимать действия, не регламентированные законодательно и относиться к этому вопросу произвольно. После надлежащего оформления книжки, её нужно зарегистрировать в книге учёта и убрать на хранение в соответствующее правилам место, например, в сейф.
Работа может начаться в любом возрасте и трудовую книгу можно получить достаточно рано. Но многие неопытные работники, работодатели и сотрудники отдела кадров не имеют ни малейшего понятия о том, как заполнять трудовую книгу в случае, когда она выдается впервые.
Отсутствие опыта и некая неуверенность способствует тому, что при заполнении трудовой книги люди допускают множество ошибок, ввиду чего, приходится разводить грязь в трудовой или же попросту, избавляться от нее.
В этой статье мы научим вас правильно вносить все записи в трудовую только что принятого работника на трудовую функцию в организацию, в особенности, если это первый его опыт работы. Также мы расскажем о всевозможных нюансах в заполнении, удобно расположив интересующую вас информацию по пунктам.
Приятного вам прочтения и помните о том, что любая запись, сделанная вашей рукой в трудовой книжке ведет к наступлению определенных последствий , а вот уж каких: благоприятных или нет – вы должны решить сами.
Со скольки лет можно завести?
Как мы знаем, в нашей стране возраст абсолютного совершеннолетия наступает с восемнадцати лет . Конечно, сегодня многие сотрудники аппарата государственной власти пытаются свести эту цифру к двадцати одному году, но в гражданском кодексе нашей страны прописана цифра в восемнадцать лет.
Также у несовершеннолетнего ребенка всегда есть возможность пройти процедуру эмансипации
.
Для этого необходимо устроиться на работу по трудовому договору или же заниматься предпринимательской деятельностью.
Родители или орган опеки и попечительства должны внести прошение о присвоении эмансипации несовершеннолетнему в суде и суд по результатам рассмотрения преподнесенных документов должен решить, отклонять данное прошение или же нет.
Таким образом, если ребенок прошел процедуру эмансипации, то работать официально по трудовому договору он сможет уже с шестнадцати лет.
Значит и трудовая книга на его имя может быть заведена с этого возраста . Кончено таких случаев совсем небольшой процент по России, но все же, они происходят и происходят повсеместно, именно поэтому также нужно рассматривать их всерьез.
Как и где можно сделать (получить)?
Если вы пошли устраиваться на работу впервые вам не нужно ломать голову, где взять трудовую книжку, если не работал. Вы самостоятельно можете воспользоваться несколькими способами получения трудовой, которые предусмотрены государством и иными нормативно правовыми актами. Более подробно каждый из них мы рассмотрим в следующих пунктах.
Покупка
Трудовую книгу можно приобрести самому
. Как правило, установленные законом образцы трудовых книг продаются в книжных магазинах. Вы сами приобретаете данный документ и самостоятельно относите его к работодателю.
На этом ваши действия заканчиваются и уже работодатель приступает к заполнению важного документа. Но согласно законодательству, вовсе не на вас лежит бремя покупки трудовой книги. Кто и как должен предоставить вам трудовой документ мы расскажем в следующем пункте.
Кто должен покупать?
Приобретать трудовую книжку должна сама организация или же индивидуальный предприниматель (работодатель). Как правило, у организаций имеется доверенность по которой они закупают трудовые в нескольких экземплярах и оформляют трудовые вновь пришедшим сотрудникам.
Таким образом, работодатель не может вас обязать купить трудовую – это ваше сугубо личное желание. А вот удержать стоимость книги с вашего заработка работодатель может.
Как происходит удержание стоимости трудовой книжки из зар.платы?
Заработная плата
гражданина – это ежемесячное поощрение за труд
. К сожалению, многие граждане не уведомляются работодателем о том, что с этой суммы могут списать расходы на покупку (оплату) трудовой книжки.
Согласно Трудовому кодексу -это нужно делать только с согласия работника. Конечно удержанные деньги на покупке не соразмерны с размером заработной платы, но все-таки, лучше знать куда деваются честно заработанные тобой денежные средства.
