लेखांकन में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या है? लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता क्यों है और इसमें क्या शामिल है?

आज, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का सही निष्पादन लेखांकन में एक महत्वपूर्ण स्थान रखता है। इसलिए, प्रत्येक लेखाकार को पता होना चाहिए कि इस प्रकार के दस्तावेज़ को ठीक से कैसे तैयार किया जाए। यह लेख इसी मुद्दे पर समर्पित होगा.

लेखांकन में प्रविष्टि करने और उसे रजिस्टर में दर्ज करने का आधार प्राथमिक दस्तावेज़ माने जाते हैं। ये दस्तावेज़, जो लेखांकन में उपयोग किए जाते हैं, प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का हिस्सा माने जाते हैं।

लेखांकन में, दस्तावेज़ों को प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रजिस्टर में शामिल करने की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब वे एक संरचना के अनुसार तैयार किए जाते हैं जो एकीकृत रूपों वाले कुछ एल्बमों में स्थित होते हैं। वे विशेष रूप से प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए बनाए गए हैं। इन फॉर्मों में आप आवश्यक दस्तावेजों का नमूना पा सकते हैं। यह प्रपत्र रूसी संघ के कानून द्वारा निर्धारित किया जाता है। वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा रूस में फॉर्म की पुष्टि की गई थी।

उन्हें प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के अखिल रूसी वर्गीकरण, संक्षिप्त नाम OKUD के अनुसार वर्गीकृत किया गया है। इस वर्गीकरण के अनुसार, प्रत्येक प्राथमिक दस्तावेज़ को एक OKUD कोड सौंपा गया है।

लेखा विभाग में, यदि आवश्यक हो, तो ऐसी जानकारी को संसाधित करने के लिए एक मानक प्रपत्र होता है। अतिरिक्त और नई लाइनें शामिल करना संभव है। ये नए विवरण, जो पहले कानूनी रूप में प्रदान किए गए थे, को अपरिवर्तित रखा जाना चाहिए। जो नए परिवर्तन किए गए हैं वे मौजूदा डिक्री (आदेश) के अनुसार तैयार किए गए हैं। लेखांकन और नकद लेनदेन से संबंधित प्रपत्रों में ये परिवर्तन लागू नहीं होते हैं।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित किए गए प्रपत्रों में कोडित जानकारी के साथ कुछ क्षेत्र शामिल हैं। वे रूसी संघ में अपनाए गए क्लासिफायर के अनुसार पूर्ण रूप से भरे गए हैं। यह याद रखना चाहिए कि जिन कोडों में स्वीकृत क्लासिफायरियर के अनुसार लिंक नहीं होते हैं (यह "प्रक्रियाओं के प्रकार" और अन्य नामक कॉलम पर लागू होता है) का उपयोग कंप्यूटर उपकरण का उपयोग करके डेटा संसाधित करते समय प्राप्त जानकारी को सारांशित करने और वर्गीकृत करने के लिए किया जाता है। वे चुनी गई कोडिंग प्रणाली के अनुसार सख्ती से चिपकाए गए हैं, जिसे इस संगठन द्वारा वैध बनाया गया था।

इसके अलावा, उद्यम द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए लेखांकन दस्तावेज़ीकरण को लेखांकन में शामिल किया गया है। लेखांकन में ये विशेष प्रपत्र हैं जिनमें आवश्यक विवरण होते हैं। वे रूसी कानून द्वारा प्रदान किए गए हैं। लेखांकन स्वतंत्र विकास की अनुमति देता है, लेकिन केवल ऐसी जानकारी के लिए जिसमें एल्बम में मानकीकृत नमूने शामिल नहीं होते हैं।

आज लेखांकन में, प्राथमिक जानकारी के प्रसंस्करण के लिए अनिवार्य विवरण हैं:

• दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण की तारीख;
• नाम;
• संगठन का नाम. जिस संगठन की ओर से यह जानकारी संकलित की गई थी, उसका संकेत दिया गया है;
• उस व्यक्ति/व्यक्तियों की स्थिति का नाम जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन और पंजीकरण की शुद्धता के लिए जिम्मेदार थे;
• व्यावसायिक प्रक्रिया की सामग्री लागत के संकेत के साथ-साथ प्राकृतिक अभिव्यक्ति में व्यक्त की जाती है;
• दस्तावेज़ में दर्शाए गए सभी व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए।

सभी प्राथमिक दस्तावेजों का उच्च-गुणवत्ता, समय पर निष्पादन (उनमें दर्शाए गए डेटा की विश्वसनीयता के बारे में मत भूलना), साथ ही लेखा विभाग को आगे का स्थानांतरण सख्ती से निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर किया जाना चाहिए।ऐसा लेखांकन में तारीख दर्शाने के लिए किया जाता है। इन प्रक्रियाओं को उन लोगों द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है जिन्होंने दस्तावेज़ तैयार किए और उन पर हस्ताक्षर किए।

आपको यह जानना होगा कि लेखांकन में, प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले इन लोगों की सूची केवल संगठन के प्रमुख (मुख्य लेखाकार के साथ प्रारंभिक समझौते के साथ) द्वारा स्थापित की जा सकती है। केवल ये लोग ही उन अधिकारियों की सूची निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें हस्ताक्षर करने का अधिकार है। दस्तावेज़ीकरण जिस पर धन से संबंधित विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाएं निष्पादित की जाती हैं, उस पर केवल प्रबंधक और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। उपरोक्त व्यक्तियों के अतिरिक्त अन्य लोगों के हस्ताक्षर की अनुमति है। यह याद रखना चाहिए कि उन सभी को पहले प्रबंधक और मुख्य लेखाकार द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

नतीजतन, लेखांकन में, प्राथमिक दस्तावेज़ निम्नलिखित प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन का प्रत्यक्ष प्रमाण हैं: नकद जारी करना, माल के लिए भुगतान, और अन्य। उन्हें सीधे प्रक्रिया के समय या उसके पूरा होने के बाद तैयार किया जाता है (यदि प्रक्रिया के समय ही तैयार करना असंभव है)।

मौजूदा वर्गीकरण के अनुसार, लेखांकन प्राथमिक दस्तावेजों को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• लेखांकन पंजीकरण;
• दोषमुक्ति देनेवाला;
• संगठनात्मक और प्रशासनिक.

आइए अंतिम दो समूहों को अधिक विस्तार से देखें:

लेखांकन विभाग में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की सूची को सही ढंग से बनाए रखने के लिए, एक निश्चित दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित की गई और फिर अनुमोदित की गई। यह आंदोलन का समय, उद्यम के भीतर प्राथमिक दस्तावेज के हस्तांतरण की प्रक्रिया और लेखा विभाग द्वारा इसकी आगे की प्राप्ति निर्धारित करता है।

अकाउंटेंट द्वारा प्राप्त इन सभी दस्तावेज़ों की जाँच निम्नलिखित बिंदुओं के अनुसार अवश्य की जानी चाहिए:

• अंकगणित बिंदु. राशि की गणना का तात्पर्य;
• शब्दार्थ सामग्री के अनुसार. दस्तावेज़ को अपने व्यक्तिगत संकेतकों के बीच संबंध का पता लगाना चाहिए। इसमें आंतरिक विरोधाभास नहीं होना चाहिए;
• प्रारूप के अनुसार. दस्तावेज़ की सटीकता और पूर्णता की जाँच की जाती है, साथ ही उसमें विवरण भरने की शुद्धता की भी जाँच की जाती है।

यदि दस्तावेज़ में किसी भी पैरामीटर के अनुसार विसंगतियां पाई जाती हैं, तो उन्हें ठीक किया जाना चाहिए। जिस व्यक्ति ने इसे डिज़ाइन किया है उसे संपादित करना चाहिए। कभी-कभी पूरे दस्तावेज़ का पुनर्निर्माण करना आवश्यक होता है।

सत्यापन के बाद ही दस्तावेज लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाता है। उनसे जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित की जाती है। दस्तावेज़ को स्वयं एक चिह्न प्राप्त होता है जो इसके पुन: उपयोग की संभावना को समाप्त कर देता है। यह चिह्न लेखांकन रजिस्टर में रिकॉर्डिंग और प्रविष्टि की तारीख का प्रतिनिधित्व कर सकता है।

