بالنسبة لكل شخص يشارك في نشاط العمل، يعد كتاب العمل وثيقة ذات أهمية قصوى. علاوة على ذلك، فمن الضروري ليس فقط في عملية التوظيف في أماكن العمل المختلفة، ولكن أيضا للتسجيل اللاحق للمعاش التقاعدي. ومن هنا جاءت المطالبة باتخاذ نهج جدي ل تسجيل كتاب العمل.
يتم توفير هذه المتطلبات بموجب تشريعات العمل الحالية، بما في ذلك قانون العمل في الاتحاد الروسي والمراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي. رقم 225 تاريخ 16/04/2003 ورقم 69من 10.10.2003. صحيح أن الأفعال القانونية المذكورة تحتوي على عدد لا بأس به من الأحكام المتناقضة، والتي قد تربك في بعض الحالات الأشخاص المسؤولين عنها ملء كتب العمل. إذا نشأت مثل هذه القضايا المثيرة للجدل عند إدخال الإدخالات في كتاب العمل، فمن الضروري الاسترشاد بشكل أساسي بأحكام قانون العمل في الاتحاد الروسي، لأنه يتمتع بأكبر قوة قانونية. في هذه المقالة، حاولنا تلخيص جميع التوصيات المتعلقة بتصميم كتب العمل، والتي ستكون بالتأكيد مساعدة جيدة لضباط الأركان. لذا، دعونا نبدأ…
قواعد ملء كتب العمل في عام 2017
يخضع دفتر العمل للتسجيل للموظف الذي يزاول النشاط العمالي في مكان العمل الرئيسي لمدة تزيد عن 5 أيام. في الوقت نفسه، يتم إجراء إدخالات في الكتاب لكل من العمال الدائمين والموسميين والمؤقتين، وكذلك العاملين لحسابهم الخاص، إذا كانوا ينصون على تنفيذ جميع تدابير التأمين الاجتماعي. إذا كان الشخص عامل بدوام جزئي، فسيتم الاحتفاظ بدفتر عمله في مكان العمل الرئيسي.إدخالات في كتاب العملصدر دون أي اختصارات. يتم تخصيص رقم تسلسلي فردي لهم في كل قسم. تتم الإشارة إلى تواريخ الإدخالات حصريًا بالأرقام العربية. يُشار دائمًا إلى الشهر واليوم في تاريخ التسجيل برقمين (01,02,10,25)، والسنة بأربعة (على سبيل المثال، 2017).
عندما يجد الشخص وظيفة في مكان عمل جديد، يتم التحقق من صحة كتاب العمل المقدم من قبله، أي التحقق من مطابقة بيانات جواز السفر الموضحة في الصفحة الأولى من الكتاب، ووجود ختم من مكان العمل الأول على صفحة العنوان. إذا كان الختم المحدد مفقودا، يتم إبطال الكتاب، ويقوم صاحب العمل بإعداد ختم جديد. كما يتم بدء كتاب جديد إذا حصل الشخص على وظيفة لأول مرة.
إذا كان هناك سجل عمل أخير غير مغلق، في حين لا يوجد سجل لفصله، افعل ذلك إدخال كتاب العمليحظر الدخول إلى مكان جديد. كما لا يسجل في دفتر العمل عقوبات تأديبية على صاحبه، ولكن يجب أن تنعكس العلامات المتعلقة بتثبيت الخبرة المستمرة، أو عدم مقاصة فترات زمنية محددة في الخبرة المستمرة، بالطريقة المقررة.
قواعد ملء كتب العمل: الأقسام
يتضمن كتاب العمل 3 أقسام تتعلق بما يلي:- المعلومات الشخصية عن الموظف؛
- معلومات عن أماكن عمله والمناصب التي شغلها؛
- معلومات حول الجوائز التي تمت أثناء العمل.
يشير القسم الأول من دفتر العمل الموجود في صفحة العنوان إلى الاسم الكامل للموظف وتاريخ ميلاده والتعليم والتخصص الذي حصل عليه. تذكر أنه لا يوجد اختصارات ملء كتاب العمللم يتم. يوجد أيضًا على صفحة العنوان توقيع الموظف نفسه، موظف قسم شؤون الموظفين الذي ملأ كتاب العمل، ويتم لصق ختم المنظمة بشعار النبالة.
يهدف القسم التالي من كتاب العمل إلى تقديم إدخالات حول التوظيف والتحويلات الداخلية والفصل أيضًا. إلزامية متى ملء كتاب العمليتم الإشارة إلى المناصب التي يشغلها الشخص، وكذلك الأسماء الكاملة لأصحاب العمل. لتأكيد كل إدخال، تتم الإشارة إلى رقم الطلب المقابل أو ختم أو ختم المنظمة.
