में और। एंड्रीवा: हमें कागजी कार्रवाई की चिंता नहीं करनी चाहिए, हमें लोगों की चिंता करनी चाहिए
वेलेंटीना इवानोव्ना एंड्रीवा ने एचआर डायरेक्टरी पत्रिका "श्रम कानून 2010-2011: परिवर्तनों का विश्लेषण, आवेदन का अभ्यास, समस्याओं को हल करने के तरीके" के अंतिम सम्मेलन के बारे में पीआरओ-स्टाफ के संपादकीय कर्मचारियों के साथ अपनी राय साझा की।
वेलेंटीना इवानोव्ना, इस घटना के बारे में आपकी क्या धारणा थी?
अद्भुत अनुभव, बहुत अच्छा और उपयोगी आयोजन. और मुझे खुशी है कि हम सभी आज यहां एकत्र हुए हैं और वैसे, यह पहली बार नहीं है कि कई लोगों ने कार्मिक निर्देशिका पत्रिका के कार्यक्रमों में भाग लिया है।
आप सम्मेलन के संगठन का मूल्यांकन कैसे करते हैं?
संगठन बिल्कुल सही है, सब कुछ स्पष्ट है, लोगों को सही ढंग से और आराम से रखा जाता है, और प्रश्न पूछने का अवसर मिलता है।
वेलेंटीना इवानोव्ना, मुझे बताओ, आप इस हॉल में एकत्रित दर्शकों का आकलन कैसे करती हैं?
मैं यहां कई लोगों को जानता हूं; वे कई वर्षों से कार्मिक निर्देशिका पत्रिका के कार्यक्रमों में भाग लेते रहे हैं। ये पत्रिका के हमारे नियमित भागीदार और पाठक हैं। कुछ हद तक हमने अपना एक सर्कल बना लिया है, ये वे लोग हैं जो पत्रिका के प्रति समर्पित हैं, जो हम पर भरोसा करते हैं। सामान्य तौर पर, दर्शक सक्रिय होते हैं, वे बहुत सारे प्रश्न पूछते हैं, इसलिए मुझे उनके लिए काम करने में खुशी होती है।
क्या आपको सम्मेलन में कुछ विशेष याद आया?
इस कार्यक्रम में, मुझे "श्रम के क्षेत्र में संबंधों के दस्तावेजीकरण पर" कानून के मसौदे के लिए बहुत सारे प्रस्ताव मिले, कई लोगों ने जवाब दिया। राज्य ड्यूमा ने स्वयं इस विधेयक का प्रस्ताव रखा था, और यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ों, दस्तावेज़ीकरण और कार्यालय कार्य के साथ काम करने का महत्व बढ़ रहा है। दस्तावेज़ों में अधिक से अधिक त्रुटियाँ हैं जिनके कारण जुर्माना लगता है। इसका मतलब है कि हमें मानव संसाधन अधिकारी को जुर्माने से बचने में मदद करने की ज़रूरत है। उन त्रुटियों की संख्या में भी वृद्धि हुई है जो श्रमिकों को पेंशन ठीक से संसाधित करने की अनुमति नहीं देती हैं, जिसका अर्थ है कि हमें श्रमिकों की भी मदद करने की आवश्यकता है। कार्मिक अधिकारी को दस्तावेजों से जुड़ी कई समस्याओं से मुक्ति मिलनी चाहिए। आप दिन-रात दस्तावेज़ीकरण से नहीं निपट सकते; आपको स्वयं श्रमिकों से निपटना होगा। हम अपना अधिकांश समय दस्तावेज़ संसाधित करने में बिताते हैं। लेकिन हमें स्वयं श्रमिकों की जरूरतों पर अधिक ध्यान देने की जरूरत है।
इसलिए, नियोक्ता और विशेष रूप से कार्मिक अधिकारी को कागजी कार्रवाई से नहीं निपटना चाहिए, बल्कि कर्मचारी की समस्याओं, श्रम प्रक्रिया और श्रम संबंधों से निपटना चाहिए।
कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम को विनियमित करने का अर्थ है नियोक्ता और कार्मिक अधिकारी को नियमित काम से मुक्त करना और उसे अर्थ, सामग्री और सामान्य तौर पर श्रम संबंधों से निपटने की अनुमति देना। और सुबह से रात तक कागजी काम नहीं करना चाहिए, जो निश्चित रूप से सही नहीं है। आपको कागजी कार्रवाई से नहीं निपटना है, आपको लोगों से निपटना है।
कई प्रतिभागियों ने कहा कि वे आपके भाषण का इंतजार कर रहे थे, आपके सेमिनारों में भाग ले रहे थे, आप सम्मेलन के प्रतिभागियों से क्या चाहेंगे?
मुझे मसौदा कानून के लिए प्रस्ताव मिले, मैं सबसे पहले कार्मिक अधिकारियों के लिए, स्वयं हमारे नागरिकों के लिए काम करता हूं। और इसीलिए मैं चाहूंगा कि हम इस सम्मेलन जैसे आयोजनों को आयोजित करने में अधिक सक्रिय हों। जहां लोग अनुभवों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, संवाद कर सकते हैं, जिसमें नए बिलों पर चर्चा भी शामिल है। ऐसे आयोजनों के दर्शक अधिकतर अनुभवी होते हैं और मैं उनसे बहुत कुछ सीख सकता हूं। हमारे प्रतिभागियों को धन्यवाद, मैं समझता हूं कि दस्तावेज़ीकरण और श्रम संबंधों दोनों में मौजूदा समस्याएं क्या हैं।
जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, सत्य के अनुरूप सबसे उपयोगी सामग्री कार्मिक अधिकारी की हैंडबुक में निहित है। इसलिए, मैं स्वाभाविक रूप से चाहूंगा कि पत्रिका के अधिक पाठक हों, हमारी वेबसाइट पर अधिक आगंतुक हों और लोग हमारे वेबिनार में भाग लें।
संघीय कानून के मसौदे की अवधारणा"श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण पर" 1
संघीय कानून के मसौदे की अवधारणा के बुनियादी प्रावधान
"श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण पर"
अवधारणा के लेखकों के अनुसार, मसौदा संघीय कानून "श्रम के क्षेत्र में संबंधों के दस्तावेजीकरण पर" होना चाहिए:
रूसी संघ में श्रम संबंधों और अन्य सीधे संबंधित संबंधों के दस्तावेज़ीकरण के आयोजन के लक्ष्य, उद्देश्य और सिद्धांत निर्धारित करें;
कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के मुख्य मुद्दों को विनियमित करने के उद्देश्य से; कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का निर्माण, रखरखाव, व्यवस्थितकरण, भंडारण (जिसमें सुरक्षा की आवश्यकता वाली जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करना और विशेष रूप से 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून संख्या 149-एफजेड के अनुसार उस तक पहुंच को प्रतिबंधित करना शामिल है "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा", 27 जुलाई 2006 का संघीय कानून संख्या 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर");
एक प्रभावी कार्मिक प्रबंधन प्रणाली बनाने और संगठन में (एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए) कर्मियों की आवाजाही के रुझानों का विश्लेषण करने के लिए कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग करने की संभावना सुनिश्चित करें।
कानून का उद्देश्य सभी नियोक्ताओं पर लागू करना है, जिसमें नियोक्ता भी शामिल हैं - ऐसे व्यक्ति जो व्यक्तिगत उद्यमी नहीं हैं। कानून को सभी प्रकार के कार्मिक दस्तावेजों (लेखा, संगठनात्मक, प्रशासनिक, सूचना और संदर्भ) के साथ काम करने की प्रक्रिया को विनियमित करना चाहिए।