लेखांकन में, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को कंप्यूटर या पेपर मीडिया पर संकलित करने की अनुमति है। जब मशीन मीडिया का उपयोग किया जाता था, तो कागज पर एक प्रतिलिपि अवश्य बनाई जानी चाहिए।

सभी जानकारी केवल कालानुक्रमिक रूप से संग्रहीत की जाती है। इसे पूरा किया जाता है, फिर बाइंड किया जाता है और फ़ोल्डर्स में फाइल किया जाता है। यह प्रक्रिया प्रमाणपत्र जारी करने के साथ होती है। पुरालेख भवन में भंडारण के दौरान, जानकारी को अनधिकृत सुधारों से संरक्षित किया जाना चाहिए। सुधार प्रक्रिया केवल तभी की जा सकती है जब कारण उचित हो। किए गए सुधारों की पुष्टि अधिकारी के हस्ताक्षर से की जाती है। सुधार की तारीख दर्ज करनी होगी।

शेल्फ जीवन

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का भंडारण कुछ निश्चित अवधियों के अनुसार होता है, जो रूसी संघ के कानून में निर्धारित हैं। इसके अनुसार, संगठन को सभी प्राथमिक दस्तावेजों, साथ ही लेखांकन और रिपोर्टिंग रजिस्टरों को कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए संरक्षित करना होगा। इस मामले में, करों का भुगतान और गणना करने के लिए आवश्यक जानकारी 4 वर्षों तक संग्रहीत की जानी चाहिए। साथ ही, नुकसान की पुष्टि करने वाले दस्तावेज उद्यम के कर योग्य लाभ में पहले प्राप्त नुकसान की मात्रा में कमी की पूरी अवधि के दौरान संग्रहीत किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण जो सभी कर्मचारियों के कर्मियों और व्यक्तिगत खातों को रिकॉर्ड करता है, 75 वर्षों तक अभिलेखागार में संग्रहीत किया जाता है।

यह याद रखना चाहिए कि भंडारण अवधि उस वर्ष के अगले वर्ष की 1 जनवरी से शुरू होती है जिसमें दस्तावेज़ तैयार किया गया था।

कानून ऐसे दस्तावेजों की बहाली के लिए प्रक्रिया के कार्यान्वयन के संबंध में स्पष्ट नियम प्रदान नहीं करता है। यह पहलू उन स्थितियों में महत्वपूर्ण है जहां कोई चीज़ क्षतिग्रस्त हो जाती है या खो जाती है।

कुछ विनियमों में प्राथमिक प्रयोजन लेखांकन दस्तावेजों की अवधारण अवधि के लिए स्पष्ट आवश्यकताएं शामिल हैं। लेकिन नुकसान की स्थिति में अपनाई जाने वाली चरण-दर-चरण प्रक्रिया परिभाषित नहीं की गई है। इस स्थिति में, एक आयोग नियुक्त करना आवश्यक है जो दस्तावेज़ की क्षति, हानि या अखंडता के उल्लंघन के कारणों को निर्धारित करने के लिए जांच करेगा। अध्ययन में जांच अधिकारियों के प्रतिनिधियों, सुरक्षा और अग्निशमन सेवा के प्रतिनिधियों को शामिल करना संभव है। इसके बाद बहाली के उपाय किये जाते हैं।

त्रुटि सुधार

हमने ऊपर प्राथमिक दस्तावेज़ में त्रुटियों को ठीक करने के बारे में संक्षेप में बात की। दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों में मौजूदा त्रुटियों का सुधार रूसी कानून में निर्धारित है।

इन विधायी मानदंडों के अनुसार, बैंकिंग और नकदी जानकारी से संबंधित दस्तावेज़ में कोई भी सुधार करना सख्त वर्जित है। अन्य स्थितियों में, सुधार तभी किए जाते हैं जब व्यावसायिक प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के साथ कोई समझौता होता है। यह समझौता सुधार में सभी प्रतिभागियों के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए। सभी सुधारों की तारीख भी बताना सुनिश्चित करें।

याद रखें कि लेखांकन में, जिस दस्तावेज़ को सही करने की आवश्यकता है उसका विवरण एक पतली और स्पष्ट रेखा से काटा जाना चाहिए ताकि किए गए सुधार की मूल सामग्री/अर्थ स्पष्ट रूप से दिखाई दे। प्रॉप्स के पास आपको एक नोट बनाना चाहिए "सही किए गए पर विश्वास करें।" इसके बाद, सुधार को सुधार करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ में उसके आद्याक्षर और उपनाम का उल्लेख होना चाहिए।

उपरोक्त प्रावधानों का ज्ञान आपको लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेज सही ढंग से और शीघ्रता से तैयार करने में मदद करेगा।

वीडियो "प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं"

रिकॉर्डिंग देखने के बाद, आप सीखेंगे कि रूस में कर कार्यालय में प्राथमिक दस्तावेज कैसे जमा करें।

लेखांकन एक वैज्ञानिक रूप से संगठित प्रणाली है जिसे वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों में उपयोग की जाने वाली जानकारी एकत्र करने, प्रसंस्करण, रिकॉर्डिंग और विश्लेषण करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेखांकन मौद्रिक संदर्भ में व्यक्त व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाता है।

लेखांकन के बारे में संक्षेप में हम कह सकते हैं: "हर चीज़ की अपनी कीमत होती है!" वस्तुओं और सेवाओं की खरीद और बिक्री का कोई भी लेनदेन, भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के बीच संविदात्मक संबंध, काम के घंटों और पारिश्रमिक की रिकॉर्डिंग से संबंधित श्रम संबंध - सब कुछ एक मौद्रिक "भाजक" में कम किया जा सकता है।

लेखांकन की सहायता से विभिन्न व्यापारिक लेन-देनों का निष्पादन परिलक्षित होता है, जो स्वामित्व के स्वरूप और गतिविधि के प्रकार की परवाह किए बिना, किसी भी उद्यम की गतिविधियों को दर्शाता है।

लेखांकन डेटा की समग्रता आपको कार्य के अंतिम वित्तीय परिणाम को निर्धारित करने, विश्लेषण करने और आगे के काम की संभावनाओं को निर्धारित करने की अनुमति देती है। प्रदर्शन संकेतकों में सुधार करना।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण: यह क्या है?

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण लेखांकन का आधार है। यदि आप घने पत्तों वाले फैले हुए पेड़ के रूप में लेखांकन प्रणाली की कल्पना करते हैं, तो पत्तियाँ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ हैं।

पत्तियों को "शाखाओं" में एकत्र किया जाता है - रजिस्टर, जिससे एक पेड़ का एक शक्तिशाली "मुकुट" बनाया जाता है - लेखांकन खातों के लिए सिंथेटिक लेखांकन, और एक शक्तिशाली हरा मुकुट एक फूल वाले पेड़ की कुंजी है, वे। उद्यम का सही और पूर्ण लेखा-जोखा।

इसे किस क्रम में किया जाता है, आप लिंक पर हमारे नए प्रकाशन में जान सकते हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ का नमूना - एक टाइम शीट।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ क्या है?

प्राथमिक दस्तावेज़ हैएक निश्चित नमूने का एक मानक रूप, लेखांकन की आवश्यकताओं, सांख्यिकीय, कर, बीमा, बैंकिंग और अन्य प्राधिकरणों की पद्धति संबंधी सिफारिशों के अनुसार भरा जाता है।

प्राथमिक दस्तावेजों के मानक रूपों को राज्य सांख्यिकीय निकायों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विभिन्न संकीर्ण रूप से केंद्रित दस्तावेज़ों को गतिविधि के प्रकार के आधार पर मंत्रालयों और विभागों द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

व्यावसायिक लेनदेन के पंजीकरण के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ आवश्यक हैं; वे बिक्री-खरीद लेनदेन, पट्टे, धन की प्राप्ति और व्यय, आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान के कार्यान्वयन की पुष्टि करते हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ किसी संगठन में लेखांकन का आधार होते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों में सुधार

1. यदि यह एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म नहीं है, तो दस्तावेज़ को सही ढंग से फिर से लिखा जाना चाहिए और क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ को नष्ट कर दिया जाना चाहिए।

2. सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म को शीट के एक कोने से दूसरे कोने तक लाल तिरछी रेखा से काट दें और प्रविष्टि को "रद्द" कर दें। क्षतिग्रस्त स्वरूप को नष्ट न करें.