وأخيرا، القسم الخاص بالجوائز. وهو يعكس جميع الجوائز، وكذلك الحوافز المقدمة فيما يتعلق بالموظف. يشار إلى تواريخ الجوائز ونوعها والوثيقة التي تم بموجبها تقديم الجائزة.
مع الاستخدام الكامل لعدد الأوراق في قسم معين، يتم وضع إدراج خاص فيه. وفي نفس الوقت يتم تدوين ملاحظة في الكتاب حول صدور ملحق يشير إلى تاريخ محدد. يتم هذا الإدخال على شكل ختم على صفحة العنوان أو انتشارها. وفي هذه الحالة، لا يمكن عمل سجل مكتوب بخط اليد لإصدار الملحق. يتم خياطة الإدخال في الكتاب وبدونه يعتبر غير صالح، وترقيم الصفحات فيه يستمر في الترقيم في الكتاب نفسه. يجب أن تحمل صفحة عنوان الملحق ختم صاحب العمل.
كيف يتم إدخال الإدخالات في كتاب العمل
مع الأخذ في الاعتبار محتوى الأقسام أعلاه، المقابلة إدخالات كتاب العمل. يتم تحرير جزء الملكية عند التوظيف في مكان العمل الأول، وكذلك في حالة الكشف عن معلومات كاذبة في العمالة الموجودة، مما يجعلها غير صالحة.أما بالنسبة لملء القسم الخاص بالمعلومات الخاصة بأماكن العمل، فهناك بعضها قواعد لملء كتب العمل. عند إجراء الإدخال الأول في مكان جديد، يتم لصق ختم المنظمة الذي يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة. إذا لم يكن هناك ختم، فسيتم كتابة اسم المنظمة بخط اليد.
العمود 1 "رقم الطلب"
يشير إلى الرقم التسلسلي للسجل. يمكن استخدام الأرقام العربية فقط؛
العمود 2 "التاريخ"
تاريخ التعيين أو النقل الداخلي أو الفصل. مرة أخرى، يتم استخدام الأرقام العربية حصريًا؛
العمود 3 "معلومات حول القبول (النقل والفصل) للعمل وإعادة تسمية المؤسسة أو القسم"
يتم ملء المعلومات المحددة بدون اختصارات بالإشارة إلى مواد الأفعال القانونية. على سبيل المثال، "تم رفضه باتفاق الطرفين وفقًا للفقرة 1 من المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي". ومع مراعاة تحرير محضر بالفصل، يجب أن يُثبت توقيع صاحب الكتاب؛
العمود 4 "أساس الإدخال"
كأساس لصنع الإدخالات في المصنفقد يتم إصدار الأوامر والبروتوكولات وقرارات الاجتماع العام. يجب الإشارة إلى رقم وتاريخ تجميع المستند مع عنوان المستند.
وفيما يتعلق بملء القسم الخاص بالجوائز، تنطبق متطلبات مماثلة لبيان المعلومات في الأعمدة. من المهم أن نأخذ في الاعتبار أن هذا القسم يعكس معلومات حول منح الألقاب الفخرية ومنح جوائز الدولة وشهادات الشرف والدبلومات والشارات. لكن المعلومات المتعلقة بتقديم الجوائز النقدية والهدايا القيمة غير مذكورة هنا.
هل تحتاج إلى إدخالات في كتاب العمل حول العمل بدوام جزئي؟
كما ذكر أعلاه، ملء كتاب العمليجب أن يتم تنفيذها في مكان العمل الرئيسي. لا يتطلب التشريع الحالي إجراء إدخالات حول العمل بدوام جزئي، ولا يمكن القيام بذلك إلا إذا أراد مالك الكتاب ذلك. مناسب إدخال كتاب العمليتم إصداره أيضًا في قسم شؤون الموظفين في مكان العمل الرئيسي بناءً على المستندات المقدمة من الموظف من مكان العمل، حيث يتم إدراجه كوظيفة بدوام جزئي.في حالة تنفيذ العمل بدوام جزئي داخل مؤسسة واحدة، فمن أجل القيام بما يلزم الإدخالات في المصنفيتم استخدام الوثائق الداخلية. وبالمثل، يتم عمل محضر بالفصل من وظيفة بدوام جزئي.
ماذا علي أن أفعل إذا كان هناك شيء يحتاج إلى تصحيح عند ملء كتاب العمل؟
يحدث أنه في عملية ملء كتاب العمل، من الضروري إجراء تصحيحات على البيانات المشار إليها في صفحة العنوان. على سبيل المثال، بسبب الزواج، تغير اللقب. في الوقت نفسه، يتم شطب المعلومات المحددة مسبقًا بدقة بسطر واحد، وبجانبها يتم إجراء إدخال جديد يشير إلى المستند الذي كان بمثابة الأساس لها. ويلصق هذا الرابط على الغلاف الداخلي للكتاب، ثم يقوم موظف إدارة شؤون الموظفين الذي قام بالدخول بوضع توقيعه وختم المنظمة.
إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تصحيحات بسبب خطأ تم ارتكابه مسبقًا، على سبيل المثال، الإشارة بشكل غير صحيح إلى اسم أو تاريخ ميلاد الموظف، فسيتم إبطال الإدخال، ويتم إجراء الإدخال الصحيح بدلاً من ذلك. مرة أخرى، لا تنسى توقيع الموظف الذي قام بذلك، وختم المنظمة.
في حالة وجود نماذج تالفة من دفاتر العمل، وكذلك الكتب القديمة، يجب على صاحب العمل اتخاذ التدابير اللازمة لتدميرها. ويتم ذلك بما يتفق بدقة مع قواعد العمل مع النماذج الخاضعة للمحاسبة الصارمة. في الوقت نفسه، يتم إنشاء لجنة خاصة، ويتم التدمير مع تنفيذ الفعل المناسب. وينبغي أن يشير إلى سبب التدمير، وسرد أرقام الكتب.
هناك فروق دقيقة
في كثير من الأحيان، يفكر موظفو شؤون الموظفين في كيفية الإشارة في كتاب العمل إلى بيانات عدم إدراج فترة معينة في تجربة العمل المستمرة. على سبيل المثال، عند القيام بالعمل التصحيحي.في ملء كتاب العملفي هذه الحالة، تحتاج إلى كتابة المحتوى التالي ""مدة العمل من (التاريخ) إلى (التاريخ) لا تحتسب ضمن الأقدمية المستمرة". لا تنس تخصيص رقم تسلسلي لهذا الإدخال، مع الإشارة إلى أساسه وتاريخه.
في حالة تغيير اسم المنظمة أثناء عمل الموظف لدى صاحب عمل معين، ثم ما يقابله إدخال كتاب العملأصبح إلزاميا. هذا مهم للغاية، نظرا لأن ختم المنظمة يتغير بالتوازي، مما يعني أنه عند فصل الموظف، قد تكون هناك مشاكل في إجراء إدخال نيابة عن صاحب العمل المعاد تسميته. وينطبق شرط مماثل على الحالات التي يتم فيها تغيير عنوان منصب الموظف.
العمود رقم 3 - اسم الشركة والقسم والمنصب. وينص أيضًا على سبب الموظف. كل هذه البيانات مأخوذة من وثائقجلبها العامل.
أمثلة:
02/03/2000. شركة ذات مسؤولية محدودة ""كال بلس"."
تم تعيينه مديراً أول لقسم شبكات المدينة.
16/04/2002. تم نقله إلى منصب كبير المتخصصين بقسم الاتصالات بعيدة المدى.
كتاب المحاسبة لحركة دفاتر العمل وإدراجها يتضمن إدخالاتعن كل هذه الوثائق.
يحتوي هذا الكتاب على العمود رقم 13 وهو مطلوب للتوقيعاتعمال.
يتم وضع التوقيع من قبل الشخص عندما يلتقطكتاب عملك.
لا يتم أخذ الجميعكتبهم عند مغادرتهم المنظمة.
يحدث هذا لأسباب مختلفة.
لكن الكتاب يجب أن تبقى في مكان آمنأو غرفة خاصة للمدة اللازمة، أي حتى يطالب بها الموظف السابق.
إدراج
يتم فتح الإدخال عند وجود كتاب العمل مملوءة تمامافي هذا القسم أو ذاك ولا يوجد مكان لإدخال الإدخالات التالية. يجب أن يكون الإدخال بعناية خياطة فيفي كتاب.
هو وثيقة لا تقل أهميةمن كتاب العمل، وبالتالي يتم إعداده وفقًا لنفس القواعد.
عندما يتم تسليمه إلى العامل، في الكتاب وضع ختم"تم إصدار الإدراج"، يجب أن يكون هناك رقم. اكتب هذه العبارة يدويا ممنوع. الختم مسموح به في أحد المكانينفي كتاب العمل - إما على صفحة العنوان أو على الحيز.
إذا لم يكن هناك كتاب عمل متاح، ثم الختم يفقد قوتهمثل الوثيقة. خياطة فيه في نهاية الكتاب، بين الصفحة الأخيرة والغلاف. ومع ذلك، فهذه مجرد توصية، حيث لا يوجد قانون معياري محدد مكان محددللخياطة في إدراج.
الصفحات فيه لا ينبغي أن تبدأ من الأول- يتم ترتيبهم من بداية كتاب العمل. يجب أن يحتوي عنوان الإدخال على ختم ختمشركات.