कानून का उद्देश्य इस कानून के अधीन प्रत्येक नियोक्ता द्वारा सही, समय पर और विश्वसनीय कार्मिक रिकॉर्ड सुनिश्चित करना होना चाहिए, विभिन्न प्रकार की विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण और कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन के क्षेत्र में नियम स्थापित करना। नियोक्ता (कानूनी संस्थाएं, व्यक्तिगत उद्यमी, व्यक्ति, जो व्यक्तिगत उद्यमी, छोटे उद्यम आदि हैं)।
बिल में कानून 2 में प्रयुक्त मुख्य अवधारणाओं की परिभाषा होनी चाहिए, जैसे कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन, कार्मिक सेवा, कार्मिक सेवा की संरचना, कार्मिक रिकॉर्ड, कार्मिक रिकॉर्ड का उद्देश्य, कार्मिक रिकॉर्ड के रूप, दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा कार्मिक दस्तावेज़, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की गोपनीयता, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण तक पहुंच, आदि। पी. साथ ही, कुछ परिभाषाएँ (उदाहरण के लिए, शब्द "कर्मियों पर दस्तावेज़") वर्तमान कानून में पहले से ही उपलब्ध हैं, जिन्हें ध्यान में रखते हुए बिल के पाठ में बुनियादी अवधारणाओं के निर्माण को विकसित करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए। इसके कानूनी विनियमन के विषय की विशिष्टताएँ।
विधेयक में कार्मिक सेवा की गतिविधियों के आयोजन, कार्मिक रिकॉर्ड के कानूनी विनियमन, श्रम संबंधों के दस्तावेज़ीकरण और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांत तैयार किए जाने चाहिए, अर्थात्:
1) वर्तमान कानून के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और कार्मिक सेवा की गतिविधियों का संगठन;
2) कार्मिक रिकॉर्डिंग के लक्ष्यों और तरीकों की वैधता;
3) कार्मिक रिकॉर्ड डेटा की विश्वसनीयता;
4) कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने में सत्यनिष्ठा;
5) स्थापित समय सीमा के भीतर लेखांकन डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना;
6) कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना;
7) श्रम संबंधों का अनिवार्य दस्तावेजीकरण;
8) कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का अनिवार्य पंजीकरण;
9) कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करने और सुरक्षा सुनिश्चित करने का दायित्व।
विधेयक में यह दर्शाया जाना चाहिए कि कार्मिक प्रावधान के क्षेत्र में कानून रूसी संघ के संविधान और रूसी संघ की अंतर्राष्ट्रीय संधियों पर आधारित है और इसमें संघीय कानून और कार्मिक मामलों को विनियमित करने वाले अन्य संघीय कानून, साथ ही नियामक कानूनी कार्य शामिल हैं। रूसी संघ ने उनके अनुसार रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनों और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों को अपनाया।
विधेयक को स्टाफिंग के लिए संगठनात्मक आधार को परिभाषित करना चाहिए और सबसे पहले, संगठन के आकार, कर्मचारियों की संख्या और कर्मियों के काम के क्षेत्र में काम की मात्रा के आधार पर इसके संगठनात्मक रूपों को स्थापित करना चाहिए। विभिन्न नियोक्ताओं में व्यवहार में मौजूद मानव संसाधन सेवाओं को व्यवस्थित करने के विभिन्न तरीकों के आधार पर, संभावित विकल्पों की एक विस्तृत सूची देना मुश्किल है, लेकिन वर्तमान में मुख्य हैं:
एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई (एचआर सेवा) का निर्माण;
एक कर्मचारी (मुख्य या अंशकालिक) की स्थिति का परिचय जो कार्मिक रिकॉर्ड रखता है और कार्मिक रिकॉर्ड रखता है;
व्यवसायों के संयोजन के रूप में कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक रिकॉर्ड के रखरखाव का काम किसी एक कर्मचारी को सौंपना।
विधेयक में मानव संसाधन सेवा के मुख्य कार्यों की एक सूची शामिल होनी चाहिए; इस सेवा के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ; इस सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने वाले नियोक्ता के स्थानीय नियमों की एक सूची (कार्मिक सेवा पर नियम, इस संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों के नौकरी विवरण, आदि)। कार्मिक सेवा के प्रमुख की कानूनी स्थिति, नौकरी की जिम्मेदारियों, अधिकारों और जिम्मेदारियों को अलग से चिह्नित करना उचित लगता है।
स्टाफिंग के आयोजन के रूपों पर विचार करते समय, उन संगठनों में कार्मिक रिकॉर्ड रखने की विशेषताओं को दिखाना आवश्यक है जिनके पास अलग-अलग संरचनात्मक प्रभाग हैं, साथ ही होल्डिंग संरचनाओं (सहायक कंपनियों में) में भी हैं।
विधेयक में कर्मियों के लेखांकन के मुद्दों को निर्धारित करते समय, यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि इसका उद्देश्य कर्मचारियों के बारे में जानकारी और श्रम संबंधों के साथ जुड़ी बुनियादी प्रक्रियाएं दोनों हैं: काम पर रखना, किसी अन्य नौकरी में स्थायी और अस्थायी स्थानांतरण, छुट्टियां देना, कर्मचारियों की वापसी, प्रोत्साहन , कर्मियों का उन्नत प्रशिक्षण और पुनर्प्रशिक्षण, श्रमिकों का प्रमाणीकरण, रोजगार अनुबंधों की समाप्ति, आदि।
लेखांकन के उद्देश्य के आधार पर, कार्मिक लेखांकन के कार्य तैयार किए जाने चाहिए:
कर्मियों की संरचना और आवाजाही के बारे में पूर्ण और विश्वसनीय जानकारी तैयार करना;
नियोक्ता को कर्मियों के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदान करना;
कर्मियों के साथ काम के सभी क्षेत्रों में एक बहु-पहलू खोज सूचना और संदर्भ प्रणाली का गठन;
कार्मिक मामलों आदि के क्षेत्र में विश्लेषणात्मक कार्य करने के लिए सूचना आधार प्रदान करना।
प्रत्येक नियोक्ता (उन नियोक्ताओं सहित जो व्यक्तिगत उद्यमी नहीं हैं) द्वारा कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखने की बाध्यता स्थापित करना आवश्यक है, साथ ही राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों का उपयोग करने की बाध्यता भी स्थापित करना आवश्यक है। रूस का.