वर्तमान अभ्यास में, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को आर्थिक जीवन के तथ्यों (लेन-देन का निष्कर्ष, इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही, आदि) को प्रतिबिंबित करने वाले कागजात के रूप में समझा जाता है। उन्हें लेन-देन के समय या उनके पूरा होने के बाद, घटित तथ्यों की पुष्टि करने के लिए तैयार किया जाता है। उनके आधार पर, लेखाकार उद्यम के लेखांकन कार्यक्रम में प्रविष्टियाँ करता है और कर लेखांकन के लिए राशि स्वीकार करता है।

"प्राथमिक" किस रूप में संकलित है?

वित्त मंत्रालय के स्पष्टीकरण के अनुसार, कंपनी को स्वतंत्र रूप से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि "प्राथमिक" के किस रूप का उपयोग किया जाए। लिया गया निर्णय संगठन की लेखा नीति में तय होता है। अभ्यास से पता चलता है कि व्यावसायिक संस्थाएँ तीन विकल्पों में से एक का उपयोग करती हैं:

• गोस्कोमस्टैट द्वारा प्रस्तुत एकीकृत प्रपत्र।
• नमूने कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए और आंतरिक नियमों द्वारा सुरक्षित किए गए।
• संयुक्त विकल्प: एकीकृत प्रारूप में प्राथमिक दस्तावेज़, कुछ क्षेत्रों के साथ पूरक।

व्यावसायिक संस्थाओं का स्वतंत्र रूप से "प्राथमिक" प्रपत्र विकसित करने का अधिकार निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होता है:

• नकद दस्तावेज़ (विशेष रूप से, उपभोग्य वस्तुएं और रसीदें);
• सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म;
• परिवहन चालान.

उनके लिए, वित्त मंत्रालय अनिवार्य रूप से एकीकृत प्रपत्र पेश करता है।

यदि लेन-देन करने वाली कंपनी ने अनुबंध में "प्राथमिक दस्तावेज़" के रूपों को निर्दिष्ट नहीं किया है, तो प्रतिपक्ष को अपने स्वयं के नमूनों का उपयोग करके दस्तावेज़ जमा करने का अधिकार है। नियामक अधिकारियों के सवालों से बचने के लिए, कंपनी को अपनी लेखांकन नीतियों में यह बताना चाहिए कि वह अपने आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों द्वारा विकसित प्रपत्रों पर कागजात स्वीकार करती है।

महत्वपूर्ण! किसी विशेष ऑपरेशन में मध्यस्थता करने वाले "प्राथमिक" की उपस्थिति लेखांकन और कर लेखांकन में इसके प्रतिबिंब के लिए एक अनिवार्य आवश्यकता है।

"प्राथमिक" का अनिवार्य विवरण

कला के अनुसार. 9 402-एफजेड, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

• व्यवसाय पत्र का नाम, उदाहरण के लिए, "स्वीकृत कार्य का प्रमाणपत्र";
• मूल कंपनी के आंतरिक नंबरिंग नियमों के अनुसार नंबर;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;
• "प्राथमिक पंजीकरण" जारी करने वाली कंपनी का पूरा नाम;
• घटित व्यापार लेनदेन का सार (उदाहरण के लिए, खरीदार को माल की शिपमेंट, नकदी रजिस्टर में नकद जमा करना, प्रदर्शन किए गए कार्य की स्वीकृति, आदि);
• किसी आर्थिक तथ्य का माप जो नकद या वस्तु के रूप में हुआ हो;
• लेनदेन को पूरा करने या संसाधित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति और पूरा नाम;
• किसी अधिकृत व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। यह उनके आदेश से सुरक्षित है।

कुछ प्रपत्रों में मानक सूची के संबंध में अतिरिक्त विवरण होते हैं। उदाहरण के लिए, वेबिल में कार, उसके मालिक और ड्राइवर के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

क्या "प्राथमिक" दस्तावेज़ पर संगठन की मुहर लगाना आवश्यक है? यह एक अनिवार्य आवश्यकता नहीं है; आप इसके बिना तभी काम नहीं कर सकते जब कंपनी की लेखा नीति में निहित नमूने में इसकी उपस्थिति प्रदान की गई हो।

प्राथमिक दस्तावेजों के प्रकार

वर्तमान कानून 2018 प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की एक बंद सूची स्थापित नहीं करता है। उनकी विविधता आर्थिक इकाई की गतिविधि के दायरे से निर्धारित होती है। एक कंपनी के लिए, आपको लदान बिल की आवश्यकता होगी, दूसरे के लिए - पुस्तकालय से साहित्य लिखने का एक कार्य।

दस्तावेज़ीकरण के सबसे सामान्य प्रकारों में शामिल हैं:

• कंसाइनमेंट नोट - माल और सामग्रियों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए लेनदेन में मध्यस्थता करता है;
• स्वीकृति प्रमाण पत्र - उन स्थितियों में तैयार किया जाता है जहां एक पक्ष दूसरे द्वारा किए गए कार्य के परिणामों को स्वीकार करता है;
• पेरोल - कर्मचारियों को वेतन का भुगतान करते समय तैयार किया गया;
• ओएस-1 - अचल संपत्तियों (अचल संपत्ति को छोड़कर) की किसी वस्तु की प्राप्ति या कमी को दर्शाता है;
• INV-1 - इन्वेंट्री के परिणामों को समेकित करता है;
• अग्रिम रिपोर्ट - व्यावसायिक यात्रा से आने वाले कर्मचारी के खर्चों की पुष्टि करता है;
• नकद दस्तावेज़ (चेक, पीकेओ, आरकेओ, आदि);
• पेमेंट आर्डर;
• लेखांकन प्रमाण पत्र, आदि

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की दी गई सूची पूरी नहीं है। गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में कंपनियां अपने लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए आवश्यक प्रपत्रों का उपयोग करती हैं।

कार्यान्वयन की विधि के आधार पर, "प्राथमिक" कागज या इलेक्ट्रॉनिक हो सकता है। दूसरे विकल्प का उपयोग उन कंपनियों में किया जाता है जहां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित किया जाता है। यह व्यावसायिक कागजात के प्रसंस्करण को सरल और तेज़ बनाने और प्रतिपक्षों के बीच बातचीत को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है।

वर्तमान कानून के अनुसार, सभी प्रकार की "प्राथमिक सामग्री" कंपनी में पाँच वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती है। रिपोर्टिंग वर्ष के अंत से उलटी गिनती शुरू हो जाती है। उदाहरण के लिए, 2018 में जारी किए गए कागजात को 2023 तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस नियम का उल्लंघन करने पर कर सेवा के साथ कार्यवाही की जाएगी और संगठन पर जुर्माना लगाया जाएगा।

कागज के टुकड़े के बिना आप कुछ भी नहीं हैं! और कागज के एक टुकड़े के साथ - एक व्यवसायी अपने व्यवसाय को कर्तव्यनिष्ठा और पेशेवर तरीके से संचालित करता है। या एक सक्षम एकाउंटेंट जो उसकी मदद करता है। लेखांकन में दस्तावेजों का सही निष्पादन लेखांकन डेटा के निर्माण और संगठन के कर दायित्वों के निर्धारण दोनों के लिए महत्वपूर्ण है। और यदि आप उस चीज़ की रक्षा करना चाहते हैं जो आपके लिए सबसे कीमती है, तो दस्तावेज़ों के साथ उदार न बनें, और ध्यानपूर्वक अध्ययन करें कि उन्हें किन आवश्यकताओं को पूरा करना होगा। पहले कम से कम यह लेख तो पढ़ें!

