Absolutamente todas las empresas están obligadas a redactar un documento sobre la composición de su personal, que se denomina plantilla. Contiene datos sobre las unidades de dotación de personal, su número, puestos de trabajo, salarios y presupuesto salarial mensual. En la mayoría de los casos, el calendario se prepara a finales de año para el próximo año nuevo. El cronograma adquiere fuerza legal después de que se emite una orden para su aprobación. Consideremos con más detalle la orden que aprueba la plantilla, las reglas para su elaboración y aprobación.
De este artículo aprenderás:
- los conceptos básicos para redactar una orden para aprobar la plantilla;
- características de la orden para cambiar la plantilla;
- muestras de pedidos para la aprobación de horarios de dotación de personal.
En primer lugar, vale la pena señalar que cuando los cambios en la composición de la empresa no son nada significativos, se puede crear un cronograma no para un año, sino para un período más largo. Al mismo tiempo, no solo el director de la empresa, sino también la persona autorizada por él tiene derecho a aprobar el cronograma.
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Enciclopedia de pedidos de personal del Sistema de Personal.
Elaboración de una orden para aprobar la plantilla.El pedido se redacta con el membrete general de la empresa. Vale la pena señalar que este tipo de pedido no tiene parte indicativa y comienza con “HAGO PEDIDO”. Este enfoque se explica por el hecho de que no se necesitan explicaciones para poner en vigor el calendario. Pero si lo desea, puede indicar los motivos, en su caso, que expliquen la afirmación.
Si se utiliza el formulario No. T-3 para el pedido, está certificado por el sello de la empresa y aprobado por el jefe de contabilidad y el jefe del departamento de personal.
Características de la orden para cambiar la plantilla.Si necesita realizar cambios en el cronograma existente, entonces es necesario emitir una orden adicional para cambiarlo. Esta orden debe describir en detalle la esencia de los cambios ocurridos. La orden de cambio tiene exactamente el mismo formulario que la orden de aprobación, las reglas y el procedimiento para completarlas son las mismas.
La orden de cambio debe indicar los motivos. La mayoría de las veces esto es:
- la necesidad de optimizar las actividades administrativas;
- mejora de la estructura organizativa;
- implementación de reorganización;
- eliminación de funciones duplicadas;
- cambios en la legislación;
- la necesidad de organizar eventos para mejorar las actividades del departamento de la empresa;
- reducción de actividades principales, expansión o diversificación.
En situaciones en las que los cambios son demasiado importantes para tener sentido, es mucho más fácil crear y aprobar una nueva plantilla.
En la parte superior está el nombre de la empresa. A continuación, deberás indicar en el centro la palabra “PEDIDO”, la fecha, su número y ciudad. Luego viene el cuerpo de la orden en sí. Veamos un ejemplo:
Sociedad de responsabilidad limitada "Antoshka"
(LLC "Antoshka")
ORDEN N° 239
tras la aprobación de la plantilla
ORDENO:
1. Aprobar la plantilla de personal No. 239 de 9 de noviembre de 2016 por la cantidad de 65 unidades de personal y un fondo de salario mensual por la cantidad de 2.382.200 (dos millones trescientos ochenta y dos mil doscientos) rublos.
2. Poner en vigor la plantilla de personal No. 239 de 9 de noviembre de 2016 a partir del 9 de noviembre de 2016.
3. El control de la ejecución de la orden está a cargo de la jefa de contabilidad Ivanova I.K., así como del jefe del servicio de personal Zhigalo P.I.
Director General Kuryshkin I.V.
Se han familiarizado con la orden:
La contadora jefe Ivanova I.K.
(firma) (descifrado de firma)
Jefe de Recursos Humanos Levchuk S.I.
(firma) (descifrado de firma)
La plantilla es un documento que ayuda a establecer, regular y optimizar las actividades de una empresa. Refleja indicadores tales como el número de personal y la estructura de la organización, la lista de profesiones (puestos) y su número total, los montos de los salarios, pagos adicionales y otras asignaciones asignadas a los empleados.
Para que el documento entre en vigor, el director de la empresa firma una orden sobre la plantilla, que se puede encontrar y descargar de Internet.
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La plantilla debe elaborarse de acuerdo con lo aprobado por el Comité Estatal de Estadística en 2004.