प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए बुनियादी नियमों को निर्धारित करना आवश्यक है, विशेष रूप से, उनके इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों का उपयोग, जानकारी को एन्कोड करने की आवश्यकता (या इसे अस्वीकार करना), नियोक्ता की जरूरतों के आधार पर फॉर्म को आंशिक रूप से बदलने की संभावना , भरने की समय सीमा, आदि। उपयोग किए गए प्रपत्रों की संरचना, इसके विस्तार और कई प्रपत्रों में संशोधन के बारे में प्रश्नों को हल करने की आवश्यकता है, जिसके लिए काम में रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के विशेषज्ञों की भागीदारी की आवश्यकता होगी। बिल।
श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण के लिए समर्पित बिल के अनुभाग में, श्रम संबंधों को पंजीकृत करते समय उपयोग के लिए आवश्यक दस्तावेजों की संरचना निर्धारित करना आवश्यक है: नियोक्ता के स्थानीय नियम, संगठनात्मक, प्रशासनिक, सूचना और संदर्भ दस्तावेज।
नियोक्ता के स्थानीय नियमों के बारे में बोलते हुए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बिल को नियोक्ता के अधिकारों और दायित्वों को विनियमित करना चाहिए और नियोक्ता के प्रकार के आधार पर अपनाए गए स्थानीय नियमों की सूची स्थापित करनी चाहिए। विकसित किए जा रहे कानून के प्रावधान विकास प्रक्रिया (कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखने की प्रक्रिया सहित), स्थानीय नियमों को लागू करने और लागू करने की प्रक्रिया के उल्लंघन को खत्म करने में मदद करेंगे।
अन्य प्रकार के कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के लिए, बिल को सबसे महत्वपूर्ण कार्य को हल करना चाहिए - प्रासंगिक कार्मिक प्रक्रियाओं के दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता वाले मामलों में न्यूनतम आवश्यक और पर्याप्त संख्या में कार्मिक दस्तावेज़ों का निर्माण। दस्तावेज़ों के प्रकार और उनके द्वारा औपचारिक रूप से तैयार की जाने वाली प्रक्रियाओं के बीच संबंध को कानून में एक महत्वपूर्ण स्थान दिया जाना चाहिए।
कानून के विशेष लेखों में, कुछ श्रेणियों के कर्मचारियों (संगठन के प्रमुखों, अंशकालिक श्रमिकों, आदि) के साथ श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण की विशेषताएं दिखाना आवश्यक है।
विधेयक को कार्मिक कार्य में उपयोग किए जाने वाले संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के अनिवार्य उपयोग को स्थापित करना चाहिए।
उन दस्तावेज़ों के लिए जिनमें एकीकृत प्रपत्र नहीं हैं, बिल को आवश्यक विवरणों की संरचना स्थापित करनी चाहिए:
2) दस्तावेज़ का प्रकार (उसका नाम);
3) दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;
4) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
5) दस्तावेज़ तैयार करने का स्थान;
6) दस्तावेज़ पहचान की संरचना उसके प्रकार (हस्ताक्षर, मुहर, दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट) पर निर्भर करती है।
चिकित्सकों को दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ विवरणों के कानूनी अर्थ को समझने के लिए, कुछ सबसे महत्वपूर्ण विवरणों के लिए, बिल में विशेष निर्देश शामिल करना आवश्यक है:
नियोक्ता द्वारा दस्तावेजों पर चिपकाए गए संकल्प के कानूनी महत्व के बारे में;
कार्मिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया पर, जिसमें दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची भी शामिल है; संगठन के प्रमुख की अनुपस्थिति में हस्ताक्षर बदलने की प्रक्रिया पर; प्रतिकृति हस्ताक्षर के रूप में प्रबंधक के हस्तलिखित हस्ताक्षर के ऐसे एनालॉग का उपयोग करने की संभावना (या असंभवता) के बारे में;
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में मुहरों और टिकटों के उपयोग पर, जिसमें कार्मिक सेवा की मुहरें, मोम मुहरें और मुहरें शामिल हैं;
कर्मियों के दस्तावेज़ों को कर्मचारियों के ध्यान में लाने और कर्मचारी को दस्तावेज़ से परिचित कराने के लिए वीज़ा जारी करने की प्रक्रिया पर।
अनिवार्य विचार के लिए कर्मियों की जानकारी के लिए मीडिया के मुद्दे, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग, उनके निर्माण, हस्ताक्षर और भंडारण की प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश को उन मामलों में हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के बराबर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में मान्यता दी जाती है जहां संघीय कानून या अन्य नियामक कानूनी अधिनियम ड्राइंग के लिए कोई आवश्यकता स्थापित या लागू नहीं करते हैं। कागज पर ऐसा दस्तावेज़ तैयार करें (27 जुलाई 2006 के संघीय कानून का अनुच्छेद 11 नंबर 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर")। कला के अनुसार. 10 जनवरी 2002 के संघीय कानून के 4 नंबर 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर", एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर, एक साथ कई शर्तों को पूरा करते हुए, एक कागजी दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है।
कार्मिक दस्तावेज तैयार करना कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का पहला और सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसमें दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन, उनका व्यवस्थितकरण और भंडारण भी शामिल है। इन प्रक्रियाओं के समय पर और सही कार्यान्वयन के लिए, बिल को कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की तकनीक को विनियमित करना चाहिए।
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के आयोजन के क्षेत्र में, बिल को सबसे पहले कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन के लिए नियामक और पद्धतिगत ढांचे के मुद्दे को हल करना चाहिए। बिल में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर स्थानीय नियमों की एक सूची शामिल करने की सलाह दी जाती है: कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निर्देश, कार्मिक दस्तावेजों के प्रपत्रों की शीट, कार्मिक दस्तावेजों के रूपों की एल्बम, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के दस्तावेज़ प्रवाह की अनुसूची।