تسجيل دفتر العمل عند التقدم للوظيفة: أحكام عامة
بموجب قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتم تعيين الالتزام بإجراء العمل إلى منظمة أو رجل أعمال فردي يعمل فيه المواطنون في مكان عملهم الرئيسي. هناك قاعدتان في هذا المجال:
- قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وإعداد نماذج كتب العمل وتزويد أصحاب العمل بها، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225 (المشار إليها فيما يلي بالقواعد)؛
- تعليمات لملء كتب العمل، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 (يشار إليها فيما يلي باسم التعليمات).
عند تعيين موظفين جدد، يجب عليك اتباع تسلسل ومواعيد نهائية معينة (المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي):
- توقيع عقد مع موظف جديد.
- إصدار أمر القبول (على أساس الاتفاقية) في موعد لا يتجاوز اليوم الأول من العمل، وتعريف الموظف به خلال 3 أيام من بدء العمل.
- قم بإجراء إدخال في كتاب العمل على أساس الأمر (الفقرة 3، البند 3.1 من التعليمات). يجب أن يتم ذلك في موعد لا يتجاوز أسبوع واحد من تاريخ بدء العمل (البند 10 من القواعد). تخضع للفن. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يُنصح بملء نموذج العمل في اليوم 6-7 من يوم العمل الأول.
المتطلبات الفنية لملء كتاب العمل
يتم إجراء أي إدخالات في العمل مع مراعاة متطلبات الفقرات. 1.1 و 1.2 تعليمات. أهمها ما يلي:
- متطلبات نوع القلم. يُسمح باستخدام الجل وكذلك قلم حبر جاف وحتى قلم حبر.
- متطلبات اللون بعد. يُقبل الحبر/اللصق الأزرق أو الأسود أو البنفسجي الخفيف. يعد ذلك ضروريًا لتجنب فقدان المعلومات من العمل تحت تأثير الرطوبة والضوء وما إلى ذلك.
- متطلبات التوضيحات والتصحيحات. في الأقسام التي يتم فيها تقديم معلومات حول العمل والجوائز، يُمنع شطب أي شيء (تحتاج أولاً إلى إجراء إدخال تحت الرقم التسلسلي التالي الذي يلغي الرقم الخاطئ، وبعد ذلك فقط قم بإجراء تصحيح تحت الرقم التالي). ولكن في صفحة العنوان، قم بشطب الأسماء الكاملة الخاطئة. أو تاريخ الميلاد، إذا تغيروا في المستقبل، يمكنك ذلك. وفي الوقت نفسه، يجب إدخال معلومات جديدة بجانبها، ويجب عمل رابط للمستند المبرر وفقًا للفقرة 2.3 من التعليمات.
- الاختصارات ممنوعة
- شرط الدقة. ويعني، من بين أمور أخرى، وضوح الكتابة اليدوية، مما يعني عدم غموض القراءة وعدم جواز التفسير الخاطئ.
إجراءات ملء كتاب العمل عند التقدم لوظيفة
تحدد التعليمات متطلبات ملء قسم العمل عند تعيين الموظف:
- في العمود 3، يتم كتابة الاسم الكامل لصاحب العمل (لرائد أعمال فردي - الاسم الكامل). إذا كان هناك اسم مختصر في الوثائق التأسيسية، فسيتم الإشارة إليه أيضًا، في أغلب الأحيان بين قوسين (البند 3.1 من التعليمات).
- وفي السطر التالي في العمود 1، يتم إدخال رقم الإدخال. لا يجب تغيير ترتيب الإدخالات.
- في العمود 2، على نفس السطر (على مستوى الرقم)، يشار إلى تاريخ القبول - هذا هو اليوم الأول للموظف في العمل (لا ينبغي الخلط بينه وبين تاريخ إصدار الأمر). يتم الإدخال بالأرقام العربية (اليوم والشهر - رقمان لكل منهما، السنة - 4).
- وعلى نفس السطر (على مستوى رقم القيد والتاريخ) في العمود 3 يتم إدخال سجل القبول: يتم الإشارة إلى وظيفة الموظف حسب قائمة الموظفين الوحدة إذا كانت مذكورة في عقد العمل ( الفقرة 3.1 من التعليمات). إذا كانت المهنة تستلزم وجود مزايا وتعويضات وقيود، فيجب أن يبدو اسمها كما هو الحال في الكتب المرجعية للمؤهلات (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
- في العمود 4، على نفس السطر (على مستوى الرقم والتاريخ وسجل القبول)، يتم تقديم أساس التوظيف، وفي أغلب الأحيان رقم وتاريخ الطلب.
لا يتم وضع ختم وتوقيع صاحب العمل في سجل القبول (البند 3.1 من التعليمات). يتم اعتماد سجلات إنهاء علاقات العمل فقط بهذه الطريقة (البند 35 من القواعد)، في حين يتم لصق الختم إذا كان صاحب العمل لديه.