लेखांकन विशेषज्ञ और छोटे व्यवसाय प्रतिनिधि जो स्वयं रिकॉर्ड रखते हैं, उन्हें दस्तावेज़ बनाने, प्रसंस्करण, स्थानांतरित करने और संग्रहीत करने की प्रक्रिया के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानने की आवश्यकता होती है।

1. दस्तावेज़ की अवधारणा

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रकार

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनुमोदन

5. लेखांकन दस्तावेजों का अनिवार्य विवरण

6. लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना

7. प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी

8. लेखांकन दस्तावेजों के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

9. प्राथमिक दस्तावेजों का जर्नल

10. लेखांकन दस्तावेजों का सुधार

11. लेखांकन दस्तावेजों का भंडारण

12. प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की जिम्मेदारी

तो चलिए क्रम से चलते हैं।

1. दस्तावेज़ की अवधारणा

लेखांकन नियमों में "दस्तावेज़" की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है। आइए GOST R ISO 15489-1-2007 द्वारा स्थापित परिभाषा का उपयोग करें:

दस्तावेज़: कानूनी दायित्वों या व्यावसायिक गतिविधियों (GOST के खंड 3.3) की पुष्टि करते समय किसी संगठन या व्यक्ति द्वारा साक्ष्य के रूप में बनाई, प्राप्त और संग्रहीत की गई एक ठोस माध्यम पर दर्ज की गई पहचान योग्य जानकारी।

कौन से दस्तावेज़ प्राथमिक हैं? प्राथमिक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें संचालन और प्रक्रियाओं के बारे में प्रारंभिक जानकारी होती है। ये वे दस्तावेज़ हैं जिनके आधार पर लेखांकन प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जो आर्थिक जीवन के तथ्यों का दस्तावेजीकरण करते हैं (6 दिसंबर, 2011 के कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के खंड 1 "लेखांकन पर")।

उनकी तैयारी के लिए मुख्य आवश्यकता यह है कि प्राथमिक दस्तावेज़ आर्थिक जीवन के तथ्य घटित होने पर, या उनके पूरा होने के तुरंत बाद (यदि ऐसी संभावना मौजूद हो) तैयार किए जाने चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ों के उदाहरण:

• इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर,
• कंसाइनमेंट नोट (टीओआरजी-12 फॉर्म के अनुसार),
• अग्रिम रिपोर्ट,
• लेखांकन जानकारी।

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रकार

किसी भी नियामक अधिनियम में लेखांकन दस्तावेजों का कोई सामंजस्यपूर्ण वर्गीकरण या समूहीकरण नहीं है।

निम्नलिखित प्रकार के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को इसके आधार पर अलग किया जा सकता है:

1. संकलन के स्थान:

• आंतरिक,
• बाहरी,

1. प्रयुक्त दस्तावेज़ प्रपत्र:

• एकीकृत (एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित रूपों के अनुसार बनाया गया),
• गैर-एकीकृत (संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के अनुसार निर्मित),

1. भंडारण माध्यम का प्रकार:

• कागज़,
• इलेक्ट्रोनिक,

1. जानकारी की मात्रा:

• प्राथमिक,
• सारांश,

1. परिसंपत्तियों और देनदारियों के प्रकार, लेखांकन के क्षेत्र:

• अचल संपत्तियों के लेखांकन पर,
• इन्वेंट्री लेखांकन पर,
• उपार्जन और वेतन भुगतान के लिए लेखांकन,
• नकद लेनदेन के लेखांकन के लिए,
• अन्य समान हैं.

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र

लेखांकन में दस्तावेजों की तैयारी में स्वतंत्र रूप से विकसित और एकीकृत दोनों रूपों का उपयोग शामिल है। 2013 से, अधिकांश एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग अनिवार्य नहीं है।

सभी प्रकार के प्राथमिक दस्तावेजों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। वर्तमान में निम्नलिखित प्रकार के एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग करना आवश्यक है:

1. नकद लेनदेन के लिए लेखांकन पर (राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 18 अगस्त 1998 संख्या 88, बैंक ऑफ रूस का निर्देश दिनांक 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू),
2. श्रम और उसके भुगतान के लेखांकन पर (राज्य सांख्यिकी समिति का डिक्री दिनांक 5 जनवरी, 2004 संख्या 1),
3. कार्गो परिवहन सेवाओं के लिए लेखांकन पर (सरकारी डिक्री संख्या 272 दिनांक 15 अप्रैल 2011, विभिन्न प्रकार के परिवहन के चार्टर)।

भुगतान आदेश का एक मानक रूप भी होता है, इसके सभी क्षेत्र हम हैं।

एकीकृत प्रपत्र भरते समय, प्रदान की गई सभी पंक्तियाँ (कॉलम) भर दी जाती हैं। यदि कोई संकेतक गायब है, तो उनमें एक डैश लगा दिया जाता है।

उदाहरण 1।

आपूर्तिकर्ता ने सामग्री की आपूर्ति की, टीओआरजी-12 और एक चालान प्रदान किया, जिसकी अंतिम पंक्तियाँ "डिलीवरी सेवाओं" के रूप में भरी गईं, कोई अन्य दस्तावेज नहीं हैं;

संभावित परिणाम वैट कटौती और आयकर खर्चों को स्वीकार करने में विफलता, लेनदेन को काल्पनिक (काल्पनिक) के रूप में मान्यता देना है, क्योंकि लेनदेन की वास्तविकता (सामग्री की डिलीवरी का तथ्य, और संभवतः सामग्री की खरीद) की पुष्टि नहीं की गई है। लदान बिल की आवश्यकता है.

एकीकृत प्रपत्र, जो अनिवार्य नहीं हैं, अभी भी संगठनों में उपयोग किए जाते हैं। कंपनी की आंतरिक आवश्यकताओं के आधार पर, ऐसे प्रपत्रों को विशिष्ट व्यावसायिक तथ्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए अधिक सुविधाजनक और उपयुक्त बनाने के लिए संशोधित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, आप "प्रिंटिंग स्थान" विशेषता को हटा सकते हैं और "फ्रंट/बैक साइड" मार्किंग का उपयोग करने से इनकार कर सकते हैं।

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनुमोदन

संगठन अपनी लेखांकन नीतियों (पीबीयू 1/2008 के खंड 4 "संगठन की लेखा नीतियां") में उपयोग किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को मंजूरी देने के लिए बाध्य है। यह याद रखना चाहिए कि एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों में से किसी एक एल्बम का लिंक ही पर्याप्त नहीं है।

लेखांकन नीति (लेखा नीति के परिशिष्ट में) में कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले एकीकृत प्रपत्रों के एल्बमों से विशिष्ट दस्तावेजों की सूची होनी चाहिए, साथ ही उन व्यक्तियों की सूची भी होनी चाहिए जिनके पास प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है (वित्त मंत्रालय की जानकारी) रूसी संघ संख्या PZ-10/2012)।

लेखांकन नीति के लिए किसी एप्लिकेशन के डिज़ाइन का एक उदाहरण हमारे लेख "" में पाया जा सकता है। स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के नमूने उन्हें भरने के स्पष्टीकरण के साथ लेखांकन नीति से जुड़े हुए हैं।

प्रपत्रों को अन्य स्थानीय विनियमों द्वारा भी अनुमोदित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्राथमिक दस्तावेजों के अनुमोदन पर एक आदेश। ऐसे आदेश का संदर्भ लेखांकन नीति में शामिल होना चाहिए।

5. लेखांकन दस्तावेजों का अनिवार्य विवरण

के लिए आवश्यकताएँ प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनिवार्य विवरणसंघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा स्थापित। ऐसे केवल 7 विवरण हैं:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक,
2. दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि,
3. दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम,
4. आर्थिक जीवन के तथ्य की सामग्री,
5. माप की इकाइयों के संकेत के साथ प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य,
6. लेन-देन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम,
7. हस्ताक्षर की प्रतिलेख के साथ जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

कुछ दस्तावेज़ जो प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ नहीं हैं, उनका उपयोग इस रूप में किया जा सकता है।

खर्चों में किराया दर्शाते समय, ऐसे दस्तावेज़ पट्टा समझौते और अधिनियम हैं। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 611 और 622 के अनुसार, इस मामले में, लेखांकन वस्तुओं की स्वीकृति और हस्तांतरण के द्विपक्षीय कृत्यों को तैयार करना अनिवार्य है।

उदाहरण 4.