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए नियामक ढांचे का आधार दस्तावेज़ प्रपत्रों की तालिका है, जो आपको कर्मियों के साथ काम करने में उत्पन्न होने वाली स्थितियों के कानूनी पंजीकरण के लिए आवश्यक और पर्याप्त प्रकार के दस्तावेज़ों का सेट निर्धारित करने की अनुमति देती है। प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण की समस्याओं को हल करते समय टाइमशीट का उपयोग आपको संगठन के कर्मचारियों के कार्य समय और श्रम लागत को कम करने की अनुमति देता है।
दस्तावेज़ प्रपत्रों की शीट की तैयारी के साथ होना चाहिएटाइमशीट में शामिल कार्मिक दस्तावेजों के प्रपत्रों और नमूनों के एक एल्बम का विकास। टाइमशीट और एल्बम की उपस्थिति आपको कर्मियों के साथ काम को जल्दी और सही ढंग से दस्तावेज़ित करने की अनुमति देगी। टाइमशीट और एल्बम में रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए, अर्थात। जो श्रम संबंधों को पंजीकृत करते समय अनिवार्य हैं, साथ ही नियोक्ता के विवेक पर विकसित दस्तावेज़ भी।
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में नियामक समर्थन के विकास का तार्किक निष्कर्ष तैयारी और अनुमोदन है एचआर दस्तावेज़ प्रवाह ग्राफ़िक्स, जो निम्नलिखित मदों के लिए श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण की प्रक्रियाओं को सारणीबद्ध रूप में दर्शाता है: दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना (प्रारूपण का आधार, आवृत्ति, तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, प्रतियों की संख्या, आदि); दस्तावेजों की तैयारी (समन्वय, हस्ताक्षर, अनुमोदन); दस्तावेजों का प्रसंस्करण (पंजीकरण, निष्पादन के लिए स्थानांतरण, कर्मचारियों का परिचय); निष्पादित दस्तावेज़ों का त्वरित और अभिलेखीय भंडारण (भंडारण का स्थान और शर्तें, संग्रह में जमा करने की आवृत्ति)।
कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने पर स्थानीय नियमों को लागू करने की प्रक्रिया, साथ ही इसके उल्लंघन की जिम्मेदारी, नियोक्ता के आदेश द्वारा अनुमोदित कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों में निहित होनी चाहिए।
दस्तावेजों का अनिवार्य पंजीकरण सीधे खंड 4.1.2 की आवश्यकता से निर्धारित होता है। संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश (बाद में मानक निर्देशों के रूप में संदर्भित), रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 द्वारा अनुमोदित: "सभी दस्तावेज़ जिन्हें संदर्भ के लिए रिकॉर्डिंग, निष्पादन और उपयोग की आवश्यकता होती है उद्देश्य पंजीकरण के अधीन हैं।" इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया केवल दस्तावेजों में पंजीकरण की तारीखें और संख्याएं डालने तक ही सीमित नहीं है। दस्तावेज़ों का पंजीकरण किसी दस्तावेज़ के बारे में निर्धारित प्रपत्र में लेखांकन डेटा की रिकॉर्डिंग, उसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को रिकॉर्ड करना है (खंड 4.1.1। मानक निर्देश)।
कार्मिक अभिलेख प्रबंधन के क्षेत्र मेंबिल में शामिल होना चाहिए: कार्मिक दस्तावेजों के अनिवार्य लेखांकन (पंजीकरण) और उनके निष्पादन की निगरानी का संकेत; कर्मचारियों से नियोक्ताओं तक लिखित और मौखिक अपीलों पर विचार का विनियमन; कार्मिक दस्तावेजों के वर्कफ़्लो का विनियमन और इसकी मात्रा रिकॉर्ड करने के निर्देश; कार्मिक दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के नियम और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने की शर्तें; कार्मिक दस्तावेजों की गोपनीयता बनाए रखने की प्रक्रिया।
इन मुद्दों का खुलासा करते समय, बिल को श्रम संबंधों और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के दस्तावेजीकरण की बारीकियों के साथ-साथ कार्मिक दस्तावेजों के दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा और कार्मिक सेवा कर्मचारियों के स्टाफिंग स्तर के बीच संबंध को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
संग्रह को व्यवस्थित करने की समस्या अलग से विचार का विषय है। कार्मिक दस्तावेज़ीकरण; इसके मूल्य की जांच करना; अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थानांतरित किए जाने वाले कार्मिक दस्तावेज़ का पंजीकरण और विवरण; समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए आवंटन।
बिल में किसी संगठन के पुनर्गठन के दौरान कार्मिक दस्तावेज प्राप्त करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया, साथ ही किसी संगठन के परिसमापन या किसी व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा गतिविधियों की समाप्ति पर राज्य या नगरपालिका संग्रह में भंडारण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया को दर्शाया जाना चाहिए। .
विधेयक को कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की प्रक्रिया स्थापित करने वाले नियमों के उल्लंघन के लिए नियोक्ता की जिम्मेदारी स्थापित करनी चाहिए।
कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन से संबंधित मानकों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण संघीय श्रम निरीक्षणालय को सौंपा जाना चाहिए, जिनके विशेषज्ञ कई वर्षों से संगठनों में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का निरीक्षण कर रहे हैं।
कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन से संबंधित नियमों के उल्लंघन के लिए, बढ़े हुए दंड के रूप में प्रशासनिक और कानूनी प्रतिबंध स्थापित किए जाने चाहिए, जिसके लिए कला में उचित संशोधन की आवश्यकता होगी। प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ की संहिता का 13.20।
विधेयक को कानून के लागू होने की प्रक्रिया को प्रतिबिंबित करना चाहिए और विधेयक के पाठ में आवश्यक संक्रमणकालीन प्रावधानों को शामिल करना चाहिए।
उपरोक्त के अतिरिक्त, यह ध्यान दिया जाना चाहिए:
1. किसी विधेयक को विकसित करते समय, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के दस्तावेज़ प्रवाह के लिए कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं और नियमों को बाहर करने की दृष्टि से रूसी संघ के वर्तमान श्रम संहिता के मानदंडों का विश्लेषण करना उचित लगता है। ऐसे मामलों में जहां दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता वाली प्रक्रिया एक गारंटी मानदंड है जो श्रमिकों के अधिकारों को प्रभावित करती है, रूसी संघ के श्रम संहिता में संदर्भ मानदंडों को छोड़ना आवश्यक है, और इस मसौदा कानून में प्रक्रियाओं पर विस्तार से काम किया जाना चाहिए।
