מהו מסמך חשבונאי ראשי בהנהלת חשבונות? מדוע יש צורך בתיעוד ראשוני בהנהלת חשבונות וממה הוא מורכב?

כיום, ביצוע נכון של תיעוד ראשוני תופס מקום חשוב בחשבונאות. לכן, כל רואה חשבון חייב לדעת להכין נכון מסמכים מסוג זה. מאמר זה יוקדש לנושא זה.

הבסיס לרישום בהנהלת חשבונות והכנסתה לפנקס נחשבים כמסמכים ראשוניים. מסמכים אלו, המשמשים בהנהלת חשבונות, נחשבים לחלק ממערכת התיעוד הניהולי.

בהנהלת חשבונות מותר לכלול מסמכים בפנקס התיעוד העיקרי רק כאשר הם ערוכים לפי מבנה המצוי באלבומים מסוימים המכילים טפסים מאוחדים. הם נוצרו במיוחד עבור תיעוד ראשי. בטפסים אלו ניתן למצוא דוגמה מהמסמכים הנדרשים. טופס זה נקבע על ידי החקיקה של הפדרציה הרוסית. הטופס אושר ברוסיה בהוראת משרד האוצר.

הם מסווגים על פי הסיווג הכל-רוסי של תיעוד ניהול, קיצור OKUD. לפי סיווג זה, לכל מסמך ראשי מוקצה קוד OKUD.

במחלקת הנהלת חשבונות, במידת הצורך, קיים טופס סטנדרטי לעיבוד מידע כזה. אפשר לכלול קווים נוספים וחדשים. יש לשמור על פרטים חדשים אלה, שנקבעו בטופס שהוגדר בעבר כחוק, ללא שינוי. שינויים חדשים שנעשו נערכים בהתאם לצו (הצו) הקיים. שינויים אלו בטפסים הקשורים לחשבונאות ולעסקאות במזומן אינם חלים.

הטפסים שאושרו על ידי ועדת הסטטיסטיקה של רוסיה מכילים אזורים מסוימים עם מידע מקודד. הם ממולאים בהתאמה מלאה למסווגים שאומצו בפדרציה הרוסית. יש לזכור שקודים שאין להם קישורים בהתאם למסווג המקובל (זה חל על העמודה הנקראת "סוג נהלים" ואחרים) משמשים לסיכום וסיווג המידע המתקבל בעת עיבוד נתונים באמצעות ציוד מחשב. הם מודבקים בהתאם למערכת הקידוד שנבחרה, שהוסמכה על ידי ארגון זה.

כמו כן, תיעוד חשבונאי שפותח על ידי המיזם באופן עצמאי נכלל בחשבונאות. אלו טפסים מיוחדים בהנהלת חשבונות שיש בהם את הפרטים הנדרשים. הם מסופקים בחקיקה הרוסית. הנהלת חשבונות מאפשרת פיתוח עצמאי, אך רק של מידע שאינו מכיל דגימות סטנדרטיות באלבומים.

כיום בהנהלת חשבונות, פרטי החובה לעיבוד מידע ראשוני הם:

• תאריך רישום התיעוד;
• שֵׁם;
• שם הארגון. מצוין הארגון מטעמו נערך מידע זה;
• שם התפקיד של האדם/האנשים שהיו אחראים על ביצוע נהלים עסקיים ונכונות הרישום;
• תוכן הנוהל העסקי מתבטא בציון עלות, וכן בביטוי טבעי;
• חייבות להיות חתימות אישיות של כל האנשים המצוינים במסמך.

ביצוע איכותי ובזמן של כל התיעוד העיקרי (אל תשכח את מהימנות הנתונים המצוינים בהם), כמו גם העברה נוספת למחלקת הנהלת החשבונות חייבת להתבצע במסגרות הזמן שצוינו בקפדנות.זה נעשה כדי לשקף את התאריך בחשבונאות. נהלים אלה מפורמלים על ידי האנשים שערכו וחתמו על המסמכים.

אתה צריך לדעת כי בהנהלת חשבונות, את רשימת האנשים הללו בעלי זכות חתימה על המסמך העיקרי יכול להקים רק ראש הארגון (בהסכמה מראש עם החשב הראשי). רק אנשים אלה יכולים לקבוע את רשימת הפקידים בעלי זכות החתימה. תיעוד בו מתבצעים נהלים עסקיים שונים הקשורים לכספים ניתן לחתום רק על ידי המנהל והחשב הראשי. בנוסף לאנשים הנ"ל, מותרות חתימות של אנשים אחרים. יש לזכור כי על כולם להיות מאושרים קודם לכן על ידי המנהל והחשב הראשי.

כתוצאה מכך, בהנהלת חשבונות, מסמכים ראשוניים הם עדות ישירה ליישום הסוגים הבאים של נהלים עסקיים: הנפקת מזומנים, תשלום עבור סחורות ואחרים. הם נערכים ישירות בזמן ההליך או לאחר סיומו (אם אי אפשר לערוך אותם בזמן ההליך עצמו).

על פי הסיווג הקיים, מסמכים ראשוניים חשבונאיים מחולקים לסוגים הבאים:

• רישום חשבונאי;
• מכפר;
• ארגוני ואדמיניסטרטיבי.

הבה נסתכל על שתי הקבוצות האחרונות ביתר פירוט:

על מנת לשמור נכון רשימה של תיעוד ראשוני במחלקת הנהלת החשבונות, פותח לוח זמנים מסוים של תזרים מסמכים ולאחר מכן אושר. הוא קובע את עיתוי התנועה, את הליך העברת התיעוד העיקרי בתוך המיזם והמשך קבלתו על ידי מחלקת הנהלת החשבונות.

יש לבדוק את כל המסמכים הללו שקיבל רואה החשבון לפי הנקודות הבאות:

• נקודה אריתמטית. מרמז על חישוב הסכום;
• לפי תוכן סמנטי. המסמך צריך להתחקות אחר הקשר בין האינדיקטורים האישיים שלו. היא לא צריכה להכיל סתירות פנימיות;
• לפי פורמט. נבדקת דיוק המסמך ושלמותו וכן נכונות מילוי הפרטים בו.

אם נמצאו אי-התאמות במסמך לפי פרמטרים כלשהם, יש לתקן אותם. האדם שעיצב אותו צריך לערוך. לפעמים יש צורך לשחזר את המסמך כולו.

רק לאחר האימות מועבר התיעוד למחלקת הנהלת החשבונות. מידע מהם מועבר לפנקסי הנהלת חשבונות. המסמך עצמו מקבל סימן שמבטל את האפשרות של שימוש חוזר בו. סימן זה עשוי לייצג את תאריך הרישום והכניסה לפנקס הנהלת החשבונות.