कंपनी कार्यालय स्थान किराये पर देती है। जिन दस्तावेजों के आधार पर मासिक किराए की गणना की जाएगी, वे पट्टा समझौता और पट्टे पर दी गई संपत्ति का स्वीकृति प्रमाण पत्र हैं।

रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 753 के अनुसार, एकतरफा कृत्यों को प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

6. लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना

आइए उन विशेष मामलों पर विचार करें जो दस्तावेज़ तैयार करते समय अक्सर सामने आते हैं।

स्टाम्पों से इंकार

मुहर का उद्देश्य जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर को प्रमाणित करना है।

04/07/2015 से, संगठनों को मुहर लगाने की आवश्यकता नहीं है। मुहर के बारे में जानकारी कंपनी के चार्टर (04/06/2015 के संघीय कानून संख्या 82-एफजेड) में निर्दिष्ट की जानी चाहिए।

केवल संघीय कानून द्वारा स्थापित मामलों में ही मुहर की आवश्यकता होती है।

• अदालत में एक कानूनी इकाई के हितों का प्रतिनिधित्व करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी (रूसी संघ के नागरिक प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 53, रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 61),
• सीमा शुल्क अधिकारियों को प्रस्तुत दस्तावेज़ (311-एफजेड दिनांक 27 नवंबर, 2010),
• औद्योगिक दुर्घटना पर कार्रवाई (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 230),
• डबल वेयरहाउस प्रमाणपत्र (रूसी संघ के नागरिक संहिता का अनुच्छेद 913)।

मुहर एक अनिवार्य आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसकी उपस्थिति संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में प्रदान की जा सकती है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 08/06/2015 संख्या 03-) 01-10/45390).

विदेशी भाषाओं में दस्तावेज़

पंजीकरण के लिए केवल रूसी में दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 34एन के खंड 9)।

रूसी में अनुवाद और पंक्ति-दर-पंक्ति अनुवाद होना चाहिए। अनुवाद को प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 20 अप्रैल 2012 संख्या 03-03-06/1/202)। जिन मामलों में नोटरीकृत अनुवाद की आवश्यकता होती है, वे 1961 हेग कन्वेंशन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों में गैर-रूबल मीटर

रूबल, मुद्रा और पारंपरिक इकाइयों में लेखांकन दस्तावेजों में लागत डेटा को प्रतिबिंबित करने की अनुमति है।

तुलना के लिए, कर लेखांकन में केवल रूबल में भुगतान के लिए चालान भरने की आवश्यकता 26 दिसंबर, 2011 के सरकारी डिक्री संख्या 1137 (चालान भरने की प्रक्रिया का खंड 1) द्वारा स्थापित की गई है।

इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेज़

संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" प्राथमिक दस्तावेजों को कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में तैयार करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में लेखांकन दस्तावेज़ों के सभी अनिवार्य विवरण और एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) शामिल होने चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तीन प्रकार के होते हैं: सरल, उन्नत अयोग्य, और उन्नत योग्य। रूसी संघ का वित्त मंत्रालय किसी भी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना संभव मानता है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 12 सितंबर, 2016 संख्या 03-03-06/2/53176)।

7. प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी

किसी दस्तावेज़ के तैयार होने पर किसी संगठन के कर्मचारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार है:

• हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश,
• प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए वकील की शक्ति (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 185 - 189)।

हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश के विपरीत, प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी उस नागरिक को भी जारी की जा सकती है जो संगठन का कर्मचारी नहीं है।

हस्ताक्षर के लिए, पार्टियों के समझौते से, एक प्रतिकृति का उपयोग किया जा सकता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160, रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्धारण दिनांक 17 दिसंबर, 2009 संख्या वीएएस-16259/09)।

8. लेखांकन दस्तावेजों के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची दस्तावेज़ों को बनाने, स्थानांतरित करने, संसाधित करने और संग्रहीत करने की प्रक्रिया का आरेख या तालिका के रूप में एक विवरण है। अनुसूची को लेखांकन नीति के अनुलग्नक के रूप में, या स्थानीय नियामक अधिनियम के रूप में अनुमोदित किया जा सकता है। बाद के मामले में, लेखांकन नीति में ऐसे अधिनियम का संदर्भ होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची में शामिल होना चाहिए:

• दस्तावेजों के पंजीकरण, स्थानांतरण, प्रसंस्करण और भंडारण की समय सीमा,
• दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची में निर्दिष्ट संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति (वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 29 जुलाई, 1983 संख्या 105 के खंड 5.4, 5.6)।

9. प्राथमिक दस्तावेजों का जर्नल

प्राथमिक दस्तावेज़ों का जर्नल रखना लेखांकन के बजाय तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रवाह का एक नियम है।

आने वाले/बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ों का ऐसा जर्नल आवश्यक है। हम उन मामलों में भी ऐसी पत्रिका रखने की सलाह देते हैं जहां लेखांकन कार्यक्रम का उपयोग किए बिना लेखांकन किया जाता है।

उदाहरण के लिए, 1C प्रोग्राम का उपयोग करते समय, किसी भी समय एक दस्तावेज़ लॉग तैयार और मुद्रित किया जा सकता है। इस प्रकार, आपूर्तिकर्ताओं के दस्तावेजों के लेखांकन के लिए जर्नल "दस्तावेजों के रजिस्टर "रसीद (अधिनियम, चालान)" के रूप में बनाया जाएगा, नकद दस्तावेजों के लेखांकन के लिए जर्नल "नकद दस्तावेजों के रजिस्टर" के रूप में बनाया जाएगा।

लेखांकन में, कर लेखांकन के विपरीत, यह संभव है प्राथमिक दस्तावेजों के अभाव में आर्थिक जीवन के तथ्य का प्रतिबिंब, बशर्ते कि वे बाद में आएं।

इस मामले में, आर्थिक जीवन का तथ्य लेखांकन में परिलक्षित होता है अनुमानित मूल्य में. जब कोई दस्तावेज़ प्राप्त होता है, तो पहले की गई पोस्टिंग को उलटा नहीं किया जाता है, बल्कि केवल दस्तावेज़ प्राप्त होने की तारीख में समायोजित किया जाता है।

इस दृष्टिकोण की पुष्टि निम्नलिखित दस्तावेज़ों में की गई है:

1. पीबीयू 21/2008
2. वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 28 दिसंबर 2001 संख्या 119एन "इन्वेंट्री के लिए लेखांकन के लिए दिशानिर्देश" (धारा 1 की उपधारा 5)
3. रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय का निर्णय दिनांक 8 जुलाई 2016 क्रमांक AKPI16-443।

इस प्रक्रिया का अपवाद मध्यस्थ लेनदेन पर दस्तावेज़ हैं। मध्यस्थ को लेनदेन से संबंधित सभी दस्तावेज सौंपने होंगे। यदि लेन-देन रिपोर्ट त्रुटियों या अशुद्धियों के साथ तैयार की गई है, तो प्रिंसिपल रिपोर्ट प्राप्त होने की तारीख से केवल 30 दिनों के भीतर आपत्ति उठा सकता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 999, 1008)।

10. लेखांकन दस्तावेजों का सुधार

लेखांकन में दस्तावेजों की तैयारी कभी-कभी त्रुटियों और अशुद्धियों के साथ होती है। इस मामले में, सुधार की आवश्यकता होगी.