2. बिल को इस बात को ध्यान में रखना चाहिए कि वर्तमान में, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, "नियोक्ता" की अवधारणा में नियोक्ताओं की श्रेणियां शामिल हैं, कभी-कभी एक-दूसरे से बहुत अलग: ये कानूनी संस्थाएं हैं, भले ही उनका संगठनात्मक और स्वामित्व के कानूनी रूप और रूप, और व्यक्तिगत उद्यमियों के रूप में निर्धारित तरीके से पंजीकृत व्यक्ति, और व्यक्तिगत सेवा और हाउसकीपिंग में सहायता के उद्देश्य से कर्मचारियों के साथ श्रम संबंध में प्रवेश करने वाले व्यक्ति। इस संबंध में, विधेयक को नियोक्ताओं की विभिन्न श्रेणियों के लिए कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और बनाए रखने के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण का प्रस्ताव करना चाहिए, जो उनकी कानूनी स्थिति की विशिष्टताओं, उनके द्वारा आकर्षित किए गए कर्मचारियों की संख्या आदि पर निर्भर करता है।
3. शायद यह इंगित किया जाना चाहिए कि प्रस्तावित कानून के अनुसरण में किन राज्य कार्यकारी अधिकारियों को नियामक कानूनी कृत्यों को अपनाने का अधिकार है।
4. इस विधेयक के विकास के साथ-साथ, प्रस्तावित कानून के अनुसरण में कई मौजूदा नियामक कानूनी कृत्यों में संशोधन करने और नए नियामक कानूनी कृत्यों को विकसित करने के लिए प्रस्ताव तैयार किए जाने चाहिए।
1 बिल का शीर्षक "श्रम के क्षेत्र में संबंधों के दस्तावेजीकरण पर" को कामकाजी शीर्षक के रूप में चुना गया था। चर्चा के अन्य विकल्पों के रूप में, "कार्मिक मामलों पर", "कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर", आदि शीर्षक प्रस्तावित किए जा सकते हैं।
2 इस सूची को अवधारणा की नियोजित सार्वजनिक चर्चा के दौरान और बिल का पाठ विकसित करते समय स्पष्ट किया जाना चाहिए। बिल की अनुमानित संरचना में बुनियादी अवधारणाओं की अधिक संपूर्ण सूची नीचे दी गई है।
कामकाजी शीर्षक "श्रम के क्षेत्र में संबंधों के दस्तावेजीकरण पर" के तहत एक बिल, जिसे कुछ लोग कार्मिक रिकॉर्ड पर बिल के रूप में जानते हैं, 2009 में विकसित किया जाना शुरू हुआ। यह श्रम, सामाजिक नीति और वयोवृद्ध मामलों पर राज्य ड्यूमा समिति के तहत एक कार्य समूह द्वारा लिखा गया था, जिसमें श्रम कानून के क्षेत्र के विशेषज्ञ शामिल थे।
संघीय कानून के मसौदे की अवधारणा और अनुमानित संरचना इंटरनेट पर बहुत जल्दी सामने आ गई। चर्चा के लिए कार्मिक अधिकारियों को अभी भी कच्चा दस्तावेज़ पेश किया गया था: हर कोई अपनी स्थिति व्यक्त कर सकता था, अपना प्रस्ताव छोड़ सकता था, संशोधन या विशिष्ट शब्दों की सिफारिश कर सकता था।
दस्तावेज़ किस बारे में है?
जैसा कि कार्य समूह के एक सदस्य ने बताया, 2009 में ड्यूमा श्रम समिति के उप प्रमुख अलेक्जेंडर लियोनोवकार्मिक अधिकारियों की कई शिकायतों के बाद एक परियोजना लिखने का विचार उत्पन्न हुआ कि लेखाकारों के लिए लेखांकन पर एक कानून है, लेकिन उनके लिए कार्मिक रिकॉर्ड पर कोई कानून नहीं है। ऐसा कानून लिखने का विचार पहल के आधार पर आया।
दस्तावेज़ का मुख्य लक्ष्य कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने के साथ-साथ कर्मियों के दस्तावेज़ीकरण के निर्माण, रखरखाव, व्यवस्थितकरण और भंडारण के मुख्य मुद्दों को हल करना है, जिसमें सुरक्षा सुनिश्चित करने और कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा तक पहुंच को सीमित करने को ध्यान में रखना शामिल है। दूसरे शब्दों में, यह प्रस्तावित किया गया कि एक एकल कानून कार्मिक अधिकारियों के लिए एक प्रकार का कोड बन जाए।
डेवलपर्स ने निम्नलिखित अध्याय पेश किए:
सामान्य प्रावधान (लक्ष्य और उद्देश्य, दायरा, बुनियादी अवधारणाएँ, दस्तावेज़ीकरण संबंध, संचालन सिद्धांत)
कार्मिक कार्य का संगठन (मानव संसाधन सेवा, इसकी संरचना, अधिकार और जिम्मेदारियाँ)
कार्मिक लेखांकन (कार्मिक लेखांकन की वस्तुएं और कार्य, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकताएं, विभिन्न नियोक्ताओं के लिए कार्मिक रिकॉर्ड का संगठन)
श्रम के क्षेत्र में संबंधों का दस्तावेज़ीकरण (प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के प्रकार, सामग्री, विवरण और प्रमाणीकरण, एकीकृत रूपों का अनिवार्य उपयोग, कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों के साथ श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण की विशेषताएं, नियोक्ता की मुहरों और टिकटों का उपयोग करने की प्रक्रिया, व्यक्तिगत) पहचान दस्तावेज़, कार्य पुस्तकें, नौकरी विवरण)
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन (नियामक ढांचा, कार्मिक दस्तावेजों का अनिवार्य पंजीकरण, पंजीकरण फॉर्म (पत्रिकाएं और किताबें), कार्मिक दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी, संग्रह में दस्तावेजों का भंडारण और हस्तांतरण, कर्मचारियों से लिखित और मौखिक अनुरोधों पर विचार करने की प्रक्रिया)
नियोक्ता की गतिविधियों के परिसमापन या समाप्ति पर नियोक्ता का संग्रह और राज्य या नगरपालिका संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण
कानून के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी
अंतिम प्रावधानों
ड्राफ्ट पढ़ने वाले इससे असहमत थे। कुछ लोगों ने कहा कि इस संस्करण में कानून काफी हद तक नकल करता है, इसलिए इसकी जरूरत नहीं है। दूसरों का मानना था कि कार्मिक दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए सभी नियमों को एक साथ रखने का विचार बहुत उपयोगी और सुविधाजनक था, लेकिन उन्होंने छोटे उद्यमों या व्यक्तिगत उद्यमियों में अलग कार्मिक सेवाएँ बनाने की पहल का समर्थन नहीं किया।
आप दस्तावेज़ का प्रारंभिक पाठ स्वयं पढ़ सकते हैं और देख सकते हैं कि वास्तव में क्या प्रस्तावित किया गया था।
संघीय कानून के मसौदे की अवधारणा और अनुमानित संरचना "श्रम के क्षेत्र में संबंधों के दस्तावेजीकरण पर"
कार्मिक अधिकारी अवैध हैं
इस तथ्य के बावजूद कि कई कंपनियां नए बिल के विषय पर सेमिनार आयोजित करना जारी रखती हैं, टीके क्लब यह पता लगाने में कामयाब रहा कि इसका विकास न केवल रुका हुआ था, बल्कि राज्य ड्यूमा के एजेंडे से पूरी तरह से हटा दिया गया था। जैसा बताया गया लॉ फर्म "कासेनोव एंड पार्टनर्स" की मैनेजिंग पार्टनर एकातेरिना कासेनोवा, लेखक कभी भी संघीय कानून के मसौदे की अवधारणा से आगे नहीं बढ़े। यह दस्तावेज़ राज्य ड्यूमा में आगामी बिलों की सूची से भी गायब हो गया। इसके अलावा, कार्मिक रिकॉर्ड पर कानून विकसित करने के लिए बनाया गया कार्य समूह अब आधिकारिक तौर पर श्रम, सामाजिक नीति और वयोवृद्ध मामलों पर ड्यूमा समिति के अंतर्गत नहीं आता है। सबसे अधिक संभावना है, इसे भंग कर दिया गया था, और अब कोई काम नहीं किया जा रहा है।