De acuerdo con esta ley, el formulario deberá indicar datos sobre el número, estructura, composición de la empresa, presencia de divisiones, número de unidades de personal y otros.
Puede descargar un formulario de dotación de personal de muestra.
Cada empresa (CJSC, LLC o empresario individual) que opera en el territorio de la Federación de Rusia debe elaborar una plantilla; así se indica en la Carta del Servicio Federal de Trabajo y Empleo con el número 2016-6-6, con fecha 07 /8/2010.
Y Rostrud explica que las organizaciones deben redactar este documento de conformidad con el artículo número 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, ya que su ausencia dificulta la realización de actividades relacionadas con cambios en la composición, número, estructura y otros parámetros.
Se considera que la documentación entra en vigor solo después de que se firma la orden en la plantilla, emitida por el jefe de la empresa.
El procedimiento general de elaboración, tramitación y aprobación de la documentación es el siguiente:
Descargue un formulario de pedido de muestra de forma gratuita.
Las fechas de elaboración de la plantilla, la orden de entrada en vigor y el inicio de su vigencia podrán variar significativamente. Si necesita redactar un acto administrativo para el próximo año, la orden indica una fecha específica en la que la plantilla comenzará a entrar en vigor.
El acto administrativo lo firma el titular de la empresa o la persona a la que se hayan confiado estas facultades.
¿La plantilla se elabora cada año o no?El período de validez del documento lo determina directamente el gerente: la documentación puede tener una validez de solo seis meses o varios años.
Pero, si, por ejemplo, hubo una reducción de personal en la empresa, los cambios en la documentación deben realizarse de inmediato.
¿Quién aprueba el documento?
La dirección de la empresa puede realizar cambios en la plantilla de forma independiente y, en consecuencia, coordinarla sin notificar ni obtener el consentimiento de los fundadores, si este punto no está indicado como obligatorio en los estatutos de la empresa.
Esta disposición está regulada por el artículo 22 del Código del Trabajo, que establece que el empleador tiene derecho a adoptar leyes locales de forma independiente, sin acuerdo adicional con el fundador.
La propia boleta de calificaciones del personal debe contener las firmas del jefe de contabilidad y del jefe inmediato del departamento de personal.
La firma del director general se reemplaza por un sello, que se coloca en la columna "Aprobado" encima de la fecha de entrada en vigor de la orden de aprobación.
Si la plantilla ocupa más de una hoja, las firmas se pueden colocar en cada página o solo en la última; no existe una orientación clara sobre este procedimiento.
¿Quién emite la orden?Por lo general, un economista laboral participa en la elaboración de la plantilla, pero si la empresa no proporciona ese puesto, su gerente nombra a otro empleado de la empresa responsable de desarrollar la plantilla.
Porque Es posible que un empleado no tenga esta responsabilidad en la descripción de su trabajo, entonces la responsabilidad de crear una tabla de personal debe detallarse en un acto administrativo, que es una orden del gerente.
La orden de aprobación deberá indicar los siguientes detalles:
- nombre completo de la empresa;
- ubicación de la organización;
- número de serie;
- fecha de emisión del acto administrativo;
- cargo desempeñado y firma del gerente con transcripción;
- firmas con transcripciones y títulos de trabajo de personas que están familiarizadas con la Orden.
La parte principal del pedido consta de:
- “tapa”, ubicada en el medio de la hoja, aquí se puede escribir “Pedido”;
- luego se imprime “con la aprobación de la plantilla”;
- La información necesaria y las explicaciones, en su caso, se indican a continuación.
Además, la parte principal del acto administrativo podrá incluir información como:
Un ejemplo de una orden para la aprobación e implementación de la plantilla:
ORDEN
12.03.2001 №3/241
Debido a la necesidad de mejorar el sistema de gestión y la estructura organizativa
Ordeno:
1. Aprobar la plantilla de personal de acuerdo con el Apéndice 1.
2. Poner en vigor la plantilla a partir del 21/03/2001.
3. La contadora jefe Ivanova A.I. crear un fondo salarial.
4. Me reservo el control de este pedido.
Firma, sello, fecha.
La plantilla, aprobada por orden de dirección en el momento de su entrada en vigor, debe estar en cada empresa. La ausencia de esta documentación puede ser considerada por la inspección del trabajo y otros órganos de inspección como una infracción, por lo que el artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas prevé la responsabilidad del gerente.