בהנהלת חשבונות מותר לערוך תיעוד ראשוני על גבי מדיית מחשב או נייר. כאשר נעשה שימוש באמצעי מכונה, יש ליצור עותק על נייר.

כל המידע נשמר בארכיון באופן כרונולוגי בלבד. הוא הושלם, לאחר מכן כרוך ומתווק לתיקיות. הליך זה מלווה בהנפקת תעודה. במהלך האחסון בבניין הארכיון יש להגן על המידע מפני תיקונים בלתי מורשים. תהליך התיקון יכול להתבצע רק אם הסיבה מוצדקת. התיקונים שבוצעו מאושרים בחתימת הפקיד. יש להזין את תאריך התיקון.

חיי מדף

אחסון התיעוד העיקרי מתרחש על פי תקופות מסוימות, שנקבעו בחקיקה של הפדרציה הרוסית. לפיו, על הארגון לשמור את כל המסמכים העיקריים, וכן פנקסי חשבונות ודיווחים לתקופה של 5 שנים לפחות. במקרה זה, מידע הדרוש לתשלום וחישוב מסים חייב להישמר למשך 4 שנים. כמו כן, תיעוד המאשר את ההפסד נשמר לאורך כל תקופת הפחתת הרווח החייב במס של המיזם בסכום ההפסד שהתקבל קודם לכן. תיעוד המתעד חשבונות כוח אדם וחשבונות אישיים של כל העובדים נשמר בארכיון למשך 75 שנה.

יש לזכור כי תקופת האחסון מתחילה להצטבר ב-1 בינואר של השנה שלאחר השנה בה הוכן התיעוד.

החקיקה אינה קובעת כללים ברורים לגבי יישום הליך שחזור מסמכים כאמור. היבט זה חשוב במצבים בהם משהו ניזוק או אבד.

תקנות מסוימות מכילות דרישות ברורות לתקופת השמירה של מסמכים חשבונאיים מטרה ראשית. אך לא מוגדר ההליך השלב אחר שלב שיש לבצע במקרה של הפסד. במצב זה יש צורך בצו למנות ועדה העורכת חקירה לקביעת גורמי הנזק, האובדן או הפגיעה בשלמות המסמך. ניתן לערב במחקר נציגי רשויות חקירה, נציגי ביטחון וכיבוי אש. לאחר מכן, צעדי שיקום.

תיקון שגיאות

דיברנו בקצרה על תיקון שגיאות בתיעוד הראשי שלמעלה. תיקון שגיאות קיימות במסמכים וברישומי חשבונאות נקבע בחקיקה הרוסית.

על פי נורמות חקיקה אלו, חל איסור מוחלט לבצע תיקונים כלשהם בתיעוד הקשור למידע בנקאי ומזומן. במצבים אחרים, תיקונים מתבצעים רק כאשר יש הסכמה עם כל המשתתפים בהליך העסקי. הסכם זה חייב להיות מאושר בחתימות כל המשתתפים בתיקון. כמו כן, הקפד לציין את תאריך כל התיקונים.

זכרו כי בהנהלת חשבונות יש למחוק את פרטי המסמך הטעונים תיקון בקו דק וברור כדי שהתוכן המקורי/משמעות התיקון שנעשה יישאר גלוי בבירור. ליד האביזרים עליך לרשום "תאמין לתוקן". לאחר מכן יש לאשר את התיקון בחתימת הפקיד שביצע את התיקון. על המסמך לציין את ראשי התיבות ושם משפחתו.

הכרת ההוראות הנ"ל תסייע לך להכין בצורה נכונה ומהירה את התיעוד העיקרי לחשבונאות.

סרטון "מהם מסמכים חשבונאיים ראשיים"

לאחר צפייה בהקלטה, תלמד כיצד להגיש את התיעוד העיקרי למשרד המס ברוסיה.

הנהלת חשבונות היא מערכת מאורגנת מדעית המיועדת לאיסוף, עיבוד, רישום וניתוח מידע המשמש בפעילויות פיננסיות וכלכליות. הנהלת חשבונות משקפת עסקאות עסקיות המבוטאות במונחים כספיים.

בקצרה על חשבונאות אנו יכולים לומר: "לכל דבר יש את המחיר שלו!" כל עסקה של רכישה ומכירה של סחורות ושירותים, יחסים חוזיים בין שותפים, ספקים ולקוחות, יחסי עבודה הקשורים ברישום שעות עבודה ותגמול - הכל ניתן לצמצום ל"מכנה" כספי.

בעזרת הנהלת החשבונות בא לידי ביטוי ביצוע פעולות עסקיות שונות אשר משקף את הפעילות של כל מיזם, ללא קשר לצורת הבעלות וסוג הפעילות.

מכלול הנתונים החשבונאיים מאפשר לקבוע את התוצאה הכספית הסופית של העבודה, לבצע ניתוח ולקבוע את הסיכויים לעבודה נוספת כדי לשפר את מדדי הביצועים.

תיעוד ראשוני בהנהלת חשבונות: מה זה?

התיעוד העיקרי בחשבונאות הוא הבסיס לחשבונאות. אם אתה מדמיין חזותית את מערכת החשבונאות כעץ מתפשט עם עלווה צפופה, אז העלים הם המסמכים החשבונאיים העיקריים.

עלים נאספים ל"ענפים" - אוגרים, מהם נוצר "כתר" רב עוצמה של עץ - הנהלת חשבונות סינטטית לחשבונות חשבונאיים, וכתר ירוק חזק הוא המפתח לעץ פורח, הָהֵן. הנהלת חשבונות נכונה ומלאה של המיזם.

באיזה סדר הוא מתבצע, תוכלו לברר בפרסום החדש שלנו בקישור.

דוגמה למסמך חשבונאי ראשי - גיליון זמן.

מהו מסמך ראשוני בהנהלת חשבונות?

המסמך העיקרי הואטופס סטנדרטי של מדגם מסוים, שמולא בהתאם לדרישות החשבונאות, המלצות מתודולוגיות של רשויות סטטיסטיקה, מס, ביטוח, בנקאות ואחרות.

צורות סטנדרטיות של מסמכים ראשוניים מאושרים על ידי הרשויות הסטטיסטיות של המדינה. מסמכים שונים במיקוד צר מאושרים על ידי משרדים ומחלקות לפי סוג פעילות.

מסמכים ראשוניים נחוצים לרישום עסקאות עסקיות; הם מאשרים ביצוע עסקת מכירה-רכישה, חכירה, קבלה והוצאה של כסף, תשלום לספקים. מסמכים ראשוניים הם הבסיס לחשבונאות בארגון.

תיקונים במסמכים ראשוניים

1. אם לא מדובר בטופס דיווח קפדני, אזי יש לשכתב את המסמך כהלכה ולהשמיד את המסמך הפגום.