تسجيل العمالة عند التقديم على الوظيفة لأول مرة أو في حالة فقدانها
إذا تم توظيف الموظف لأول مرة، فإن صاحب العمل ملزم بإصدار كتاب عمل جديد له (الجزء 4 من المادة 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). يتم تسجيل القبول بنفس الطريقة الموضحة في القسم السابق. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى ملء المعلومات حول صاحب العمل.
إذا أبلغ الموظف العامل عن الخسارة أو الضرر الذي لحق بعمله، فيجب عليه أيضًا إصدار تقرير جديد. لكن قبل ذلك يجب عليه تقديم طلب وشرح افتقاره إلى كتاب (الجزء 5 من المادة 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
كتب العمل لمواطني البلدان - يتم تطبيق الجمهوريات السابقة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية إذا كانت تتوافق مع النماذج المعمول بها في الاتحاد الروسي (كتب العمل في شكل 1974 و 2004 صالحة). لذلك، في بيلاروسيا، يتم استخدام نموذج 1974، على التوالي، لا يحتاج مواطن هذا البلد إلى بدء كتاب جديد في روسيا. على العكس من ذلك، فإن العمل الأوكراني بالشكل المعتمد في دولة ذات سيادة لا ينطبق في الاتحاد الروسي، وسيحتاج مواطن أوكرانيا إلى إصدار كتاب عمل روسي (خطاب روسترود بتاريخ 15.06.2005 رقم 908-6-1 ).
مهم! وفقا للفقرة 8 من القواعد، يجب إصدار كتاب عمل جديد في موعد لا يتجاوز أسبوع واحد من تاريخ تعيين الموظف.
قواعد ملء صفحة عنوان العمل
تحدد التعليمات الإجراء الخاص بملء المعلومات حول الموظف على صفحة عنوان كتاب العمل:
- يتم عادةً إدخال البيانات الشخصية (الاسم الكامل وتاريخ الميلاد) من جواز السفر بما يتوافق تمامًا مع ذلك. من المستحيل تقليلها أو تغييرها (الفقرة 2، البند 2.1 من التعليمات).
- يتم عمل سجلات حول مستوى التعليم والمهنة والتخصص على أساس وثائق التعليم بما يتفق بدقة معها (الفقرات 3-5، البند 2.1 من التعليمات).
- يُشار إلى تاريخ ملء دفتر العمل، بينما يُكتب الشهر بالكلمات (حسب شكل السطر). وبما أن الموعد النهائي لإصدار الكتاب هو أسبوع واحد من بداية العمل، فيجب أن يكون تاريخ التسجيل بعد تاريخ القبول، ولكن ليس أكثر من 7 أيام. قد يختلف التاريخ الموجود على صفحة العنوان عن اليوم الذي بدأ فيه العمل، وهو أمر مقبول تمامًا.
- مطلوب توقيع صاحب العمل على صفحة العنوان لتأكيد البيانات المدخلة (البند 8 من القواعد).
- يلتزم الشخص الذي قام بملء دفتر العمل بوضع توقيعه وختم صاحب العمل (إن وجد). يجب أن يتم تعيينه بأمر ويكون مسؤولاً عن دفاتر عمل الموظفين (البند 45 من القواعد). غالبًا ما يكون هذا موظفًا في قسم شؤون الموظفين، ولكن قد يكون هناك شخص آخر (على سبيل المثال، محاسب)، بما في ذلك المدير.
ميزات ملء العمالة عند القبول في بعض الحالات
من الضروري ذكر السمات الأكثر شيوعًا لتسجيل استقبال الموظفين وإدخال مثل هذه الإدخالات في دفاتر العمل:
- وفقا للمادة 20 من القواعد والفقرة. 7 البند 3.1 من التعليمات، إذا أعرب الموظف عن رغبته وأحضر المستندات الداعمة، يقوم صاحب العمل في مكان العمل الرئيسي بإدخال سجل العمل الخاص بعمل موظف بدوام جزئي، مع إدخال الرقم التالي في المعلومات عن العمل. في هذه الحالة، لا يلزم الإشارة إلى اسم صاحب العمل في عنوان منفصل.
- بموجب البند 6.1 من التعليمات، إذا تم قبول الموظف عن طريق النقل من صاحب عمل آخر، تتم الإشارة إلى ذلك في العمود 3 من المعلومات المتعلقة بالعمل.
- عند تسجيل استقبال رئيس المنظمة، يشير بعض ضباط شؤون الموظفين في العمود 4 إلى تفاصيل قرار المالكين (خطاب روسترود بتاريخ 11 مارس 2009 رقم الموظف.
وبالتالي، فإن ملء كتاب العمل من حيث التوقيت وإجراءات إدخال الإدخالات يتم تنظيمه بشكل صارم بموجب اللوائح الداخلية. فيما يتعلق بالقضايا المثيرة للجدل التي لم تنعكس في التعليمات والقواعد، يمكنك الحصول على المشورة من Rostrud أو استخدام النصائح المقدمة مسبقًا في إحدى رسائل القسم.