सुधार केवल नकद और बैंकिंग दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, कागजी भुगतान आदेश) में निषिद्ध हैं। अन्य सभी दस्तावेजों में संशोधन किया जा सकता है।

लेखांकन दस्तावेजों का सुधार निम्नानुसार किया जाता है:

1. ग़लत प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है ताकि जो काटा गया है उसे पढ़ा जा सके,
2. इसके आगे सही मान दर्शाया गया है,
3. प्रविष्टि "सही किया गया" दर्ज की गई है,
4. सुधार की तारीख और दस्तावेज़ संकलित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर उसके हस्ताक्षर की प्रतिलेख के साथ दर्शाए गए हैं।

ऐसे नियम संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" संख्या 402-एफजेड (अनुच्छेद 9 के खंड 7) और वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 29 जुलाई, 1983 संख्या 105 द्वारा स्थापित किए गए हैं।

मोहर लगाने की जरूरत नहीं है. अपवाद कार्य के लिए अक्षमता के प्रमाण पत्र में सुधार है, जो एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

सुधार उस कर्मचारी द्वारा किया जाना चाहिए जिसने दस्तावेज़ संकलित किया है। यदि यह संभव नहीं है, उदाहरण के लिए, व्यक्ति नौकरी छोड़ देता है, तो सुधार नव नियुक्त कर्मचारी या उसके तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा किया जाता है।

11. लेखांकन दस्तावेजों को कैसे संग्रहीत और नष्ट करें

दस्तावेज़ भंडारण की प्रक्रिया संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 दिनांक 25 अगस्त 2010 द्वारा निर्धारित की जाती है। संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के अनुच्छेद 29 के अनुसार दस्तावेजों की सामान्य भंडारण अवधि 5 वर्ष है। दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए प्रबंधक जिम्मेदार है।

कई दस्तावेज़ों की अवधारण अवधि बढ़ा दी गई है:

लेखांकन दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है यदि उनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526 के खंड 2.3, 4.11)। विनाश पर निर्णय एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा किया जाता है, जिसे सालाना बनाया जा सकता है या निरंतर आधार पर कार्य किया जा सकता है।

दस्तावेजों की जांच के आधार पर, पहले उन दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर प्रस्ताव तैयार किए जाते हैं जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, और फिर सीधे उन दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है जो भंडारण के अधीन नहीं हैं। अधिनियम में वे दस्तावेज़ शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया है।

अधिनियम को प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

आप दस्तावेज़ नष्ट कर सकते हैं:

1. अपने आप. इस मामले में, दस्तावेजों के विनाश पर एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। ऐसे अधिनियम में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़, कितनी मात्रा में और किस तरीके से नष्ट किए गए,
2. पी फिर एक विशेष संगठन को नष्ट करने के लिए स्थानांतरित कर दिया गया. उसी समय, एक चालान तैयार किया जाता है, जो हस्तांतरित दस्तावेजों की संख्या और उनके वजन (रोसारखिव नियमों के खंड 2.4.7, 02/06/2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित) को इंगित करता है। इस मामले में, दस्तावेज़ों को नष्ट करने का कार्य एक विशेष संगठन द्वारा तैयार किया जाता है।

12. प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की जिम्मेदारी

प्राथमिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए दंड रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 15.11 द्वारा स्थापित किया गया है।

लेखांकन (वित्तीय) रिपोर्टिंग सहित लेखांकन आवश्यकताओं के घोर उल्लंघन के लिए प्रतिबंध प्रदान किए जाते हैं।

में से एक लेखांकन का घोर उल्लंघनहै:

"आर्थिक इकाई में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों, और (या) लेखांकन रजिस्टरों, और (या) लेखांकन (वित्तीय) विवरणों, और (या) लेखांकन (वित्तीय) विवरणों पर एक लेखा परीक्षक की रिपोर्ट (यदि लेखांकन (वित्तीय) का लेखापरीक्षा) का अभाव है ऐसे दस्तावेजों के लिए स्थापित भंडारण अवधि के भीतर बयान) रिपोर्टिंग अनिवार्य है)।

जुर्माने की राशि:

1. अधिकारियों के लिए पाँच हज़ार से दस हज़ार रूबल की राशि में,
2. बार-बार कमीशन के लिए - अधिकारियों पर दस हजार से बीस हजार रूबल की राशि या एक से दो साल की अवधि के लिए अयोग्यता।

साथ ही, इस तथ्य को भी ध्यान में रखना आवश्यक है कि जांच करते समय, प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति को उस मामले के रूप में भी समझा जाएगा जब दस्तावेज पर्याप्त संख्या में हों, लेकिन वे उन रूपों में तैयार किए गए हों जो हैं अननुमोदित।

वित्त दायित्वरूसी संघ का टैक्स कोड प्राथमिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में विफलता के लिए भी स्थापित करता है (अनुच्छेद 120):

1. एक रिपोर्टिंग अवधि के दौरान - 10 हजार रूबल तक,
2. एक से अधिक कर अवधि के लिए - 30 हजार रूबल तक,
3. यदि कर आधार को कम करके आंका गया है - अवैतनिक कर (योगदान) की राशि का 200%, लेकिन 40 हजार रूबल से कम नहीं।

यदि आपके पास अभी भी लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों की तैयारी के बारे में प्रश्न हैं, तो उन्हें नीचे टिप्पणी में पूछें।

लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना: सबसे महत्वपूर्ण

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण लेखांकन रजिस्टरों में लेखांकन प्रविष्टियाँ करने के लिए आधार के रूप में कार्य करता है। इन प्रपत्रों को व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की प्रामाणिकता को कागज पर दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसके परिणामस्वरूप उद्यम की आर्थिक स्थिति में बदलाव आया है। प्राथमिक पंजीकरण का पंजीकरण कानून द्वारा विनियमित है। प्रत्येक टेम्पलेट को 6 दिसंबर 2011 के कानून संख्या 402-एफजेड की आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रूप और प्रकार

व्यावसायिक संस्थाओं द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को लेनदेन के पक्षों द्वारा एकीकृत और स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। विशिष्ट स्थितियों में उपयोग के लिए आवश्यक मानक प्रपत्रों की सूची कानून द्वारा अनुमोदित है। ऐसे नमूनों में, संगठनों को संरचना या सामग्री को स्वतंत्र रूप से बदलने का अधिकार नहीं है। किसी कंपनी द्वारा अपनी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए गैर-एकीकृत दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं। वे कंपनी के स्थानीय अधिनियमों द्वारा अनुमोदन के अधीन हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के वर्गीकरण में आंतरिक और बाह्य उपयोग के लिए प्रपत्रों में विभाजन शामिल है। आंतरिक दस्तावेज़ एक संस्था की गतिविधियों को प्रभावित करने वाले लेनदेन का वर्णन करते हैं - वह कंपनी जिसने इस प्रमाणपत्र को संकलित किया है। बाहरी लोगों को दो या दो से अधिक प्रतिभागियों के बीच लेनदेन और उनके परिणामों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

आंतरिक प्रपत्रों को आम तौर पर निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जाता है:

1. प्रशासनिक प्रकार - संरचनात्मक इकाइयों और कर्मियों को निर्देश और निर्देश जारी करने के लिए उपयोग किया जाता है।
2. कार्यकारी प्रकार के टेम्पलेट का उपयोग उन लेनदेन को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है जो वर्तमान अवधि में पूरे किए गए थे।
3. लेखांकन के लिए दस्तावेज़ - उनका उद्देश्य घटनाओं के पूरे परिसर को व्यवस्थित करना और प्राप्त दस्तावेजी जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना है (एक उल्लेखनीय उदाहरण लेखांकन रजिस्टर है)।

लेखांकन रजिस्टरों में पुस्तकें और पत्रिकाएँ, लेखांकन कार्ड शामिल हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को उपप्रकारों में विभाजित किया जा सकता है, जो उनके भरने और रखरखाव के तरीके में भिन्न होता है:

• कालानुक्रमिक - सभी ऑपरेशन घटनाओं के वास्तविक कालक्रम के अनुसार सख्ती से दिखाए जाते हैं;
• व्यवस्थित (उदाहरण - रोकड़ बही);
• संयुक्त;
• विश्लेषणात्मक;
• सिंथेटिक, जिसमें सामान्यीकृत लेखांकन खातों में राशियों का विभाजन शामिल है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण प्रतिपक्षकारों के बीच एक समझौते, भुगतान के लिए एक चालान, एक डिलीवरी नोट, स्वीकृति के कार्य और पूर्ण किए गए कार्यों की डिलीवरी का रूप ले सकता है। प्राथमिक दस्तावेजों में कर्मियों के साथ निपटान के लिए प्रपत्रों का एक सेट शामिल है। इस श्रेणी में टाइमशीट और पेस्लिप शामिल हैं।