2. חוצים את טופס הדיווח המחמיר בקו אלכסוני אדום מפינה אחת של הגיליון לפינה השנייה והפכו את הרישום ל"מבוטל". אין להרוס את הצורה הפגומה.

בפועל, מסמכים חשבונאיים ראשוניים מובנים כמסמכים המשקפים את עובדות החיים הכלכליים (סיום עסקאות, תנועת פריטי מלאי וכו'). הם נערכים בעת ביצוע העסקאות או לאחר השלמתן, כדי לאשר את העובדות שקרו. על בסיסם, רואה החשבון עורך רישומים בתוכנית הנהלת החשבונות של המיזם ומקבל את הסכומים לחשבונאות מס.

באיזו צורה מורכב ה"ראשוני"?

לפי ההסברים של משרד האוצר, לחברה הזכות לקבוע באופן עצמאי באילו צורות של "ראשוני" להשתמש. ההחלטה המתקבלת קבועה במדיניות החשבונאית של הארגון. התרגול מראה כי גופים עסקיים משתמשים באחת משלוש אפשרויות:

• טפסים מאוחדים המוצעים על ידי Goskomstat.
• דוגמאות שפותחו על ידי החברה באופן עצמאי ומאובטחות בתקנות פנימיות.
• אפשרויות משולבות: מסמכים ראשיים בפורמט אחיד, בתוספת שדות מסוימים.

זכותם של גופים עסקיים לפתח באופן עצמאי טפסים "ראשוניים" אינה חלה על סוגי המסמכים הבאים:

• מסמכי מזומן (במיוחד, חומרים מתכלים וקבלות);
• טפסי דיווח קפדניים;
• חשבוניות הובלה.

עבורם, משרד האוצר מציג טפסים מאוחדים כחובה.

אם החברה שהתקשרה בעסקה לא ציינה את צורות "המסמך העיקרי" בחוזה, זכותו של הצד שכנגד להגיש מסמכים באמצעות דוגמאות משלו. כדי להימנע משאלות של רשויות רגולטוריות, על החברה לציין במדיניות החשבונאית שלה שהיא מקבלת מסמכים על גבי טפסים שפותחו על ידי ספקיה ולקוחותיה.

חָשׁוּב! הימצאותו של "ראשי" המתווך בפעולה מסוימת היא דרישת חובה לשתקפותה בחשבונאות ובחשבונאות מס.

פרטי חובה של ה"ראשוני"

על פי אמנות. 9 402-FZ, מסמכים חשבונאיים ראשיים חייבים להכיל את פרטי החובה הבאים:

• שם הנייר העסקי, למשל, "תעודת עבודה מקובלת";
• מספר לפי כללי המספור הפנימיים של החברה היוצרת;
• תאריך הכנת המסמך;
• שם מלא של החברה המוציאה את "הרישום העיקרי";
• מהות העסקה העסקית שהתרחשה (למשל, משלוח סחורה לקונה, הפקדת מזומן לקופה, קבלת עבודה שבוצעה וכו');
• מדידה של עובדה כלכלית שהתרחשה במזומן או בעין;
• תפקיד ושמו המלא של העובד האחראי על השלמת העסקה או עיבודה;
• חתימה בכתב יד של אדם מורשה.

רשימת הזכאים לחתום על מסמכים חשבונאיים ראשוניים נקבעת על ידי ראש הארגון. זה מאובטח בפקודה שלו.

חלק מהטפסים מכילים פרטים נוספים ביחס לרשימה הסטנדרטית. למשל, שטרות מטען חייבים להכיל מידע על המכונית, הבעלים והנהג שלה.

האם יש צורך לשים את החותם של הארגון על המסמך ה"ראשוני"? אין זה דרישת חובה, לא ניתן בלעדיו רק אם נוכחותו נקבעה במדגם המעוגן במדיניות החשבונאית של החברה.

סוגי מסמכים ראשיים

החקיקה הנוכחית אינה קובעת רשימה סגורה של מסמכים חשבונאיים ראשוניים לשנת 2018. הגיוון שלהם נקבע על פי היקף הפעילות של הישות הכלכלית. עבור חברה אחת תזדקק לשטר מטען, עבור אחרת - מעשה של מחיקת ספרות מהספרייה.

סוגי התיעוד הנפוצים ביותר כוללים:

• שטר מטען – מתווך בעסקאות לקבלת והעברת סחורות וחומרים;
• תעודת קבלה - נכתבת במצבים שבהם צד אחד מקבל את תוצאות העבודה שבוצע על ידי השני;
• שכר - מוכן בעת ​​תשלום שכר לעובדים;
• OS-1 – משקף קבלה או דלדול של פריט רכוש קבוע (למעט מקרקעין);
• INV-1 - מאחד את תוצאות המלאי;
• דיווח מראש – מאשר הוצאות עובד המגיע מנסיעת עסקים;
• מסמכי מזומן (צ'קים, PKO, RKO וכו');
• צו תשלום;
• תעודת הנהלת חשבונות וכו'.

הרשימה הנתונה של מסמכים חשבונאיים ראשיים אינה מלאה. חברות בתחומי פעילות שונים משתמשות בטפסים הדרושים כדי לשקף את העסקאות שלהן.

בהתאם לשיטת היישום, ה"ראשי" יכול להיות נייר או אלקטרוני. האפשרות השנייה משמשת בחברות שבהן מוגדר ניהול מסמכים אלקטרוני. זה עוזר לפשט ולהאיץ את העיבוד של ניירות עסקיים ולייעל את האינטראקציה בין צדדים נגדיים.

על פי החקיקה הנוכחית, כל סוגי "החומרים העיקריים" נשמרים בחברה למשך חמש שנים. הספירה לאחור מתחילה מסוף שנת הדיווח. לדוגמה, ניירות שהונפקו בשנת 2018 חייבים להיות מאוחסנים עד 2023 כולל. הפרת כלל זה תוביל להליכים מול שירות המס ולהטלת עונשים על הארגון.

בלי פיסת נייר אתה כלום! ועם פיסת נייר - איש עסקים המנהל את עסקיו בצורה מצפונית ומקצועית. או רואה חשבון מוכשר שעוזר לו. ביצוע נכון של מסמכים בהנהלת חשבונות חשובה הן ליצירת נתונים חשבונאיים והן לקביעת חובות המס של הארגון. ואם ברצונכם להגן על היקר ביותר, אל תתייחסו למסמכים בצורה מקלה, ותלמדו היטב באילו דרישות הם חייבים לעמוד. לפחות תקרא את המאמר הזה קודם!

מומחי הנהלת חשבונות ונציגי עסקים קטנים המנהלים רישום בעצמם צריכים לדעת את הדרישות הבסיסיות להליך ליצירה, עיבוד, העברה ואחסון מסמכים.