हमारे संपादकों को इस बात का आधिकारिक उत्तर नहीं मिला है कि आख़िर उन्होंने दस्तावेज़ विकसित करना क्यों बंद कर दिया। शायद अधिकारियों ने निर्णय लिया कि यह अब प्रासंगिक नहीं है। किसी न किसी तरह, 2021 तक, जब नए राज्य ड्यूमा का चुनाव होगा, कार्मिक अधिकारियों को चिंता करने की ज़रूरत नहीं है - उनके पास कार्मिक रिकॉर्ड पर कोई नया कानून नहीं होगा।
खंड 16, मसौदा संघीय कानून "जानकारी के दस्तावेजीकरण पर और
दस्तावेज़ प्रवाह।" राज्य ड्यूमा डिप्टी अंबयार अरिफुलोविच की रिपोर्ट
कर्मिव, और वह समिति से एक सह-रिपोर्ट भी बनाएंगे।
करमीव ए.ए. प्रिय ओलेग विक्टरोविच, प्रिय साथियों! तैयारी
यह मसौदा संघीय कानून कानूनी गठन के संदर्भ में हुआ
राज्य और नागरिक समाज, बड़े पैमाने पर सूचनाकरण
लोक प्रशासन, जब आवश्यकता का प्रश्न उठता है
दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ीकरण के क्षेत्र में कानूनी मानदंडों को सुव्यवस्थित करना
सरकारी निकायों और संगठनों की गतिविधियों को सुनिश्चित करना। में
इस संबंध में विधेयक का मुख्य लक्ष्य व्यापक विनियमन है
निर्माण, प्रसंस्करण, प्रलेखित जानकारी के आदान-प्रदान के क्षेत्र में संबंध,
सभी क्षेत्रों पर दस्तावेज़ के सक्रिय प्रभाव के चरणों में इसका भंडारण और पुनर्प्राप्ति
समाज का जीवन, दस्तावेजों को तैयार करने और मंच पर स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में
राज्य भंडारण के रूप में ज्ञान और अनुभव का संचय और उपयोग
एक राष्ट्रीय खजाने के रूप में.
प्रस्तावित विधेयक दस्तावेजों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को परिभाषित करता है
दस्तावेज़ीकरण प्रणाली और क्षेत्र में कानूनी संबंधों को नियंत्रित करता है
दस्तावेज़ निर्माण, दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ प्रवाह। ये सभी समस्याएं
आज प्रासंगिक हैं, और विधेयक के विनियमन का विषय हैं
दस्तावेज़ीकरण जानकारी और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में उत्पन्न होने वाले संबंध
और दस्तावेज़ीकरण समर्थन, प्रबंधन दस्तावेज़ बनाए गए और
स्थानीय सरकारी निकायों की गतिविधियों में उपयोग किया जाता है
स्वशासन और संगठन, उनके संगठनात्मक रूप और स्वरूप की परवाह किए बिना
संपत्ति, दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएँ, साथ ही दस्तावेज़ीकृत रिश्ते
राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकार और के साथ नागरिक
संगठन.
इस संबंध में, इस विधेयक की तैयारी के दौरान, कार्य समूह और मैं
इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि इस बिल को महत्वपूर्ण रूप से परिष्कृत करना आवश्यक है।
सूचना नीति पर राज्य ड्यूमा समिति द्वारा इस पर विचार किया गया,
हालाँकि, समिति ने इसकी प्रासंगिकता और समय की माँग पर ध्यान दिया
उनका मानना है कि इस बिल में और सुधार की जरूरत है। समिति पर
सूचना नीति पहले पढ़ने में विधेयक को अस्वीकार करने का प्रस्ताव करती है।
पीठासीन राष्ट्रपति. प्रिय साथियों, क्या कोई वक्ता और सह-वक्ता है?
प्रशन? नहीं।
कृपया बैठ जाएं।
क्या कोई बोलने को तैयार है? नहीं। क्या आपने समिति की राय सुनी है?
दस्तावेज़ीकरण जानकारी और दस्तावेज़ प्रवाह।" समिति इसके विरुद्ध है।
किसके पास कार्ड नहीं है?
परिणाम दिखाएँ.
0 लोगों ने भाग नहीं लिया 0.0%
परिणाम: स्वीकार नहीं किया गया
परियोजना
एन 162766-4
एक डिप्टी द्वारा पेश किया गया
ए.ए. कर्मिव
रूसी संघ
संघीय कानून
सूचना के दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ प्रवाह के बारे में
अध्याय I. सामान्य प्रावधान
अनुच्छेद 1. इस संघीय कानून का दायरा
यह संघीय कानून राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों, संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के आयोजन के क्षेत्र में संबंधों को नियंत्रित करता है, चाहे उनके स्वामित्व का रूप और संगठनात्मक और कानूनी रूप कुछ भी हो।
अनुच्छेद 2. इस संघीय कानून में प्रयुक्त बुनियादी अवधारणाएँ
इस संघीय कानून के प्रयोजनों के लिए, निम्नलिखित बुनियादी अवधारणाएँ लागू की जाती हैं:
दस्तावेज़ (प्रलेखित जानकारी) - विवरण के साथ एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी जो इसे पहचानने की अनुमति देती है;
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - चुंबकीय डिस्क, चुंबकीय टेप, लेजर डिस्क और अन्य इलेक्ट्रॉनिक सामग्री माध्यम पर दर्ज इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी साधनों का उपयोग करके जानकारी तैयार करने, भेजने, प्राप्त करने या संग्रहीत करने का एक रूप;
दस्तावेज़ प्रपत्र - गतिविधि के किसी दिए गए क्षेत्र में हल किए जा रहे कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट और भंडारण माध्यम पर एक निश्चित क्रम में स्थित;
इलेक्ट्रॉनिक माध्यम - इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा समर्थित प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके जानकारी रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए बनाया गया एक भौतिक माध्यम;
दस्तावेज़ीकरण - स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर जानकारी दर्ज करना;
प्रबंधन गतिविधियों (प्रबंधन) के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन - गतिविधि का एक क्षेत्र जो सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों, संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेज़ीकरण और संगठन को सुनिश्चित करता है;
दस्तावेज़ प्रवाह - दस्तावेज़ों (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़) की उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से लेकर निष्पादन या प्रेषण के पूरा होने तक की आवाजाही;
दस्तावेज़ी निधि - किसी कानूनी इकाई या व्यक्ति की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेज़ों का एक सेट।
अनुच्छेद 3. दस्तावेज़ीकरण जानकारी और दस्तावेज़ प्रवाह पर रूसी संघ का विधान
दस्तावेज़ीकरण सूचना और दस्तावेज़ प्रवाह पर रूसी संघ के कानून में इस संघीय कानून, अन्य संघीय कानूनों के साथ-साथ रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनों और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों को अपनाया गया है। उनके अनुरूप.