يوجد في تشريعات الاتحاد الروسي العديد من الأفعال القانونية التي تحتوي على تعليمات لملء دفاتر العمل (المشار إليها فيما يلي باسم TK) وصيانتها وتخزينها. تتضمن قواعد الصيانة، أولاً وقبل كل شيء، متطلبات تصميم الإدخالات في هذه الوثيقة. دعونا نلقي نظرة على هذه المتطلبات.
في الوقت الحالي، هناك ثلاثة أنواع من المساهمين الأساسيين في تداول العمل المكتبي. هذه هي كتب إصدار 2004 و 1973 و 1938. وبغض النظر عن سنة الإصدار، فإن الوضع القانوني لهذه المستندات لم يتغير، لذلك ليست هناك حاجة لتغييرها إلى دفاتر نوع جديد.
يفرض التشريع الروسي، من خلال الإجراءات القانونية، متطلبات معينة للصيانة والملء والمواطنين.
قواعد الدخول:
- وفقًا لقواعد التعبئة، تتم كتابة جميع المعلومات بخط يد أنيق باستخدام قلم حبر جاف أو قلم هلامي يحتوي على حبر خفيف الوزن ومقاوم للماء باللون الأسود أو الأزرق أو الأرجواني. وهذا يحمي المعلومات المكتوبة من التلف. ترجع الحاجة إلى هذا الإجراء إلى حقيقة أن فترة استخدام كتاب العمل طويلة جدًا (تصل إلى 75 عامًا)، والمعلومات الواردة فيه ذات قيمة.
- أيضًا، وفقًا لتعليمات التعبئة والصيانة الصحيحة، فإن اختصارات الكلمات غير مقبولة في هذه الوثيقة. كلمات مثل "أمر"، "تعليمات"، "نقطة"، إلخ. تتم بالكامل بغض النظر عن رغبة وقدرات المتخصص. يتم إهمال هذا الشرط في بعض الأحيان من قبل المتخصصين في قسم شؤون الموظفين، وبالتالي انتهاك قواعد ملء دفاتر العمل.
- أحد شروط الملء الصحيح هو ضرورة ترقيم كل إدخال. يجب على المختص الذي يقوم بتعبئة كتاب العمل أن يشير في عمود مخصص لذلك إلى الرقم التسلسلي لكل إدخال.
تعليمات لحفظ السجلات في كتاب العمل
على الرغم من تعدد جنسيات وطننا، فإن تعليمات الحفاظ على كتب العمل تلزمنا بملء وثيقة باللغة الروسية.يحق للجمهوريات التي تشكل جزءًا من الاتحاد الروسي نسخ السجلات بلغتها الخاصة، إذا تم الاعتراف بها كلغة رسمية في المنطقة المحددة.
كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح، أو تكوين الإدخالات:
- تسجيل المعلومات الخاصة بالموظف.تعكس الوثيقة البيانات الشخصية التالية للمالك: الاسم الكامل، تاريخ الميلاد، معلومات عن تعليمه، مهنته، تخصصه.
- تسجيل المعلومات حول الخبرة.هذه هي المعلومات الأكثر ضخامة في الوثيقة، فهي تحتوي على بيانات عن واجبات الموظف، والنقل إلى وظيفة أو منصب آخر، والفصل، وتعيين فئة جديدة، والتدريب المتقدم. بالإضافة إلى ذلك، تنعكس المعلومات في وقت الدراسة، حول الخدمة في صفوف الجيش الروسي، عند قضاء الجملة. يتم وضع هذه المعلومات في العمود المناسب، كما هو موضح في النموذج الموجود في نهاية المقالة.
كيفية ملء قسم السجلات بالمعلومات حول جوائز الموظفين؟ ولتجسيد هذه المعلومات تم تخصيص قسم خاص: “ معلومات عن الجائزة". ينعكس التاريخ الكامل لبراعة العمل في صفحات هذه الوثيقة: جوائز الدولة، والألقاب الفخرية، وشهادات الشرف، ومنح الأوسمة، والدبلومات، وأنواع أخرى من التشجيع.
- يجب أن تكون المعلومات المدخلة في المستند كاملة قدر الإمكان وتتضمن: الرقم التسلسلي وتاريخ الإدخال ورابط المستند - الأسباب
- يجب أن تعكس المعلومات المدخلة في الوثيقة الوضع الحقيقي للأمور.
- يتم إدخال البيانات الشخصية للموظف (الاسم الكامل) وفقًا لتعليمات التعبئة الصحيحة في الحالة الاسمية. لا يجوز اختصار هذه المعلومات واستبدالها بالأحرف الأولى.
- تتم كتابة التواريخ كاملة، بالأرقام العربية، باستخدام تسمية مكونة من رقمين للأيام والأشهر (09، وليس 9) وعلامة مكونة من أربعة أرقام للسنة (2003، وليس 03).