1. מושג של מסמך

2. סוגי מסמכים חשבונאיים ראשוניים

3. צורות של מסמכים חשבונאיים ראשוניים

4. אישור מסמכים חשבונאיים ראשוניים

5. פירוט חובה של מסמכי הנהלת חשבונות

6. הכנת מסמכים בהנהלת חשבונות

7. ייפוי כוח לחתום על מסמכים עיקריים

8. לוח זמנים להזרמת מסמכים למסמכי הנהלת חשבונות

9. יומן מסמכים ראשוניים

10. תיקון מסמכים חשבונאיים

11. אחסון מסמכי הנהלת חשבונות

12. אחריות לשמירת מסמכים ראשוניים

אז בוא נלך לפי הסדר.

1. מושג של מסמך

המושג "מסמך" אינו נחשף בתקנות החשבונאות. בואו נשתמש בהגדרה שנקבעה על ידי GOST R ISO 15489-1-2007:

מסמך: מידע מזהה שנרשם על מדיום מוחשי, שנוצר, התקבל ומאוחסן על ידי ארגון או אדם כראיה בעת אישור התחייבויות משפטיות או פעילויות עסקיות (סעיף 3.3 של GOST).

אילו מסמכים הם עיקריים? מסמכים ראשיים הם מסמכים המכילים מידע ראשוני על פעולות ותהליכים. אלו הם המסמכים שעל בסיסם מתבצעות רישומים חשבונאיים.

מסמכים חשבונאיים ראשוניים- אלו מסמכים המתעדים את עובדות החיים הכלכליים (סעיף 1 לסעיף 9 לחוק מס' 402-FZ מיום 6 בדצמבר 2011 "על חשבונאות").

הדרישה העיקרית להכנתם היא שיש לערוך מסמכים ראשוניים בעת התרחשות עובדות החיים הכלכליים, או מיד לאחר השלמתם (אם קיימת אפשרות כזו).

דוגמאות למסמכים ראשיים:

• הזמנות במזומן נכנסות ויוצאות,
• תעודת משלוח (לפי טופס TORG-12),
• דיווח מוקדם,
• מידע חשבונאי.

2. סוגי מסמכים חשבונאיים ראשוניים

אין סיווג הרמוני או קיבוץ של מסמכים חשבונאיים באף פעולה רגולטורית.

ניתן להבחין בין הסוגים הבאים של מסמכים חשבונאיים ראשיים בהתאם:

1. מקומות הידור:

• פְּנִימִי,
• חיצוני,

1. טפסי מסמכים בשימוש:

• מאוחד (נוצר על פי טפסים הכלולים באלבומים של צורות מאוחדות),
• לא מאוחד (נוצר על פי טפסים שפותחו על ידי הארגון באופן עצמאי),

1. סוג אמצעי אחסון:

• עיתון,
• אֶלֶקטרוֹנִי,

1. נפח מידע:

• יְסוֹדִי,
• סיכום,

1. סוג נכסים והתחייבויות, תחומי חשבונאות:

• על חשבונאות של רכוש קבוע,
• על חשבונאות מלאי,
• התחשבנות בצבירה ותשלום שכר,
• לחשבונאות של עסקאות מזומן,
• אחרים דומים.

3. צורות של מסמכים חשבונאיים ראשוניים

הכנת מסמכים בהנהלת חשבונות כרוכה בשימוש בטפסים שפותחו באופן עצמאי ובטפסים מאוחדים. מאז 2013, השימוש ברוב הטפסים המאוחדים אינו חובה.

כל צורות המסמכים העיקריים מאושרים על ידי ראש הארגון. כַּיוֹם יש להשתמש בסוגים הבאים של טפסים מאוחדים:

1. בנושא התחשבנות בעסקאות מזומן (החלטה של ​​הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מיום 18 באוגוסט 1998 מס' 88, הוראת הבנק של רוסיה מיום 11 במרץ 2014 מס' 3210-U),
2. על חשבונאות עבודה ותשלומו (צו הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מיום 5.1.04 מס' 1).
3. על חשבונאות לשירותי הובלת מטענים (צו ממשלתי מס' 272 מיום 15.4.2011, אמנת הובלה מסוגים שונים).

גם לצו התשלום יש טופס סטנדרטי, כל התחומים שלו הם אנחנו.

בעת מילוי טפסים מאוחדים, כל השורות (עמודות) שסופקו ממולאות. אם חסרים אינדיקטורים, מקף מוצב בהם.

דוגמה 1.

הספק סיפק את החומרים, סיפק TORG-12 וחשבונית ששורותיה האחרונות ממולאות כ"שירותי משלוח" ואין מסמכים נוספים.

השלכות אפשריות הן אי קבלת ניכויי מע"מ והוצאות מס הכנסה, הכרה בעסקה כפיקטיבית (דמיונית), שכן לא אושרה מציאות העסקה (עובדת מסירת החומרים, ואולי גם רכישת החומרים עצמה). נדרש שטר מטען.

טפסים מאוחדים, שאינם חובה, עדיין נמצאים בשימוש בארגונים. בהתבסס על הצרכים הפנימיים של החברה, ניתן לשנות טפסים כאלה כדי להפוך אותם לנוחים יותר ומתאימים לשקף עובדות עסקיות ספציפיות.

לדוגמה, אתה יכול להסיר את התכונה "מיקום הדפסה" ולסרב להשתמש בסימון "צד קדמי/אחורי".

4. אישור מסמכים חשבונאיים ראשוניים

הארגון מחויב לאשר את צורות המסמכים החשבונאיים העיקריים המשמשים במדיניות החשבונאית שלו (סעיף 4 של PBU 1/2008 "מדיניות חשבונאית של הארגון"). יש לזכור שפשוט קישור לאחד מהאלבומים של טפסי מסמכים מאוחדים אינו מספיק.

במדיניות החשבונאית (בנספח למדיניות החשבונאות) יש לפרט מסמכים ספציפיים מאלבומי הטפסים המאוחדים בהם תשתמש החברה וכן רשימת בעלי זכות חתימה על מסמכים ראשוניים (מידע משרד האוצר). של הפדרציה הרוסית מס' PZ-10/2012).

דוגמה לעיצוב של יישום למדיניות החשבונאית ניתן למצוא במאמר שלנו "". למדיניות החשבונאות מצורפות דוגמאות של טפסים שפותחו באופן עצמאי עם הסברים למילוים.

ניתן לאשר את הטפסים גם בתקנות מקומיות אחרות. לדוגמה, צו על אישור מסמכים ראשיים. יש לכלול התייחסות לצו כאמור במדיניות החשבונאית.