टिप्पणी!उद्यम की संपत्तियों के पूंजीकरण और निपटान को प्राथमिक दस्तावेज़ का उपयोग करके औपचारिक रूप दिया जाता है। दस्तावेज़ों की इस श्रेणी को मानक प्रपत्रों की उपस्थिति की विशेषता है। पहले, वे सभी व्यावसायिक संस्थाओं के लिए अनिवार्य थे। अब प्रत्येक संगठन स्वयं निर्णय लेता है कि अनुशंसित प्रपत्रों का उपयोग करना है या अपने स्वयं के टेम्पलेट विकसित करना है।

लेखांकन अभ्यास में प्राथमिक नकदी रजिस्टर पर विशेष ध्यान दिया जाता है। यह एकीकृत है. विवरणों के सेट या टेम्पलेट की संरचना को बदलने से कानूनी बल के हस्ताक्षरित प्रपत्र से भी वंचित किया जा सकता है। इस समूह में सभी प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हैं जो कैश डेस्क पर धन की प्राप्ति और उसके निपटान को दर्शाते हैं। इनमें कैश बुक शामिल है, जो नकद लेनदेन के पूरे परिसर का सारांश प्रस्तुत करती है।

उद्यमिता के चरणों के अनुसार प्राथमिक उद्यमों का वर्गीकरण

व्यवसाय वर्तमान में किस स्तर पर है, इसके आधार पर, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एक या दूसरे रूप का उपयोग किया जाता है। आमतौर पर, दस्तावेज़ उपलब्ध कराने के दृष्टिकोण से लेनदेन को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है।

1. लेन-देन की शर्तों का निर्धारण.साझेदार बातचीत करते हैं, एक आम सहमति विकसित करते हैं जो दोनों पक्षों के लिए उपयुक्त होगी। पैसा और सामान अभी तक हाथ नहीं बदले हैं, सेवाएं अभी तक प्रदान नहीं की गई हैं, काम पूरा नहीं हुआ है, लेकिन बातचीत शुरू करने के लिए सब कुछ तैयार है। इस चरण का परिणाम निम्न प्रकार के प्राथमिक होंगे:
   • समझौता (विभिन्न रूप संभव हैं);
   • भुगतान के लिए एक चालान.
2. लेन-देन के लिए पारिश्रमिक.भुगतान विभिन्न रूपों में किया जा सकता है। यह महत्वपूर्ण बिंदु धन के हस्तांतरण की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेज़ द्वारा दर्ज किया गया है:
   • यदि भुगतान नकद में नहीं किया गया था, तो इसकी पुष्टि बैंक खाता विवरण, भुगतान टर्मिनल रसीद, आदि द्वारा की जाएगी;
   • यदि पैसा "नकद" हस्तांतरित किया गया था, तो पुष्टि एक नकद रसीद, एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म या नकद रसीद आदेश की रसीद होगी।
3. माल का स्थानांतरण, सेवाओं का प्रावधान, कार्य का प्रदर्शन. उसने भुगतान कर दिया है, अब दूसरे पक्ष के लिए अपने दायित्वों को पूरा करने का समय आ गया है। निम्नलिखित प्राथमिक दस्तावेज़ इंगित करेंगे कि उसने यह अच्छे विश्वास में किया है, और पहले पक्ष का कोई दावा नहीं है:
   • चालान (यदि माल स्थानांतरित किया गया था);
   • बिक्री रसीद (नकद रसीद के साथ जारी की जा सकती है या एक दस्तावेज़ हो सकती है);
   • प्रदान की गई सेवाओं का कार्य (या किया गया कार्य)।

इन दस्तावेज़ों को कर अधिकारियों को प्रदान करना आवश्यक है, क्योंकि वे प्रथम पक्ष द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करते हैं, जो सीधे कर आधार को प्रभावित करते हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों के लेखांकन का नियंत्रण, भंडारण और संगठन

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए लेखांकन को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि प्रत्येक फॉर्म उद्यम के भीतर पंजीकरण प्रणाली से गुजर सके। प्रमाणपत्र और अन्य फॉर्म खोने के जोखिम को कम करने के लिए यह आवश्यक है। क्लर्क या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेज़ीकरण लॉग रखता है। आने वाले सभी प्रपत्रों को इनकमिंग के रूप में संसाधित किया जाता है। आउटगोइंग फॉर्म वे होते हैं जो उद्यम द्वारा आंतरिक रूप से बनाए जाते हैं (भले ही वे तीसरे पक्ष को जारी किए जाएंगे या उद्यम के भीतर रहेंगे)।

आने वाले दस्तावेज़ीकरण को लेखांकन और पंजीकरण के कई चरणों से गुजरना होगा:

1. स्वीकृति.
2. प्रारंभिक प्रसंस्करण.
3. प्रपत्रों के प्रकार और उनके उद्देश्य के अनुसार वितरण।
4. दस्तावेज़ पर चिपकाए गए स्टांप के साथ लेखांकन पत्रिकाओं में पंजीकरण और स्वीकृति तिथि के लिए आने वाली संख्या का असाइनमेंट।
5. कंपनी के प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षर (जब निदेशक आने वाले पत्राचार की समीक्षा करता है, तो वह उस पर संकल्प डालता है)।
6. दस्तावेज़ का निष्पादन.

एक प्रभावी दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली को व्यवस्थित करने और प्रपत्रों की सुरक्षा पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, मामलों की सूची के साथ दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित करना और अनुमोदित करना आवश्यक है। अनुसूची में निष्पादन के चरणों, दस्तावेजों के पंजीकरण, उन्हें भंडारण के लिए स्थानांतरित करने की प्रक्रिया, समय सीमा का संकेत और प्रत्येक चरण के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की सूची का खुलासा होना चाहिए।

पूर्ण और रिकॉर्ड किए गए प्राथमिक दस्तावेज़ को कम से कम 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 संग्रह में जमा करने के समय के संदर्भ में प्रपत्रों का वर्गीकरण प्रदान करता है:

• प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण 75 वर्षों (यदि आदेश और निर्देश कंपनी की मुख्य गतिविधियों को प्रभावित करते हैं) या 5 वर्षों तक उपलब्ध रहना चाहिए, बशर्ते कि प्रपत्र प्रशासनिक मुद्दों के समाधान को दर्शाता हो;
• व्यावसायिक लेन-देन से जुड़े प्रपत्रों को 3-5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

संदर्भ के लिए! कला में कानून संख्या 402-एफजेड। 29 शेल्फ जीवन 5 वर्ष तक सीमित है। कर कानून के लिए आवश्यक है कि लेखांकन दस्तावेज को कम से कम 4 वर्षों तक सुरक्षित और सुलभ रखा जाए।

निम्नलिखित प्रपत्रों के लिए विशेष शर्तें और भंडारण अवधि प्रदान की जाती हैं:

1. मूल्यह्रास के अधीन संपत्तियों की रिकॉर्डिंग को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को इस संपत्ति के बट्टे खाते में डालने की तारीख से 4 साल तक संग्रहीत नहीं किया जा सकता है।
2. यदि प्राथमिक दस्तावेज उस अवधि के दौरान तैयार किया गया था जब नुकसान हुआ था, जिसका उपयोग आयकर की राशि को कम करने के लिए किया जाता है, तो इसे तब तक संग्रहीत किया जाना चाहिए जब तक कि कर आधार पर इस तरह के नुकसान का प्रभाव समाप्त न हो जाए।
3. प्राप्य की घटना के लिए लेन-देन को दर्शाने वाला प्राथमिक दस्तावेज़ उस क्षण से 4 साल तक रखा जाना चाहिए जब बकाया ऋण को बुरा माना जाता है (यदि ऐसा कोई तथ्य होता है)।

इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों के लिए, अवधारण अवधि कागजी दस्तावेज़ों के समान होती है। प्राथमिक संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने की प्रक्रिया विशेष रूप से बनाए गए आयोग की भागीदारी से की जानी चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण प्रपत्रों का अनुमोदन