- يتم وضع توقيع واضح للشخص المسؤول، ومصدق بالختم.
- عند إصدار نسخة مكررة، يتم وضع الإدخالات المقابلة أعلى صفحة العنوان. وقد تكون مكتوبة بخط اليد أو مختومة.
قواعد الحفاظ على كتب العمل
- يعد إدخال الإدخالات في قانون العمل الخاص بالموظف أمرًا إلزاميًا فقط للموظفين الذين تعتبر هذه المؤسسة مكان العمل الرئيسي لهم.
- يلتزم رئيس المؤسسة بتوظيف الموظف، وبالتالي إدخاله في قانون العمل إذا كانت خبرته في العمل أكثر من خمسة أيام.
- عند إضفاء الطابع الرسمي على العلاقات مع صاحب العمل من خلال اتفاقية، ليست هناك حاجة لإدخال إدخالات في قانون العمل الخاص بالموظف.
ملحوظة:
- ينص الملء الصحيح على أن هذه الوثيقة يبدأها الموظف من قبل صاحب العمل في المؤسسة، وهو مكان عمله الأول. يتم ملء الوثيقة بحضور مالكها المستقبلي في موعد لا يتجاوز سبعة أيام من تاريخ التوظيف. بغض النظر عن الشخص الذي أصدر هذه الوثيقة، فإن رئيس المؤسسة هو المسؤول عن التعبئة والصيانة الصحيحة.
- نماذج سنوات الإصدار السابقة لها نفس القوة القانونية التي تتمتع بها النماذج الجديدة، ولا تخضع للتبادل. ومع ذلك، يجب إكمالها وفقًا للمتطلبات الجديدة.
- خلال فترة نشاط العمل، يحتفظ صاحب العمل بالنموذج كوثيقة للمساءلة الصارمة. يتحمل رئيس المؤسسة المسؤولية الكاملة عن تخزين الوثيقة وصيانتها.
- في حالة إنهاء العلاقات مع الموظف، يتم عمل محضر بالفصل، ويتم تسليم الوثيقة في نفس اليوم. إذا كان هناك تأخير في الإصدار بسبب خطأ صاحب العمل، فيتغير تاريخ الفصل.
كتاب العمل هو وثيقة قانونية تعكس مسار العمل الكامل للمالك.بطريقة ما، هي وجه الموظف، لذلك يجب مراعاة قواعد إصدار كتاب العمل بدقة.
تنعكس خوارزمية ملء وتصحيح المستندات الشخصية للموظفين في القانون. سنقوم في المقالة بتحليل الإدخالات الموجودة في كتاب العمل والتي لن تكون هناك عواقب.
من هذه المقالة سوف تتعلم
قواعد إصدار كتاب العمل عند التقدم للوظيفة
كتاب العمل هو الوثيقة الرئيسية حول. قم بإجراء إدخالات فيها خلال فترة عمل الموظفين في الشركة، ولكن تحقق بعناية من المعلومات التي تم إدخالها بالفعل أثناء التوظيف. إدخال بيانات القبول والتحويلات والحصول على مهن جديدة والفصل. إذا قام شخص ما بتحسين مؤهلاته، وتم منحه للنجاح في العمل، فقم بتدوين ملاحظة في المستند.
إدخال البيانات بناء على أمر المدير. تأكد من أنها تكرر نص الطلب. يتبع ذلك الفقرة 10 من القواعد التي تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الحكومي الصادر في 16 أبريل 2003 تحت رقم 225.
الاحتفاظ بالمستندات الشخصية لكل شخص يعمل في الشركة لأكثر من خمسة أيام. لكن ضع في اعتبارك أن عمل الموظف يجب أن يكون هو العمل الرئيسي وليس العمل بدوام جزئي (الجزء 3 من المادة 66 من قانون العمل). تعرف عليها من خبراء نظام شؤون الموظفين.
ملحوظة!لا تطلب من الموظف أن يكتب بيانًا يتم على أساسه إدخال الإدخالات في العمل. تكون هناك حاجة إليه فقط في حالة فقدان المستند أو الحاجة إلى مستند جديد.
قبل تدوين الملاحظات في المصنف، دراسة الإطار التنظيمي:
- مرسوم حكومي رقم 225 - قواعد صيانة وتخزين العمالة.
- قرار وزارة العمل رقم 69 – متطلبات تعبئة مستندات تسجيل الأنشطة.
- قانون العمل: الفن. 66، الفن. 192-193، الفن. 83.
- فن. 5.27 من قانون الجرائم الإدارية - عواقب عدم الامتثال للقانون فيما يتعلق بالمحاسبة وصيانة وتخزين الكتب.