5. פירוט חובה של מסמכי הנהלת חשבונות

דרישות ל פרטי חובה של מסמכים חשבונאיים ראשונייםנקבע על ידי החוק הפדרלי "על חשבונאות". יש רק 7 פרטים כאלה:

1. כותרת המסמך,
2. תאריך הכנת המסמך,
3. שם הישות הכלכלית שחיברה את המסמך,
4. תוכן עובדת החיים הכלכליים,
5. הערך של מדידה טבעית ו(או) כספית עם ציון יחידות מדידה,
6. שמות התפקידים של האחראים לעסקה,
7. חתימות של אנשים אחראיים עם תמלול החתימה.

מסמכים מסוימים שאינם מסמכים חשבונאיים ראשיים יכולים לשמש ככאלה.

כאשר משקפים דמי שכירות בהוצאות, מסמכים כאלה הם הסכמי חכירה ומעשים. בהתאם לסעיפים 611 ו-622 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית, במקרה זה, חובה לערוך פעולות דו-צדדיות של קבלה והעברה של אובייקטים חשבונאיים.

דוגמה 4.

החברה שוכרת שטחי משרדים. המסמכים שעל בסיסם יחושב דמי השכירות החודשיים הם הסכם השכירות ותעודת הקבלה של המושכר.

בהתאם לסעיף 753 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית, מעשים חד-צדדיים יכולים לשמש כמסמכים ראשיים.

6. הכנת מסמכים בהנהלת חשבונות

הבה ניקח בחשבון מקרים מיוחדים שנתקלים בהם לעתים קרובות בעת הכנת מסמכים.

סירוב חותמות

מטרת החותם היא לאשר את חתימתו של האחראי.

מתאריך 04/07/2015, ארגונים אינם חייבים בחותם. יש לציין מידע על החותם באמנת החברה (חוק פדרלי מס' 82-FZ מיום 04/06/2015).

חותם נדרש רק במקרים שנקבעו בחוק הפדרלי.

• ייפוי כוח לייצג את האינטרסים של ישות משפטית בבית המשפט (סעיף 53 לקוד סדר הדין האזרחי של הפדרציה הרוסית, סעיף 61 לקוד הליך הבוררות של הפדרציה הרוסית),
• מסמכים שהוגשו לרשויות המכס (311-FZ מיום 27 בנובמבר 2010),
• לפעול בתאונה תעשייתית (סעיף 230 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית),
• תעודת מחסן כפול (סעיף 913 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית).

חותם אינו דרישת חובה, אך ניתן לקבוע את נוכחותו בצורה של המסמך העיקרי שאושר על ידי ראש הארגון (מכתב משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מיום 08/06/2015 מס' 03- 01-10/45390).

מסמכים בשפות זרות

רק מסמכים ברוסית מתקבלים לרישום (סעיף 9 לצו של משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מס' 34n).

חייב להיות תרגום לרוסית, ותרגום שורה אחר שורה. אין צורך באישור התרגום (מכתב משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מיום 20 באפריל 2012 מס' 03-03-06/1/202). מקרים בהם נדרש תרגום נוטריוני נקבעים באמנת האג משנת 1961.

מטרים שאינם רובל במסמכים ראשיים

מותר לשקף נתוני עלות במסמכים חשבונאיים ברובלים, מטבעות ויחידות קונבנציונליות.

לשם השוואה, בחשבונאות מס הדרישה למילוי חשבוניות עבור תשלומים ברובלים בלבד ברובלים נקבעת בצו ממשלתי מס' 1137 מיום 26 בדצמבר 2011 (סעיף 1 לנוהל מילוי חשבוניות).

מסמכים ראשיים אלקטרוניים

החוק הפדרלי "על חשבונאות" מאפשר הכנת מסמכים ראשוניים הן בנייר והן בצורה אלקטרונית.

המסמך האלקטרוני חייב להכיל את כל פרטי החובה של מסמכי חשבונאות וחתימה אלקטרונית (ES).

ישנם שלושה סוגים של חתימות אלקטרוניות: פשוטות, משופרות בלתי מסויגות, ומוסמכות משופרות. משרד האוצר של הפדרציה הרוסית רואה אפשרות להשתמש בכל חתימה אלקטרונית (מכתב של משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מיום 12 בספטמבר 2016 מס' 03-03-06/2/53176).

7. ייפוי כוח לחתום על מסמכים עיקריים

לעובד בארגון יש זכות חתימה בעת עריכת אחד המסמכים:

• צו מימין לחתום,
• ייפוי כוח לחתום על מסמכים ראשוניים (סעיפים 185 - 189 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית).

בניגוד לצו זכות חתימה, ניתן לתת ייפוי כוח לחתימה על מסמכים ראשוניים גם לאזרח שאינו עובד בארגון.

לחתימה, בהסכמת הצדדים, ניתן להשתמש בפקסימיליה (סעיף 160 לקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית, קביעת בית המשפט העליון לבוררות של הפדרציה הרוסית מיום 17 בדצמבר 2009 מס' VAS-16259/09).

8. לוח זמנים להזרמת מסמכים למסמכי הנהלת חשבונות

לוח זמנים של זרימת מסמכים הוא תיאור בצורה של תרשים או טבלה של ההליך ליצירה, העברה, עיבוד ואחסון מסמכים. ניתן לאשר את לוח הזמנים כנספח למדיניות החשבונאית, או בצורה של חוק רגולטורי מקומי. במקרה האחרון, על המדיניות החשבונאית להכיל התייחסות למעשה כאמור.

לוח הזמנים של זרימת המסמכים חייב לכלול:

• מועדי רישום, העברה, עיבוד ואחסון של מסמכים,
• תפקידים של גורמים האחראים על הפעולות המפורטות בלוח הזרמת המסמכים (סעיפים 5.4, 5.6 לצו משרד האוצר מיום 29.7.83 מס' 105).

9. יומן מסמכים ראשוניים

ניהול יומן של מסמכים ראשיים הוא יותר כלל של זרימת מסמכים רציונלית, ולא חשבונאות.

כדי לרשום מסמכים נכנסים/יוצאים, יש צורך ביומן כזה של מסמכים ראשיים. אנו ממליצים לך לנהל יומן כזה גם במקרה שבו הנהלת חשבונות מתבצעת ללא שימוש בתוכנית הנהלת חשבונות.

בעת שימוש, למשל, בתוכנת 1C, ניתן להפיק ולהדפיס יומן מסמכים בכל עת. לפיכך, יומן החשבונאות של מסמכי הספקים יווצר כ"פנקס מסמכים "קבלה (מעשה, חשבונית)", היומן לחשבונאות מסמכי מזומן כ"רישום מסמכי מזומן".

בראיית חשבון, בניגוד לחשבונאות מס, זה אפשרי השתקפות של עובדת החיים הכלכליים בהיעדר מסמכים ראשוניים, בתנאי שיגיעו מאוחר יותר.