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानून और अन्य नियामक कानूनी कार्य, प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर स्थानीय स्व-सरकारी निकायों के नियामक कानूनी कृत्यों को इस संघीय कानून का खंडन नहीं करना चाहिए। इस संघीय कानून और इन कृत्यों के बीच विसंगति की स्थिति में, इस संघीय कानून के प्रावधान लागू होते हैं।
दूसरा अध्याय। प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण
अनुच्छेद 4. प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के बुनियादी सिद्धांत
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के मुख्य सिद्धांत हैं:
एकीकृत विनियामक, कानूनी और पद्धतिगत आधार पर इलेक्ट्रॉनिक सहित दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेजीकरण और आयोजन के लिए कानूनी व्यवस्था सुनिश्चित करना;
पूर्ण और विश्वसनीय दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ों के साथ काम को व्यवस्थित करने के उन्नत तरीकों और दस्तावेज़ी निधियों के व्यापक उपयोग के आधार पर संगठनों की दक्षता सुनिश्चित करना;
संगठनों के खुले दस्तावेजी कोष तक निःशुल्क पहुंच के लिए व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं के कानूनी अधिकारों का कार्यान्वयन;
आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों पर आधारित प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन में सुधार;
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ समर्थन की प्रक्रिया में संगठनों की सूचना सुरक्षा के लिए शर्तें सुनिश्चित करना।
अनुच्छेद 5. प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ
वैधानिक दस्तावेजों और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार अपने कार्यों और कार्यों के प्रदर्शन से संबंधित संगठन की प्रबंधन गतिविधियां दस्तावेज़ीकरण के अधीन हैं।
संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए नियामक कानूनी कृत्यों और राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है।
दस्तावेज़ीकरण का संगठन प्रबंधन के दस्तावेज़ीकरण समर्थन की संरचनात्मक इकाई या किसी अधिकृत अधिकारी को सौंपा गया है।
अनुच्छेद 6. दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण
नाम, दस्तावेज़ प्रपत्र, दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएँ, दस्तावेज़ प्रवाह और दस्तावेज़ भंडारण प्रक्रियाएँ एकीकरण के अधीन हैं।
दस्तावेजों का एकीकरण संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा उनके कार्यों के अनुसार किया जाता है। दस्तावेज़ों के एकीकरण का परिणाम संबंधित संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा अनुमोदित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ हैं - प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के साथ समझौते में डेवलपर्स।
प्रासंगिक एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के विकास के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी अधिकारियों की सूची रूसी संघ की सरकार के नियामक कानूनी अधिनियम द्वारा अनुमोदित है।
एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों का राज्य रजिस्टर मानकीकरण के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए रखा जाता है।
एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों को राज्य मानकों द्वारा औपचारिक रूप दिया जा सकता है। इस मामले में, उन्हें संबंधित संघीय कार्यकारी निकाय - एकीकृत प्रणाली के विकासकर्ता के साथ समझौते में मानकीकरण के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
अनुच्छेद 7. दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करना
रूसी संघ के कानून द्वारा प्रतिबंधित पहुंच के रूप में वर्गीकृत जानकारी वाले दस्तावेजों के अपवाद के साथ, संगठनों के दस्तावेजी कोष को बनाने वाले दस्तावेज़ खुले हैं।
किसी संगठन के दस्तावेज़ों तक पहुंच की प्रक्रिया रूसी संघ के कानून के अनुसार उसके प्रमुख द्वारा स्थापित की जाती है। दस्तावेज़ों तक पहुंच की प्रक्रिया सुनिश्चित करना विभाग की दस्तावेज़ीकरण सहायता इकाई के प्रमुख या अधिकृत अधिकारी की ज़िम्मेदारी है।
अध्याय III. संगठन के दस्तावेजी कोष का गठन
अनुच्छेद 8. संगठन के दस्तावेजी कोष के गठन की प्रक्रिया
डॉक्यूमेंट्री फंड में किसी संगठन के कार्यालय कार्य में उसकी कानूनी स्थिति, कार्यों और किए गए कार्यों के अनुसार उत्पन्न दस्तावेज़ शामिल होते हैं।
प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजी समर्थन पर नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार पंजीकरण के बाद दस्तावेज़ को संगठन के दस्तावेजी कोष में शामिल किया जाता है। संगठन द्वारा बनाए गए और अन्य संगठनों और व्यक्तियों से प्राप्त दस्तावेज़ पंजीकरण के अधीन हैं।
संगठन के दस्तावेजों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार फाइलों में बनाया जाता है।
अनुच्छेद 9. दस्तावेजी कोष की सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली
संगठन के दस्तावेजी कोष के लिए एक सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली पंजीकरण जानकारी और दस्तावेजों की खोज के लिए मामलों के नामकरण के आधार पर बनाई गई है।
दस्तावेज़ों के पंजीकरण में स्थापित प्रपत्रों के अनुसार दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दर्ज करना, उसके हस्ताक्षर करने, प्राप्त करने, भेजने और दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करने के तथ्यों को प्रमाणित करना शामिल है।
मामलों के अनुमोदित नामकरण में मामले के प्रत्येक नाम को एक संबंधित सूचकांक सौंपा गया है।
विभिन्न संगठनों की सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणालियों की सूचना अनुकूलता सुनिश्चित करने के लिए, पंजीकरण के दौरान दर्ज की गई जानकारी की संरचना, दस्तावेजों को पंजीकृत करने और मामलों के नामकरण के संकलन के नियम अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित किए जाते हैं।
अनुच्छेद 10. संगठन के दस्तावेजी कोष के भंडारण के लिए सुरक्षा और प्रक्रिया सुनिश्चित करना
संगठन रूसी संघ के कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर दस्तावेजी निधि के हिस्से के रूप में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं।
दस्तावेजों को उनके मूल्य की जांच से पहले नष्ट करना और दस्तावेजों के लिए स्थापित न्यूनतम भंडारण अवधि की समाप्ति निषिद्ध है।
दस्तावेजों के भंडारण और उनके विनाश की प्रक्रिया अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार की जाती है।
संगठन का प्रमुख या एक अधिकृत अधिकारी, जिसे संगठन की प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन आयोजित करने की ज़िम्मेदारी सौंपी गई है, दस्तावेज़ों की सुरक्षा के संगठन और उनके भंडारण की प्रक्रिया पर नियंत्रण रखता है।
दस्तावेजों के भंडारण, रिकॉर्डिंग या उपयोग के नियमों के उल्लंघन की जिम्मेदारी मौजूदा कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार संगठन के प्रमुख या अधिकारी की होती है।
रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों को संघीय कानून "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" के अनुसार स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है।
अनुच्छेद 11. कानून की वस्तु के रूप में दस्तावेजी निधि
राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों और संगठनों के दस्तावेजी कोष उनके सूचना संसाधनों का एक अभिन्न अंग हैं।
राज्य प्राधिकरण, स्थानीय सरकारी निकाय, संगठन, परिचालन प्रबंधन अधिकारों के साथ, अपनी गतिविधियों के परिणामस्वरूप बनाए और प्राप्त दस्तावेजों का स्वामित्व, उपयोग और निपटान करते हैं।