نصيحة تحريرية:إذا كنت تشك في كيفية إعداد الإدخالات بشكل صحيح وغيرها من المستندات الشخصية للموظفين، فانتقل إلى الدورة التدريبية في الاتجاه "". سوف تتعلم الكثير من المعلومات ذات الصلة التي ستجعل عملك اليومي أسهل. بعد التدريب، سيتم إصدار دبلوم يؤكد المؤهلات.
كيفية عمل إدخالات في كتاب العمل: عينة من ملء صفحة العنوان
إذا كنت بحاجة إلى إدخال دفتر عمل الموظف، ولكن هذا هو مكان عمله الأول، فابدأ مستندًا جديدًا. أكمل الأقسام المخصصة لإدخال البيانات الشخصية. التحقق من هجاء المعلومات. إذا تم العثور على أخطاء، فإن المستند عرضة للتدمير، ولكن بشرط عدم وجود إدخالات أخرى فيه، ويتم بدء نموذج جديد. يجب عند تعبئة النماذج اتباع التعليمات المعتمدة بقرار وزارة العمل بتاريخ 10/10/2003 تحت رقم 69.
إذا كان لديك واحدة جديدة، املأها من صفحة العنوان. إدخال معلومات عن الموظف. أدخل اسمك الأخير والاسم الأول والعائلي وتاريخ الميلاد. قم بإجراء الإدخالات على أساس جواز السفر. املأ معلومات حول التعليم وفقًا للوثيقة: شهادة أو شهادة أو دبلوم (البند 2.1 من التعليمات تحت رقم 69).
اذكر المهنة أو التخصص (البند 9 من القواعد تحت رقم 225). اكتب التاريخ الذي أكملت فيه صفحة العنوان. اطلب من الموظف التوقيع. تأكد من التصديق على الوثيقة بتوقيعك. إذا كانت الشركة تستخدم الختم، ضعه (البند 2.2 من التعليمات تحت رقم 69).
الوضع العملي
كقاعدة عامة، يستمر أصحاب العمل في الحفاظ على كتاب العمل المقدم (). إذا ذهب أحد المتخصصين إلى العمل لأول مرة، يبدأ صاحب العمل العمل. يحق للمنظمة شراء نماذج المستندات فقط بموجب اتفاقية مع الموزعين الرسميين (ص، الإجراء، المعتمد) ...
عينة من الإدخال في دفتر سجل التوظيف
طريقة عمل قيد في دفتر العمل عن التوظيف في أحد الفروع
يحق للفروع إبرام عقود العمل إذا كان المديرون مفوضين بالوكالة (الجزء 4 من المادة 20 من قانون العمل). لكن صاحب العمل بموجب العقد لا يزال يعتبر الشركة الأم. أدخل سجل التوظيف في الفرع في القسم الرئيسي من العمود الثالث في معلومات التوظيف: "تم قبوله في منصب محاسب في فرع فلاديمير".
عند عمل قيد في مكتب العمل عن القبول اكتب اسم الفرع بشكل صحيح. مع ذكر رقمه إن وجد. الاعتماد عليها لتجنب الأخطاء. اكتشف، . ستجد في "نظام الموظفين" خوارزمية من الإجراءات التي ستساعدك على تجنب أسئلة هيئات التفتيش والموظفين.
كيفية عمل دخول في مكتب العمل بخصوص تعيين مدير؟
يحتوي إجراء ملء "معلومات حول العمل" على ميزات. املأ العمودين الأول والثاني كالمعتاد. وفي الثالثة أدخل الإدخال التالي "انتخب لمنصب المدير العام". وفي الرابع، تعكس إحدى الوثائق: أمر تولي المنصب (البند 3.1 من التعليمات تحت رقم 69)؛ محضر الاجتماع العام للمشاركين بشأن انتخاب المدير (خطاب روسترود بتاريخ 22 سبتمبر 2010 تحت رقم 2894-6-1).
قم بإنشاء مدير فقط بعد التحقق منه في التسجيل. لا تقم بتعيين أفراد غير مؤهلين يُحظر عليهم قيادة المنظمة. خلاف ذلك، سيتعين عليك أيضا تقديم سجل للفصل، حيث ليس لدى الشخص الحق في البدء في أداء الواجبات الرسمية.
في بعض الحالات، هناك صعوبات في الأعمال الورقية وفيها إذا تم انتخاب نفس الشخص لمنصب المدير العام عدة مرات متتالية. سيقول خبراء "نظام كدرا".
قم بعمل إدخالات في كتاب العمل خلال الأسبوع. احتفظ بسجل من تاريخ إصدار الأمر. عند فصل الموظف، قم بتدوين ملاحظة في مستند شخصي في آخر يوم عمل. الالتزام بمتطلبات القانون وتتبع التغييرات في الإطار التنظيمي. حاول تجنب الأخطاء حتى لا يواجه الموظفون صعوبات عند التقدم بطلب للحصول على المعاشات التقاعدية والمزايا والمزايا الأخرى.