La preparación oportuna de la documentación y sus modificaciones competentes evitarán problemas y garantizarán el funcionamiento óptimo y eficiente de la organización.
Descubra todo sobre la plantilla de personal en el vídeo:
Si la dirección de la organización decidió revisar los salarios de los empleados, reducirlos o introducir un nuevo puesto, será necesario emitir una orden para cambiar la plantilla. En el artículo veremos en detalle cómo redactar un pedido y también brindaremos ejemplos de pedidos para cambiar la plantilla para 2018.
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Procedimiento para realizar cambios.Se pueden realizar cambios en la plantilla en cualquier momento según sea necesario.
¡Importante! El jefe de la organización decide cuántas veces cambiar la plantilla. Puedes hacer esto tantas veces como sea necesario.
Si hay un cambio en el horario del puesto de cualquier empleado o en su salario, también será necesario modificar el contrato de trabajo celebrado con él. Al mismo tiempo, antes de realizar cambios en el horario, es necesario formalizar el traslado del empleado a otro puesto. Esto se puede hacer mediante un pedido utilizando el formulario T-5 aprobado (ver →), o utilizando un formulario de desarrollo propio. El empleado deberá celebrar un acuerdo adicional al contrato de trabajo y también anotar la transferencia en el libro de registro de trabajo.
Cómo notificar a un empleado sobre un cambio en el horario de personalEl empleado se reserva el derecho de no aceptar nuevas condiciones de trabajo; en este caso, el empleador le envía una oferta para otro trabajo, también por escrito. Si el empleador no puede ofrecer un puesto similar a las condiciones anteriores, entonces tiene derecho a ofrecer un puesto peor pagado y de menor rango. Si el empleado se niega, deberá formalizar su despido, cuya base será: “rechazo de una oferta de trabajo por cambio en los términos del contrato de trabajo determinado por las partes”, es decir, el inciso 7, inciso 1, artículo 77 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Dependiendo del motivo por el que se realizan cambios en el horario, también se diferencian en la forma de redactar el pedido.
A continuación se muestran ejemplos de los principales pedidos al cambiar la plantilla según el motivo:
Aquellos empleados que se vean directamente afectados por los cambios deberán firmar el reconocimiento. Se adjunta al pedido un nuevo cronograma que contiene todos los cambios. La orden debe indicar la fecha a partir de la cual el nuevo cronograma entrará en vigor y también nombrar a una persona responsable de la ejecución de la orden. La persona responsable puede ser el jefe de la organización o un empleado del departamento de recursos humanos.
Cambios en la dotación de personalComo se mencionó anteriormente, no existen restricciones en cuanto al número y frecuencia de los cambios realizados en la plantilla. El gerente tiene derecho a decidir de forma independiente cuándo cambiar la plantilla. Esto se puede hacer tanto desde principios de año como a mediados de año.
¡Importante! Incluso una transferencia temporal de un empleado a otro puesto debe reflejarse en la plantilla. Una vez completada la transferencia, se emite una orden para cambiar el horario y también se indica el período para el cual se introduce el nuevo puesto.
Responsabilidad por no realizar cambios en la plantillaLa violación de los requisitos de la legislación laboral, por ejemplo, una discrepancia entre el número de empleados y la plantilla, etc., conlleva responsabilidad administrativa con multa impuesta a la organización y a los funcionarios:
- 30.000 – 50.000 rublos – para la organización;
- 1.000 – 5.000 rublos – por funcionario.
Para evitar multas innecesarias para la organización y su líder, es necesario realizar cambios oportunos en la plantilla de la organización de acuerdo con los requisitos establecidos por la ley.
La lista principal de documentos que todo empleador debe tener, independientemente de su forma organizativa y jurídica, está determinada por las normas estatales. Entre esos documentos se encuentra la plantilla de la organización.
A pesar de que no hay una referencia directa a este documento en la legislación rusa actual, se menciona en varios artículos del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, lo que indica su necesidad (artículo 15 y artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Federación).
En nuestro artículo veremos qué es una tabla de personal y las características de su preparación. En la parte inferior de la página, el lector puede descargar la orden que aprueba la plantilla para 2019.