Приказ о взимании платы за трудовую книжку
Если работодатель оповещает работника о том, что собирается взыскать с его зарплаты расходы на трудовую, это еще не значит, что он все делает по закону.
К сожалению, не все работодатели знают о том, что такое действие как взымание денежных средств за трудовую книгу должно быть подтверждено приказом под соответствующим номером и датой.
Приказ должен быть предоставлен на ознакомление работнику и только после этого денежные средства могут быть списаны в пользу работодателя.
Кем выносится?
Приказ выноситься по общему правилу работодателем или же его заместителем. Также полномочия на вынесение приказа имеют сотрудники отдела кадров.
Только эти люди имею право ставить на приказ печать и объявлять его действующим локальным нормативно-правовым актом по организации.
Где оформляют?
Трудовую книжку в самый первый раз вам могут оформить в отделе кадров организации. К сожалению, очень часто работники не знают этого и сами заполняют только что купленную трудовую.
Этого делать нельзя ни в коем случае, поэтому сразу же направляйтесь либо к работодателю, либо к сотруднику отдела кадров за правильным оформлением.
В течении какого срока работодатель обязан завести трудовую книжку?
Работодатель должен завести трудовую книжку на вновь принятого работника в течение недели, после того, как обоими сторонами был подписан трудовой договор. Трудовая книга предоставляется работнику для проверки внесенных данных, а также для постановки своей подписи.
После этого книга остается на хранение у работодателя или же у сотрудника отдела кадров до момента пока работник не закончит свою трудовую деятельность в месте работы.
Какие документы нужны для получения?
Для того, чтобы получить трудовую книгу впервые вам необходимо заключить трудовой договор с организацией. Также вы должны предоставить свой паспорт и снять ксерокопии с него.
Не забывайте о том, что по факту вашего трудоустройства должен быть вынесен соответствующего вида приказ. Только наличие разом всех вышеперечисленных документов дает право сотруднику отдела кадров (работодателю) заводить трудовую книгу на работника.
Заявление на заведение
Многие полагают, что для того, чтобы работнику выдали трудовую книгу впервые, то есть завели в организации ему необходимо составить заявление. Но это далеко не так.
На самом деле заявление составлять не обязательно, но если уставом организации предусмотрено данное требование в обязательном порядке, вам придется подчиниться данному обстоятельству.
Образец заявление на выдачу (оформление) бланка трудовой книжки при приёме на работу впервые.
Заполнение
Заполнение трудовой книжки впервые – процесс очень важный и трепетный, здесь необходимо соблюсти все правила. Постарайтесь отнестись к нему как можно более аккуратно, ведь велика вероятность того, что с первого раза вы не сможете составить запись правильно.
Как оформить трудовую книжку работнику впервые? Эта статья рассчитана только на людей, которые оформляют трудовую книжку при приеме на работу впервые)
При приеме работника на работу впервые, обратите внимание на главный разворот трудовой . В нем содержится информация о работнике. Ее необходимо заполнить, основываясь на паспортных данных, а также на предоставленном дипломе об окончании высшего учебного заведения или же среднего или среднего профессионального.
Пишем правильно фамилию, имя и отчество работника.
Образец заполнения трудовой книжки впервые (титульный лист)
Следующим пунктом, основываясь на паспорте, укажите год его рождения. Далее необходимо указать информацию об образовании и специальности. После этого работник должен расписаться в документе.
Только после этого вы перелистываете страницу трудовой и оказываетесь на развороте где необходимо оставлять информацию о должности работника.
Тут вы ставите первый порядковый номер , дату заполнения и указываете название организации, а также должность, на которую официально был принят работник. Не забывайте указывать номер и дату приказа, который свидетельствует о принятии работника на должность.
Не забывайте про постановку печати и подписи работодателя под первой сделанной записью.
Для проверки дайте ознакомиться с записями работнику. Возможно, свежим глазом он найдет ошибки, которые можно устранить, не меняя трудовую книгу.
Трудовая книжка для несовершеннолетнего
Если гражданин прошел процедуру эмансипации, но все-таки является несовершеннолетним, то трудовая книжка на него также оформляется , правда в этом оформлении появляются маленькие нюансы.