गैर-एकीकृत प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण व्यावसायिक संस्थाओं द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। ऐसे रूपों के लिए, कानूनी मानदंडों के अनुपालन का मुख्य मानदंड अनिवार्य विवरण के संदर्भ में कानून संख्या 402-एफजेड के मानकों का अनुपालन है:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• पंजीकरण की तिथि;
• फॉर्म तैयार करने वाली कंपनी के बारे में जानकारी, जिसके द्वारा कंपनी की पहचान की जा सकती है;
• प्रदर्शित व्यापार लेनदेन की सामग्री लेनदेन के विषय के मूल्यांकन को दर्शाती है;
• प्राकृतिक माप और मात्रात्मक मूल्य लाना;
• जिम्मेदार अधिकारियों के हस्ताक्षर की उपस्थिति (उनकी स्थिति और पूरे नाम के अनिवार्य संकेत के साथ)।

याद करना!प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रूप में स्वतंत्र रूप से विकसित टेम्पलेट्स का उपयोग करने के लिए, उन्हें उद्यम के स्थानीय अधिनियम द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

नकद और भुगतान दस्तावेज़ कड़ाई से विनियमित रूपों के समूह से संबंधित हैं। उद्यम, अपने आदेश या किसी अन्य आदेश से, पंक्तियों, कोशिकाओं को हटाने या संरचना को बदलने के लिए अधिकृत नहीं हैं। उद्यम गैर-एकीकृत टेम्पलेट्स में अपना समायोजन कर सकते हैं, सूचना ब्लॉक जोड़ और हटा सकते हैं। स्वतंत्र रूप से नए फॉर्म विकसित करते समय, आप आधार के रूप में मानक नमूने ले सकते हैं।

प्राथमिक विवरण को अनुमोदित करने के लिए, आप लेखांकन नीति के एक अलग परिशिष्ट में इसके उदाहरण शामिल कर सकते हैं। दूसरा विकल्प यह है कि प्रत्येक फॉर्म के लिए प्रबंधक उद्यम के लिए एक आदेश जारी करता है। आदेश का पाठ लेखांकन में दस्तावेज़ीकरण के नए रूपों की शुरूआत के बारे में जानकारी निर्दिष्ट करता है, जिसे एक ही टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। प्रपत्र स्वयं अलग-अलग अनुलग्नकों के रूप में क्रम में शामिल हैं।

यदि कोई संगठन व्यक्तिगत लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए संबंधित विभागों द्वारा अनुशंसित मानक प्रपत्रों का उपयोग करने जा रहा है, तो इन प्रपत्रों को आंतरिक नियमों द्वारा अनुमोदित करने की आवश्यकता नहीं है। इस तरह के निर्णय को रिकॉर्ड करने के लिए, मानकीकृत टेम्पलेट्स के उपयोग के बारे में लेखांकन नीति में एक प्रविष्टि करना पर्याप्त है।

दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में दस्तावेज़ों के नए रूपों को पेश करते समय, उन्हें आदेश द्वारा अनुमोदित करने की सलाह दी जाती है।

एक अकाउंटेंट को हमेशा क्या याद रखना चाहिए

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की आदर्श स्थिति टैक्स ऑडिट और ऑडिट के दौरान समस्याओं की अनुपस्थिति, प्रतिपक्ष के साथ विवाद में किसी के सही होने का प्रमाण आदि के लिए एक आवश्यक शर्त है। यहां कई महत्वपूर्ण बारीकियां हैं जिनके साथ काम करते समय एक एकाउंटेंट को हमेशा याद रखना चाहिए प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण.

1. प्राथमिक साक्ष्य ही एकमात्र साक्ष्य है.प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के बिना, लेन-देन की शर्तों की डिलीवरी, लागत, पूर्ति या गैर-पूर्ति के तथ्यों को साबित करना असंभव है। अदालत भी मदद नहीं करेगी - ऐसे उदाहरण हैं जब वादी को इनकार कर दिया गया था या कई प्राथमिक दस्तावेजों की कमी के कारण लेनदेन के कुछ चरणों के सबूत की कमी के कारण प्रतिवादी दावों से बच गए थे।

   महत्वपूर्ण!"प्राथमिक साक्ष्य" के बिना, दुर्लभ मामलों में सेवाओं के प्रावधान के तथ्य को साबित करना संभव है: अदालत अतिरिक्त विशेषज्ञ राय और अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण को ध्यान में रख सकती है। यदि कार्य पूरा हो गया है, तो ग्राहक द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की अनुपस्थिति उसे भुगतान से छूट नहीं देगी।

2. यह त्रुटियों के बिना बेहतर है, लेकिन छोटी-मोटी खामियाँ नहीं होतीं।प्रत्येक एकाउंटेंट का सबसे बुरा सपना प्राथमिक दस्तावेजों में गलत डेटा के कारण वैट वापस करने से इनकार करना है। लेकिन अगर त्रुटियां छोटी हैं तो कटौती से इनकार नहीं किया जाना चाहिए। त्रुटियों का महत्व कला के भाग 2 द्वारा नियंत्रित होता है। 6 दिसंबर 2011 के संघीय कानून के 9 नंबर 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग"। कर अधिकारियों ने 12 फरवरी 2015 के पत्र क्रमांक GD-4-3/2104@) में इसकी पुष्टि की। मुख्य बात यह है कि प्रदान किया गया डेटा भुगतान और माल की डिलीवरी (सेवाओं का प्रावधान) के तथ्य को सटीक रूप से इंगित करता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि वेसबिल में अनुबंध का संदर्भ नहीं है या कार्गो का वजन इंगित नहीं किया गया है, तो यह एक कमी है, लेकिन वैट से इनकार करने का कारण नहीं है। लेकिन यदि दस्तावेज़ का शीर्षक और तारीख, माल की कुल लागत और कई अन्य अनिवार्य विवरण गायब हैं, तो अदालत ऐसे लेनदेन को अवास्तविक मान सकती है।
3. सावधान, फर्जी हस्ताक्षर!यदि दस्तावेजों पर जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर गलत हैं, या दस्तावेज़ पर ऐसे व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं जिसके पास ऐसा करने का अधिकार नहीं है, तो ऐसे प्राथमिक स्रोत को अधिकारियों द्वारा मान्यता नहीं दी जाएगी। इसके अलावा, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि हस्ताक्षर आपके ही हाथ से हों - प्रतिकृतियां अमान्य होंगी।
4. त्रुटि वाले प्राथमिक को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है।यदि, उदाहरण के लिए, जिन चालानों में त्रुटि पाई गई है, उन्हें उसी विवरण के साथ एक नया, सही दस्तावेज़ जारी करके फिर से लिखा जा सकता है, तो यह संख्या प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम नहीं करेगी। इस तथ्य के बावजूद कि कभी-कभी अदालतें सुधारात्मक दस्तावेजों को मान्यता देती हैं, कला के नियमों के अनुसार त्रुटि को ठीक करना अभी भी बेहतर है। "लेखा कानून" के 7 - दस्तावेज़ में सुधार की तारीख दर्ज करें और इसे अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षर से प्रमाणित करें।
5. अनुवाद की हमेशा आवश्यकता नहीं होती.स्वाभाविक रूप से, प्राथमिक रिपोर्ट राज्य भाषा में तैयार की जाती है। लेकिन कभी-कभी किसी विदेशी भाषा से अलग-अलग शब्दों का अनुवाद अनुपयुक्त हो जाता है, उदाहरण के लिए, यदि यह किसी ब्रांड या उत्पाद का नाम है।
6. इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक - केवल डिजिटल हस्ताक्षर के साथ. आज अपने आप को प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के कागजी रूप तक सीमित रखना आवश्यक नहीं है; कानून इलेक्ट्रॉनिक मीडिया को भी अनुमति देता है। लेकिन यह कागज के बराबर तभी होगा जब यह किसी योग्य डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित हो। अयोग्य डिजिटल हस्ताक्षर की अनुमति केवल कुछ विशेष मामलों में ही दी जाती है, और प्राथमिक दस्तावेज़ उनमें शामिल नहीं है।