दस्तावेजों के स्वामित्व, उपयोग और निपटान से संबंधित संबंध नागरिक कानून के साथ-साथ रूसी संघ में सूचना और अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में कानून द्वारा नियंत्रित होते हैं।
अध्याय चतुर्थ. दस्तावेज़ीकरण का राज्य विनियमन
प्रबंधन गतिविधियों का समर्थन करना
अनुच्छेद 12. रूसी संघ में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का राज्य विनियमन
रूसी संघ में संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में राज्य विनियमन रूसी संघ की सरकार द्वारा अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय और अन्य संघीय कार्यकारी निकायों द्वारा उनकी क्षमता के अनुसार किया जाता है।
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के राज्य विनियमन की मुख्य दिशाएँ हैं:
सूचना प्रौद्योगिकी के आधार पर प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में राज्य वैज्ञानिक और तकनीकी नीति का विकास;
प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए मानक और पद्धतिगत आधार का विकास और सुधार;
संगठनों के बीच मुख्य प्रबंधन कार्यों और संबंधों को दर्शाते हुए प्रलेखन प्रणालियों का एकीकरण, मानकीकरण;
नागरिकों, समाज और राज्य के हित में दस्तावेजी कोष के गठन और संरक्षण की प्रक्रिया पर नियंत्रण;
संगठनों के दस्तावेजी कोष के गठन और उपयोग के लिए समान सिद्धांत सुनिश्चित करना;
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में व्यापक लक्षित अनुसंधान कार्यक्रमों का विकास और समन्वय;
संघीय कार्यकारी अधिकारियों में प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए स्वचालन कार्यक्रमों के विकास और प्रमाणन का समन्वय।
अनुच्छेद 13. रूसी संघ के घटक संस्थाओं में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का राज्य विनियमन
रूसी संघ के घटक संस्थाओं में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का राज्य विनियमन रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों और इस क्षेत्र में अधिकृत रूसी संघ के घटक संस्थाओं के निकायों द्वारा किया जाता है।
रूसी संघ के घटक संस्थाओं में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के राज्य विनियमन की मुख्य दिशाएँ हैं:
प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर इस संघीय कानून और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों का आवेदन;
रूसी संघ, स्थानीय सरकार और संगठनों के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों के दस्तावेजी कोष के गठन और संरक्षण की प्रक्रिया पर नियंत्रण;
रूसी संघ के अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय को प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन में सुधार के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत करना।
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य प्राधिकरण, अपनी शक्तियों की सीमा के भीतर, इस संघीय कानून के प्रावधानों और राज्य अधिकारियों के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा निर्देशित, प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर नियामक और कानूनी कृत्यों को विकसित और अनुमोदित करते हैं। रूसी संघ, प्रबंधन गतिविधियों और प्रासंगिक मानकों को सुनिश्चित करने वाले दस्तावेज़ीकरण के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों की आवश्यकताएं।
अनुच्छेद 14. किसी संगठन में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का विनियमन
संगठन प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए एक संरचनात्मक इकाई बनाता है या एक अधिकृत अधिकारी की नियुक्ति करता है।
किसी संगठन में प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के विनियमन के मुख्य क्षेत्र हैं:
प्रासंगिक संघीय सरकारी निकायों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकायों द्वारा स्थापित वर्तमान कानून, मानदंडों और नियमों के अनुसार संरचनात्मक प्रभागों और अधीनस्थ संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेजीकरण और आयोजन के लिए प्रक्रिया स्थापित करना;
संगठन के संरचनात्मक प्रभागों द्वारा प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के वर्तमान मानदंडों और नियमों के अनुपालन पर नियंत्रण;
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में संबंधित अधिकृत निकाय के साथ समझौते में तैयारी और अनुमोदन, प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के निर्देश;
प्रबंधन गतिविधियों के लिए स्वचालित दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के विकास और कार्यान्वयन में भागीदारी;
दस्तावेज़ी निधि के गठन और संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के लिए पद्धतिगत समर्थन;
प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में संगठन और अधीनस्थ संरचनाओं के विशेषज्ञों का उन्नत प्रशिक्षण।
अनुच्छेद 15. प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में कानून के अनुपालन की निगरानी करना
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर कानून के अनुपालन पर नियंत्रण संघीय सरकारी निकायों, प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकायों, घटक के कार्यकारी अधिकारियों द्वारा किया जाता है। रूसी संघ की संस्थाएँ रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानून द्वारा निर्धारित अपनी क्षमता के भीतर प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में अधिकृत हैं।
अध्याय V. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग
प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन में
अनुच्छेद 16. प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण में इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग
संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ समर्थन में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के पंजीकरण और तैयारी की प्रक्रिया को प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में नियमों का पालन करना चाहिए।
संगठनों की फाइलों की सूची में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ शामिल हैं।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के निर्देशों की आवश्यकताओं के अनुसार पंजीकरण के अधीन हैं।
कागज पर बनाई गई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रतियों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का विशेष विवरण होना चाहिए।
अनुच्छेद 17. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए आवश्यकताएँ
संगठनों का आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक अधिनियम के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।
किसी आने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर रिकॉर्ड किए जाने, प्रामाणिकता और प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्यता के लिए सत्यापित किए जाने के बाद प्राप्त माना जाता है।
उपयोग किए जाने पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मनुष्यों के लिए समझने योग्य रूप में प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्य होने चाहिए।
अध्याय VI. कानून के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी
अनुच्छेद 18. कानून के उल्लंघन के लिए दायित्व
प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर रूसी संघ के कानून का उल्लंघन करने के दोषी संगठनों और अधिकारियों को संघीय कानूनों और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनों द्वारा स्थापित तरीके से नागरिक, प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व में लाया जाता है।
अध्यक्ष
रूसी संघ