Вы также заполняете на главном развороте информацию о имени, фамилии и отчестве работника, ставите дату его рождения. Но ни в коем случае не заполняете строки об образовании и специальности.
Вполне возможно, что через некоторое время несовершеннолетний эмансипированный решит сменить сферу деятельности или же вовсе закончит сразу несколько высших учебных заведений, а в трудовой, в строке об образовании будет красоваться запись о среднем образовании.
Заключение
Заполнение трудовой книги при приеме на работу впервые должно быть самым аккуратным . Ведь с этого документа начинается трудовой путь работника, который наверняка не будет гладким, но вы своей грамотной и квалифицированной записью должны заложить хорошее начало.
Будьте внимательны и юридически подкованы и тогда с самого первого раза заполненный вами документ будет считаться образцовым.
от 31/12/2018
Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.
Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при , получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.
Пример заявления на выдачу трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «ЭкоСистемЛаунж»
Д.М. Парыгину
от специалиста по продажам
Георгинова Аркадия Борисовича
Заявление на выдачу трудовой книжки
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05.08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления . Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.
02.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки
До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И , и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность ( , исковое заявление ), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.
Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого и подтверждения . Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.
Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы . Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте , и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.
Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.
В заявлении отражается:
- должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
- ф.и.о., должность, отдел заявителя;
- просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии;
- уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок;
- дата и подпись.
Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.
Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на или .
Трудовая книжка работника - это основной документ, доказывающий факт его трудоустройства. Он содержит данные о месте выполнения трудовой функции, названии должности, мерах поощрения и наказания, а также о причинах и обстоятельствах увольнения. Будучи правильно оформленным, этот документ дает человеку право на получение пенсионного удостоверения.
Трудовая книжка: как получить и заполнять
Законодательством определены только два основания для выдачи трудовых книжек: тем, кто впервые приступает к выполнению трудовой функции, и тем, кому нужен дубликат документа при утере или порче оригинала.
Только работодатель или лицо, уполномоченное руководителем компании, имеет право выдавать трудовые книжки. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя о том, что ему нужна трудовая книжка. Как получить этот важный документ? Работнику следует написать заявление на его выдачу (с указанием причины отсутствия трудовой) в отдел кадров того предприятия, на котором он будет работать.
При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы. Когда работнику предоставляется трудовая книжка, цена ее вычитается из его первой заработной платы. Это указано в соответствующих Постановлениях Министерства труда. Трудовая книжка, цена которой колеблется в диапазоне 175-180 рублей, может быть снабжена вкладышем (его стоимость такая же).
В дальнейшем на каждом следующем предприятии работники отдела кадров вносят в документ новые записи: о приеме на работу, повышении, переводе или увольнении.
Что представляет собой трудовая книжка?
Внешний вид данного документа - это книжечка с жесткой обложкой, на которой изображен герб Российской Федерации, и более мягкими листами. Также существуют вкладыши, которые вшивают в документ, когда все листы его оказываются исписанными.
Чистый бланк трудовой книжки относится к документам строгой отчетности, предприятие закупает его и складывает в запертый на замок несгораемый шкаф.
Впрочем, такие же меры безопасности предпринимают для хранения заполненных и принятых от сотрудников трудовых книжек.
Заполнение документа возлагают на сотрудника отдела кадров или на работника, выполняющего подобные функции. Если фирма небольшая, ведение трудовых книжек выполняет сам руководитель. Каждому работающему гражданину следует знать, что никто не имеет права совершать какие-либо записи в его документе без соответствующего уведомления. Владелец трудовой должен получить письменное извещение.
Учет
Все действия с бланками и заполненными документами регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Здесь указывают имя того, кому выдают документ, а также основания для этого (отсутствие трудовой, ее утеря или необходимость замены по причине обветшания).
Выдача трудовой книжки (заполненной) на руки работнику возможна только при его увольнении. Во всех остальных ситуациях отдел кадров предоставляет выписки из соответствующих страниц.