במקרה זה, עובדת החיים הכלכליים באה לידי ביטוי בחשבונאות בערך משוער. כאשר מסמך מתקבל, הרישום הקודם שבוצע אינו מתהפך, אלא מותאם רק לתאריך קבלת המסמך.

גישה זו מאושרת במסמכים הבאים:

1. PBU 21/2008
2. צו משרד האוצר מיום 28.12.01 מס' 119נ "הנחיות להתחשבנות במלאי" (סעיף קטן 5 לסעיף 1)
3. החלטה של ​​בית המשפט העליון של הפדרציה הרוסית מיום 8 ביולי 2016 מס' AKPI16-443.

חריג לנוהל זה הוא מסמכים על עסקאות מתווך. על המתווך למסור את כל המסמכים הקשורים לעסקה. אם נערך דו"ח עסקה עם שגיאות או אי דיוקים, המנהל יכול להגיש התנגדות רק תוך 30 יום מתאריך קבלת הדו"ח (סעיפים 999, 1008 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית).

10. תיקון מסמכים חשבונאיים

הכנת מסמכים בהנהלת חשבונות מלווה לעיתים בטעויות ואי דיוקים. במקרה זה, יידרשו תיקונים.

תיקונים אסורים רק במזומן ובמסמכים בנקאיים (לדוגמה, פקודות תשלום מנייר). כל שאר המסמכים ניתנים לתיקון.

תיקון מסמכים חשבונאיים מתבצע באופן הבא:

1. הערך השגוי נמחק בשורה אחת כדי שניתן יהיה לקרוא את מה שנמחק,
2. הערך הנכון מצוין לידו,
3. הערך "תוקן" מוזן,
4. תאריך התיקון וחתימת מי שחיבר את המסמך מצוינים בתמליל חתימתו.

כללים כאלה נקבעים בחוק הפדרלי "על חשבונאות" מס' 402-FZ (סעיף 7 של סעיף 9) ובצו של משרד האוצר מיום 29 ביולי 1983 מס' 105.

אין צורך לשים חותמת. חריג הוא תיקונים בתעודת אי כושר עבודה, המאושרים בחותמת.

את התיקון יש לבצע על ידי העובד שחיבר את המסמך. אם זה לא מתאפשר, למשל, האדם מתפטר, אז התיקון מתבצע על ידי העובד החדש או הממונה הישיר עליו.

11. כיצד לאחסן ולהשמיד מסמכים חשבונאיים

הנוהל לאחסון מסמכים נקבע בצו של משרד התרבות מס' 558 מיום 25 באוגוסט 2010. תקופת האחסון הכללית של מסמכים בהתאם לסעיף 29 לחוק הפדרלי "על חשבונאות" היא 5 שנים. המנהל אחראי על ארגון אחסון המסמכים.

למסמכים רבים יש תקופות שמירה מוארכות:

ניתן להשמיד מסמכים חשבונאיים אם חלפה תקופת האחסון שלהם (סעיפים 2.3, 4.11 לצו של משרד התרבות של רוסיה מיום 31 במרץ 2015 מס' 526). ההחלטה על ההשמדה מתקבלת על ידי ועדת מומחה, שניתן להקים מדי שנה או לפעול באופן שוטף.

על סמך בחינת מסמכים, נערכות תחילה הצעות להקצאה להשמדת מסמכים שאינם טעונים אחסון ולאחר מכן ישירה אקט על הקצאה להשמדת מסמכים שאינם טעונים אחסון. המעשה כולל מסמכים שתקופת אחסונם תמה עד 1 בינואר של השנה שבה נערך המעשה.

המעשה חייב באישור המנהל.

אתה יכול להשמיד מסמכים:

1. בכוחות עצמו. במקרה זה, יש צורך לערוך מעשה על השמדת מסמכים. על מעשה כזה לציין אילו מסמכים, באיזו כמות ובאיזה אופן הושמדו,
2. פ לאחר מכן הועבר להשמדה לארגון מיוחד. במקביל, נערכת חשבונית, המעידה על מספר המסמכים שהועברו ומשקלם (סעיף 2.4.7 לתקנון רוסרחיב, שאושר בהחלטת מועצת רוסרחיב מיום 02/06/2002). במקרה זה, פעולת השמדת המסמכים נעשתה על ידי ארגון מיוחד.

12. אחריות לשמירת מסמכים ראשוניים

עונשים על עבודה עם מסמכים ראשוניים נקבעים בסעיף 15.11 של קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית.

ניתנות סנקציות בגין הפרה בוטה של ​​דרישות חשבונאיות, לרבות דיווח חשבונאי (פיננסי).

אחד מ הפרות חמורות של חשבונאותהוא:

"חסרים לישות הכלכלית מסמכים חשבונאיים ראשוניים, ו(או) פנקסי חשבונות, ו(או) דוחות חשבונאיים (פיננסיים), ו(או) דו"ח מבקר על הדוחות החשבונאיים (הכספיים) (אם הביקורת של החשבונאות (פיננסית) הצהרות) הדיווח הוא חובה) בתוך תקופות האחסון שנקבעו עבור מסמכים כאלה."

סכומי הקנסות:

1. לפקידים בסכום של חמשת אלפים עד עשרת אלפים רובל,
2. עבור עמלה חוזרת - על פקידים בסכום של עשרת אלפים עד עשרים אלף רובל או פסילה לתקופה של שנה עד שנתיים.

יחד עם זאת, יש לקחת בחשבון את העובדה כי בעת הבדיקה, היעדר מסמכים ראשוניים יובן גם כאשר ישנם מסמכים, מספר מספיק מהם, אך הם ערוכים בטפסים שהם לא מאושר.

חבות מסקוד המס של הפדרציה הרוסית קובע גם בגין אי הבטחת בטיחות המסמכים העיקריים (סעיף 120):

1. במהלך תקופת דיווח אחת - עד 10 אלף רובל,
2. ליותר מתקופת מס אחת - עד 30 אלף רובל,
3. אם בסיס המס אינו מוערך - 200% מסכום המס שלא שולם (תרומה), אך לא פחות מ-40 אלף רובל.

אם עדיין יש לך שאלות לגבי הכנת מסמכים ראשוניים בהנהלת חשבונות, שאל אותן בהערות למטה.

הכנת מסמכים בהנהלת חשבונות: הכי חשוב

תיעוד ראשוני משמש בסיס לביצוע רישום חשבונאי בפנקסי הנהלת חשבונות. טפסים אלו נועדו לרשום על הנייר את האותנטיות של עובדת עסקה עסקית שהביאה לשינוי במצב הכלכלי של המיזם. רישום רישום ראשוני מוסדר בחוק. כל תבנית חייבת לעמוד בדרישות החוק מיום 6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ.