¿Qué es la dotación de personal?La plantilla es un documento organizativo y administrativo que refleja:
- estructura de organización;
- lista de puestos (indicando su número y salarios);
- el monto de las asignaciones y pagos adicionales (en relación con ciertos puestos);
- número de unidades de personal.
Le recordamos que la plantilla se elabora en función de las estructuras y el tamaño de la organización. Además, se tienen en cuenta el tema y los objetivos de sus actividades.
Orden del Ministerio de Trabajo de 4 de septiembre de 2000 No. 222 aprobó la Metodología para calcular el número de determinadas categorías de trabajadores con base en las normas laborales, que se puede aplicar a la hora de determinar el número requerido de empleados.
Forma, muestra y características de la elaboración de la plantilla.En la lista de formularios unificados, la plantilla figura bajo la letra T-3. Como regla general, la mayoría de las empresas utilizan este formulario.
Puede descargar el formulario de dotación de personal de 2019 utilizando el siguiente botón:
Hay que tener en cuenta que no es necesario el uso de una forma unificada de dotación de personal. Las organizaciones tienen derecho a desarrollar de forma independiente su propio formulario de documento. Así consta en la Carta de Rostrud de 23 de enero de 2013 N PG/ 409-6-1. Lo más importante es cumplir con los requisitos de la legislación vigente para el documento. Puede colocar la plantilla en papel con membrete de una organización o empresario individual.
Así, los artículos 15 y 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia indican que la función laboral del empleado se determina de acuerdo con el puesto o profesión indicado en la plantilla. Por lo tanto, los títulos de los puestos deben incluirse en el documento.
Descargue un modelo de tabla de personal para 2019:
Tenga en cuenta que la plantilla no se elabora por nombre, sino por divisiones estructurales de la organización en orden de subordinación. Además, se tiene en cuenta la subordinación dentro de la propia unidad estructural.
Pongamos un ejemplo de cómo esto se refleja en el documento: Cap. contador - 1, diputado Cap. contador - 1, economista de primera categoría - 2, contador de segunda categoría - 4, etc.
Tengamos en cuenta que los puestos de trabajadores a tiempo parcial, al igual que el resto de empleados de la organización para quienes este trabajo es el principal, deben estar previstos en la plantilla.
La plantilla puede ser elaborada por cualquier empleado. En la mayoría de los casos, esto lo hace un empleado del departamento de recursos humanos o el jefe de contabilidad de la organización.
Agregamos que debido a que, con base en el párr. 7 de la carta de Rostrud del 15 de mayo de 2014 N PG/ 4653-6-1, el empleador no está obligado a familiarizar a los empleados con la plantilla, ya que no se relaciona con las regulaciones locales de la organización.
Orden de aprobación de la plantillaLa orden de aprobación de la plantilla es uno de los documentos de la actividad principal. Está aprobado por el jefe de la empresa (director) u otra persona autorizada por él (por ejemplo, el jefe del departamento de personal o un contador).
La legislación rusa no tiene una forma unificada del documento. Puede desarrollar el pedido usted mismo o utilizar muestras existentes; puede ver una de ellas a continuación.
Descargue un modelo de orden que aprueba la plantilla para 2019:
Como regla general, una orden para aprobar la plantilla se redacta de acuerdo con la forma general de la empresa. El documento no tiene parte declarativa. Comienza con la palabra “HAGO PEDIDO”, debido a que el pedido no requiere ninguna explicación adicional.
Puede descargar el formulario de pedido para la aprobación de la plantilla utilizando el siguiente botón:
El pedido está redactado de acuerdo con la forma general de la organización, no contiene una parte de declaración y comienza inmediatamente con la palabra "HAGO UN PEDIDO". Esto se debe a que el texto de este documento no requiere motivos ni explicaciones adicionales. Por supuesto, un especialista en personal puede indicar los motivos para emitir un nuevo pedido, si los hubiera, pero esto no es necesario.
Se debe registrar una Orden sobre la aprobación de la plantilla en el diario de registro de órdenes para actividades principales.
El documento se almacena en la empresa u organización de forma permanente (de conformidad con el artículo 19 de la "Lista de documentos estándar de gestión y archivo generados en el curso de las actividades de los órganos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento" con fecha 25 de agosto de 2010).