Законодательство РФ содержит указания о том, как должна быть оформлена трудовая книжка, как получить документ и каким образом формулируются его записи. Некоторые нормы и правила включены в Положения Минтруда. Однако наиболее емко и полно порядок работы диктует инструкция по трудовым книжкам, которой должны руководствоваться в своей деятельности все работники отдела кадров.
Кроме прочего, в ней указаны формы приходно-расходных и учетных книг.
Назначение трудовой
Значение в которой указаны основные данные о местах трудоустройства человека, его образовании, навыках и опыте, довольно велико. Этот документ не только является доказательством наличия достаточного трудового стажа, что важно при оформлении пенсионного удостоверения, но и выступает красноречивой иллюстрацией трудовых достижений человека. Это признают и часто используют руководители многих предприятий при проведении собеседования.
Наряду с резюме, они могут попросить соискателей предоставить копии и выписки из трудовых книжек. Эти данные говорят сами за себя и лучше любых слов иллюстрируют пригодность человека для замещения конкретной должности.
Что отражается в трудовой книжке?
В трудовой документ в обязательном порядке вносят следующие сведения:
- Поступление на работу с указанием конкретной должности.
- Дата и факт перевода в другой отдел.
- Повышение в должности или снятие с нее.
- Данные об изменении статуса работника: изменение срочного контракта на перевод сотрудника, работавшего по совместительству, в штат.
- Имевшие место поощрения.
- Наказания и взыскания, которые послужили причиной увольнения.
- Дата, факт и причина увольнения.
Ведение трудовой книжки совместителя
В том случае, когда сотрудник выполняет какую-либо работу на предприятии в свободное от основной работы время, он считается совместителем. Его трудовая остается в отделе кадров по месту основной работы.
Закон не обязывает работодателя вносить записи о такой деятельности в трудовой документ, это оставляют на усмотрение самого сотрудника. При этом не имеет значения, о каком виде совместительства идет речь (о внешнем или внутреннем).
Трудовая книжка работника может пополниться дополнительной записью в том случае, когда человек принесет на место основной работы справку, удостоверяющую факт его трудоустройства по совместительству. На основании этого документа, заявления от владельца трудовой и приказа руководителя, сотрудник отдела кадров имеет право сделать необходимую запись.
Как и когда оформляется трудовая книжка (РФ)?
Когда человека принимают на работу и заполняют трудовую книгу, его просят предоставить:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Документ, подтверждающий данные об образовании (диплом, аттестат, свидетельство). Если происходит первичная выдача трудовой книжки, эти документы служат основанием для заполнения титульной страницы.
- Если работник посещал какие-либо курсы, повышающие уровень его квалификации, ему следует приложить соответствующие сертификаты.
- Военнообязанные граждане обязаны предъявить военный билет.
- Документ о заключении брака, если он послужил основанием для смены фамилии.
Законодательство РФ определяет срок, в течение которого работодатель обязан отразить в трудовой книжке факт трудоустройства своего подчиненного. Ему отведено для этого пять дней с того момента, когда работник начал выполнять свои обязанности.
В том случае, когда данное условие будет нарушено и внесение записи задерживается, работодателю грозят правовые последствия. Порядок ведения трудовых книжек актуален для всех категорий работников, даже для тех, кому еще нет 18 лет.
Как гласит Трудовой кодекс, человек имеет право на официальное трудоустройство по достижении 14-летнего возраста. Конечно, для таких сотрудников действуют льготные условия, касающиеся продолжительности рабочего дня и нагрузки. Кроме того, работодатель не может принять на работу подростка без письменного согласия его родителей или опекуна.
Что может быть основанием для внесения
Как уже было указано выше, для заполнения чистой трудовой требуются основные документы работника (паспорт, данные об образовании и квалификации). Это необходимо для того, чтобы графы титульной страницы были заполнены верно и максимально полно, без в именах собственных.
Если же сотрудник поступает на предприятие и приносит заполненную трудовую, работник отдела кадров действует на основании приказов, изданных руководителем (о приеме на работу, переводе, поощрении или увольнении).
Для документального отражения факта приема или предоставляется семь дней, а при увольнении трудовая книжка выдается в тот день, когда был издан приказ.