טפסים וסוגים של תיעוד ראשוני

ניתן לאחד ולפתח את צורות המסמכים העיקריים בהם משתמשים גופים עסקיים באופן עצמאי על ידי הצדדים לעסקה. רשימת הטפסים הסטנדרטיים הנדרשים לשימוש במצבים ספציפיים מאושרת על פי חוק. במדגמים כאלה, לארגונים אין את הזכות לשנות באופן עצמאי את המבנה או התוכן. מסמכים לא מאוחדים יכולים להיווצר על ידי חברה תוך התחשבות בפרטים הספציפיים של פעילותה. הם כפופים לאישור על ידי פעולות מקומיות של החברה.

סיווג התיעוד העיקרי כולל חלוקה לטפסים לשימוש פנימי וחיצוני. מסמכים פנימיים מתארים עסקאות המשפיעות על פעילותו של מוסד אחד - החברה שחיברה אישור זה. אלה חיצוניים נועדו לתעד עסקאות ותוצאותיהן בין שני משתתפים או יותר.

טפסים פנימיים מחולקים בדרך כלל לקבוצות הבאות:

1. סוג אדמיניסטרטיבי - משמש להוצאת הוראות והנחיות ליחידות מבניות ולכוח אדם.
2. סוג המנהל של התבנית משמש להצגת עסקאות שהושלמו בתקופה הנוכחית.
3. מסמכים להנהלת חשבונות – מטרתם לסדר את כל מכלול האירועים ולסכם את המידע התיעודי שהתקבל (דוגמה בולטת היא פנקסי חשבונות).

פנקסי הנהלת החשבונות כוללים ספרים ויומנים, כרטיסי הנהלת חשבונות. ניתן לחלק תיעוד מסוג זה לתת-סוגים, הנבדלים באופן מילוי ותחזוקתם:

• כרונולוגי - כל הפעולות מוצגות בהתאם לכרונולוגיה בפועל של האירועים;
• שיטתי (דוגמה - קופה);
• מְשׁוּלָב;
• אנליטיים;
• סינתטי, הכולל פירוט של סכומים לחשבונות חשבונאיים מוכללים.

תיעוד ראשי יכול ללבוש צורה של הסכם בין צדדים נגדיים, חשבונית לתשלום, תעודת משלוח, פעולות קבלה ומסירת משימות שהושלמו. המסמכים העיקריים כוללים סט טפסים להסדרים עם כוח אדם. קטגוריה זו כוללת דפי זמן ותלושי שכר.

הערה!ההיוון והסילוק של נכסי הארגון מתבצעים באמצעות מסמך ראשי. קטגוריה זו של מסמכים מאופיינת בנוכחות של טפסים סטנדרטיים. בעבר הם היו חובה עבור כל הגופים העסקיים. כעת כל ארגון מחליט בעצמו אם להשתמש בטפסים המומלצים או לפתח תבניות משלו.

תשומת לב מיוחדת בפרקטיקה החשבונאית ניתנת לקופה הראשית. זה מאוחד. שינוי מערך הפרטים או מבנה התבנית עלול להוביל למניעת תוקף משפטי אפילו של צורה חתומה. קבוצה זו כוללת את כל סוגי המסמכים המעידים על קבלת הכסף בקופה ועל רשותו. אלה כוללים את פנקס הקופה, המסכם את כל מכלול העסקאות במזומן.

סיווג מפעלים ראשוניים לפי שלבי יזמות

בהתאם לשלב שבו העסק נמצא כעת, נעשה שימוש במסמך חשבונאי ראשוני כזה או אחר. בדרך כלל, ניתן לחלק עסקאות, מנקודת המבט של מתן מסמכים, לשלושה שלבים.

1. קביעת תנאי העסקה.השותפים מנהלים משא ומתן, מפתחים קונצנזוס שיתאים לשני הצדדים. כסף וסחורה עדיין לא החליפו ידיים, שירותים עדיין לא ניתנו, העבודה לא הסתיימה, אבל הכל מוכן לתחילת האינטראקציה. התוצאה של שלב זה תהיה הסוגים הבאים של ראשוני:
   • הסכם (אפשרויות שונות);
   • חשבונית לתשלום.
2. שכר עבור העסקה.התשלום יכול להתבצע בצורות שונות. נקודה חשובה זו מתועדת במסמך הראשי המאשר את העברת הכסף:
   • אם התשלום לא בוצע במזומן, יאושר על ידי דף חשבון בנק, קבלה מסוף תשלום וכדומה;
   • אם הכסף הועבר "מזומן", האישור יהיה קבלה במזומן, טופס דיווח קפדני או קבלה על הזמנת קבלה במזומן.
3. העברת טובין, מתן שירותים, ביצוע עבודה. היא עשתה את התשלום, כעת הגיע הזמן שהצד השני יעמוד בהתחייבויותיו. מהמסמכים העיקריים הבאים עולה כי היא עשתה זאת בתום לב, ולצד הראשון אין טענות:
   • חשבונית (אם הועברו סחורה);
   • אישור מכירה (ניתן להנפיק יחד עם קבלה מזומן או להיות מסמך אחד);
   • מעשה שירותים שניתנו (או עבודה שבוצעה).

מסמכים אלו נדרשים להמציא לרשויות המס, שכן הם מאשרים את ההוצאות שהוציא הצד הראשון, דבר המשפיע ישירות על בסיס המס.

בקרה, אחסון וארגון הנהלת חשבונות של מסמכים ראשוניים

יש לארגן את הנהלת התיעוד העיקרית כך שכל טופס יעבור במערכת הרישום בתוך המיזם. זה הכרחי כדי למזער את הסיכון לאובדן תעודות וטפסים אחרים. הפקיד או אדם אחראי אחר מנהל יומני תיעוד. כל הטפסים הנכנסים מעובדים כנכנסים. טפסים יוצאים הם אלו שנוצרו באופן פנימי על ידי המיזם (ללא קשר אם הם יונפקו לצדדים שלישיים או יישארו בתוך המיזם).

תיעוד נכנס חייב לעבור מספר שלבים של חשבונאות ורישום:

1. קַבָּלָה.
2. עיבוד ראשוני.
3. התפלגות לפי סוגי טפסים ומטרתם.
4. רישום ביומני חשבונאות עם חותמת על המסמך והקצאת המספר הנכנס למועד הקבלה.
5. חתימה של הנהלת החברה (כאשר המנהל בוחן את התכתבויות הנכנסות, הוא נותן עליה החלטות).
6. ביצוע המסמך.

כדי לארגן מערכת זרימת מסמכים יעילה ולהבטיח בקרה על בטיחות הטפסים, יש צורך לפתח ולאשר לוח זמנים להזרמת מסמכים עם רשימת מקרים. על לוח הזמנים לחשוף את שלבי הביצוע, רישום המסמכים, הליך העברתם לאחסון, ציון מסגרת הזמן ולפרט את העובדים האחראים לכל שלב.