¿Es necesaria una Orden que apruebe la plantilla para el 1 de enero del año?La legislación de la Federación de Rusia no establece el período de validez de la plantilla. Una vez elaborada la plantilla, se realizan los cambios necesarios y se aprueban mediante orden. Sin embargo, esto no es muy conveniente. Sería preferible utilizar un documento actualizado en lugar de buscar dónde, cuándo y qué ha cambiado.
Por ello, recomendamos elaborar nuevos horarios de dotación de personal a medida que cambien los datos, aprobarlos por orden y no realizar cambios en ellos. Si no hay cambios el 1 de enero del nuevo año, entonces no es necesario crear y aprobar un nuevo horario de trabajo.
Recientemente, el Servicio de Impuestos Federales ha estado enviando solicitudes a los contribuyentes para que justifiquen a la autoridad fiscal el bajo nivel de salarios en la organización. Recomendamos adjuntar una Orden sobre la aprobación de la plantilla y la plantilla a la respuesta a dicho requisito.
A partir de los datos de cálculo de las primas de seguros (el formulario RSV), el Servicio de Impuestos Federales determina el salario medio. Si tiene empleados a tiempo parcial, el salario medio puede ser inferior al nivel establecido por la ley. Para confirmar que el empresario no viola la ley con respecto al monto de remuneración establecido, envíe la plantilla a la Inspección del Servicio Tributario de la Federación.
El artículo fue editado de acuerdo con la legislación vigente 01/05/2019
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Una entidad económica debe crear sus propias regulaciones, que se aplican sólo dentro de los límites de una empresa determinada. Se redactan sobre la base de actos legislativos y los especifican en el marco de las actividades de una organización en particular. Uno de estos actos es la plantilla. Para que entre en vigor, es necesario emitir una orden que apruebe la plantilla.
Cómo redactar correctamente una orden para la aprobación de la plantilla en una organizaciónNo se ha desarrollado ningún formulario especial para tal orden. Es más conveniente crearlo con el membrete de la organización, que ya contiene algunos detalles obligatorios: nombre, códigos de registro TIN y OGRN, dirección donde se encuentra el sujeto, datos bancarios.
A continuación, en una nueva línea, debe indicar el nombre de este documento: "Pedido", y luego colocar el número de serie del pedido. Debajo de él, es necesario registrarlo en el libro de pedidos de la organización.
La siguiente línea indica el lugar y la fecha del documento.
A esto le sigue una parte introductoria. Es necesario anotar por qué la empresa introduce una nueva plantilla.
- Aprobar la nueva plantilla de personal. Aquí también debe indicar cuántas unidades de personal contiene, así como el fondo salarial total del mes;
- Introducir un nuevo cronograma indicando la fecha a partir de la cual deberá realizarse. Si no se especificó la fecha, el nuevo documento comenzará a utilizarse desde el momento de la firma de esta orden;
- Si se pone en vigor un nuevo calendario en lugar del antiguo, entonces se debe reconocer que ya no está en vigor;
- Anotar una persona responsable que supervisará la ejecución de la orden. Suelen ser el jefe de contabilidad y el especialista en recursos humanos;
- Anote la persona a cargo que familiarizará a todo el personal existente con la nueva plantilla.
El pedido completado en la plantilla debe estar firmado por el director de la entidad comercial.
Atención: posteriormente a esto, las firmas a continuación deberán ser estampadas por las personas que fueron indicadas en la orden como responsables de la ejecución del documento. Indican sus apellidos, así como la fecha en que conoció el pedido.
¿En qué casos se realizan cambios en el ShR?En el proceso de la actividad económica, el entorno en el que existe la empresa puede cambiar, pueden abrirse nuevas áreas de trabajo o cerrarse aquellas que no son relevantes. Como resultado, será necesario formalizar cambios en la plantilla actual.
En los casos en que haya una cantidad suficientemente grande de correcciones, es más fácil y óptimo redactar un documento completamente nuevo. Si hay una pequeña cantidad de correcciones, los cambios en el cronograma actual se realizan mediante orden del director de la empresa.
Normalmente, la necesidad de realizar cambios en la plantilla surge en las siguientes situaciones:
El oficial de personal suele ser responsable de preparar la orden de cambio. En las pequeñas empresas esta responsabilidad podrá recaer en un contador, secretario, etc.
Atención: cuando se pone en vigor un nuevo cronograma, este trámite se realiza de la misma forma que el documento original.