Формулировка сведений, вносимых в трудовые
Как правило, детальная информация о причинах и обстоятельствах тех или иных действий изложена именно в приказе руководителя (например, наличие и длительность испытательного срока). Эти сведения не переносят в трудовую книжку дословно.
Наоборот, от сотрудников отдела кадров ожидают максимально лаконичных и емких формулировок. Инструкция содержит даже образцы некоторых фраз:
- Принят (принята) на должность.
- Переведен (переведена) на другое место работы.
- Сотруднику присвоен конкретный квалификационный уровень, разряд или
- Назначено награждение или поощрение.
- Работник был уволен (уволена) в связи с…
Это значит, что ведение трудовых книжек предусматривает указание только причины записи, ее порядкового номера и даты приказа.
Грамматический аспект
Исходя из норм и правил, которые диктует законодательство, нумеровать и датировать записи в трудовой книжке следует только арабскими цифрами.
Когда говорят о нумерации, имеется в виду, что первой записью считается та, которая была сделана раньше всех остальных. Когда работник увольняется и передает свой документ на следующее предприятие, сотрудник отдела кадров продолжает нумеровать записи, а не начинает с первого номера.
Сокращения слов и терминов не допускают, исключением могут быть только общепринятые аббревиатуры.
Порядок исправления ошибок, допущенных при внесении записей
Когда документы заполняются людьми, есть риск возникновения грамматических или смысловых ошибок. Причиной может быть использование недостоверных источников (устаревших данных или неполных сведений), а также различные опечатки и механические описки.
На этот случай Инструкция предлагает несколько методов коррекции ошибок:
- Ошибка в трудовой книжке исправляется путем зачеркивания неверного слова и написанием нового строкой выше или ниже.
- Занесение записи, которая должна аннулировать ту, которая содержит ошибку.
В том случае, когда сотрудником была сменена фамилия или получена новая профессия, работнику отдела кадров следует изменить данные на титульном листе трудовой книжки. Для этого может быть применен первый метод, а на обороте обложки (с внутренней стороны) выполняют новую запись.
При коррекции указывают тип и номер документа, на котором основано изменение, затем человек, выполнивший запись, расписывается и ставят печать предприятия.
Аннуляция записи может потребоваться в том случае, когда в ней была допущена ошибка или обнаружена неточность в сведениях, указанных ранее. Коррекция выполняется следующим образом:
- Вносят верную информацию.
- Номеруют и датируют ее.
- Выполняют обязательное действие: указывают, что запись №... нужно принимать как недействительную.
- Дублируют номер приказа, который указан возле ошибочной записи.
Зная о том, что такое трудовая книжка, как получить и вести этот документ, а также будучи осведомленным о правах и обязанностях работника и работодателя, каждый человек должен соблюдать указанные нормы и правила. Это отвечает его интересам как гражданина и соответствует требованиям законодательства.
Завершаем серию статей, посвященных оформлению неунифицированных кадровых документов в сложных ситуациях (см. статьи « » и « »). Сегодня мы публикуем статью, которая поможет бухгалтеру составить кадровые документы при различных казусах с трудовой книжкой.
Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.
Работник потерял трудовую книжку
Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:
Генеральному директору
ООО «Валентино»
Скороходову Д.Б.
От оператора call-центра
Дубовой Е.П.ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.
Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.
После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно - она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.
Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.
Работник нашел пропажу
Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.
Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет - в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.
Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.
Поэтому наш совет - отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).
Дубликат для бывшего работника
Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.
Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:
Директору ООО «Сарагон»
Петрову Н.И.
От Дубовой Е.Н.ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон» и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.
На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности - слово в слово - перенесено в дубликат - таков закон!
Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении - пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.
Ошибочные записи
Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении - согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован - то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало - в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.
Выглядеть оно может, например, так:
Директору ЗАО «Васк»
Нурину П.С.
от старшего экономиста
Дургилиевой О.П.ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.
Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.
Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной» трудовой книжки путем перенесения «слово в слово» в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной» трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».
*Полное название документа - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.