יש לאחסן את התיעוד הראשי המלא והמתועד למשך 5 שנים לפחות. צו משרד התרבות מיום 25.8.10 מס' 558 קובע סיווג טפסים תוך התייחסות לעיתוי הגשתם לארכיון:

• התיעוד המנהלי חייב להישאר זמין למשך 75 שנים (אם פקודות והוראות משפיעות על עיקר פעילות החברה) או 5 שנים, ובלבד שהטופס משקף את הפתרון של סוגיות מנהליות;
• יש לשמור טפסים הנלווים לעסקאות 3-5 שנים.

להשוואה! חוק מס' 402-FZ באמנות. חיי מדף של 29 מוגבלים ל-5 שנים. חקיקת המס מחייבת לשמור על מסמכים חשבונאיים בטוחים ונגישים למשך 4 שנים לפחות.

תנאים מיוחדים ותקופות אחסון מסופקים עבור הטפסים הבאים:

1. לא ניתן לאחסן מסמכים המשמשים לרישום נכסים טעוני פחת למשך 4 שנים ממועד המחיקה של נכס זה.
2. אם התיעוד העיקרי נערך במהלך התקופה בה נוצר הפסד, המשמש להפחתת סכום מס הכנסה, יש לשמור אותו עד להפסקת השפעתו של הפסד זה על בסיס המס.
3. יש לשמור את המסמך הראשוני המאפיין עסקאות להתרחשות חובות למשך 4 שנים מרגע ההכרה של החוב הפגום (אם מתרחשת עובדה כזו).

עבור טפסים אלקטרוניים, תקופות השמירה זהות למסמכי נייר. הליך מחיקת הנכסים העיקריים חייב להתבצע בהשתתפות עמלה שנוצרה במיוחד.

אישור טפסי תיעוד ראשוניים

ניתן לפתח תיעוד ראשי לא מאוחד על ידי גופים עסקיים באופן עצמאי. עבור טפסים כאלה, הקריטריון העיקרי לעמידה בנורמות משפטיות הוא עמידה בסטנדרטים של חוק מס' 402-FZ מבחינת פרטי חובה:

• כותרת המסמך;
• תאריך רישום;
• מידע על החברה שעורכת את הטופס, לפיו ניתן לזהות את החברה;
• תוכן העסקה העסקית המוצגת המעיד על הערכת השווי של נושא העסקה;
• הבאת מדדים טבעיים וערכים כמותיים;
• נוכחות של חתימות של פקידים אחראיים (עם ציון חובה של תפקידם ושמם המלא).

זכור!כדי להשתמש בתבניות שפותחו באופן עצמאי כתיעוד ראשי, עליהן להיות מאושרות על ידי חוק מקומי של הארגון.

מזומן ומסמכי תשלום שייכים לקבוצה של טפסים בפיקוח קפדני. מפעלים, לפי הוראתם או כל הוראה אחרת, אינם מורשים להסיר מהם שורות, תאים או לשנות את המבנה. ארגונים יכולים לבצע התאמות משלהם לתבניות לא מאוחדות, להוסיף ולהסיר בלוקי מידע. בעת פיתוח עצמאי של טפסים חדשים, אתה יכול לקחת דוגמאות סטנדרטיות כבסיס.

לאישור ההצהרה הראשית, ניתן לכלול את הדוגמאות שלה בנספח נפרד למדיניות החשבונאות. האפשרות השנייה היא שלכל טופס המנהל מוציא הזמנה למיזם. נוסח הצו מפרט מידע על הכנסת צורות תיעוד חדשות לחשבונאות, שיש לערוך לפי תבנית אחת. הטפסים עצמם כלולים בהזמנה כקבצים מצורפים נפרדים.

אם ארגון מתכוון להשתמש בטפסים סטנדרטיים המומלצים על ידי המחלקות הרלוונטיות כדי לשקף עסקאות בודדות, אזי אין צורך לאשר טפסים אלה על ידי תקנות פנימיות. כדי לרשום החלטה כזו, די לבצע רישום במדיניות החשבונאית על השימוש בתבניות סטנדרטיות.

כאשר מכניסים צורות חדשות של מסמכים למערכת זרימת המסמכים, רצוי לאשרם בהזמנה.

מה שרואה חשבון צריך לזכור תמיד

המצב האידיאלי של תיעוד ראשוני הוא תנאי הכרחי להיעדר בעיות במהלך ביקורת מס וביקורות, הוכחת צדקתו של אדם בסכסוך עם צד שכנגד ועוד. להלן מספר ניואנסים חשובים שרואה חשבון צריך לזכור תמיד כאשר הוא עובד איתם. תיעוד ראשוני.

1. עדות ראשית היא העדות היחידה.ללא תיעוד ראשוני, לא ניתן להוכיח עובדות מסירה, עלויות, מילוי או אי מילוי תנאי העסקה. גם בית המשפט לא יעזור - ישנם תקדימים כאשר תובעים סורבו או נתבעים התחמקו מתביעות בשל היעדר הוכחה של שלבים מסוימים בעסקה בשל היעדר מספר תיעוד ראשוני.

   חָשׁוּב!ללא "ראיה ראשית", במקרים נדירים ניתן להוכיח את עובדת מתן השירותים: בית המשפט רשאי להביא בחשבון חוות דעת מומחים נוספות ותיעוד צדדי. במידה והעבודה הסתיימה, היעדר מסמך חתום על ידי הלקוח לא יפטור אותו מתשלום.

2. זה עדיף בלי שגיאות, אבל פגמים קלים אינם מלאים.הסיוט החמור ביותר של כל רואה חשבון הוא סירוב להחזר מע"מ עקב נתונים שגויים במסמכים ראשוניים. אך אם הטעויות מינוריות, אין לשלול את הניכוי. המשמעות של טעויות מוסדרת על ידי חלק 2 של אמנות. 9 לחוק הפדרלי מ-6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ "על חשבונאות". פקידי מס אישרו זאת במכתב מיום 12.2.15 מס' GD-4-3/2104@). העיקר הוא שהנתונים המסופקים מציינים במדויק את עובדת התשלום והאספקה ​​של סחורה (מתן שירותים). כך, למשל, אם שטר המטען אינו מכיל הפניה לחוזה או לא מצוין משקל המטען, מדובר בחיסרון, אך לא בעילה לסרב למע"מ. אך אם חסרים הכותרת והתאריך של המסמך, העלות הכוללת של הסחורה ועוד מספר פרטי חובה, בית המשפט עשוי לראות בעסקה כזו לא ריאלית.
3. היזהר, חתימה מזויפת!אם חתימות של אחראים על מסמכים מזוייפות, או שהמסמך נחתם על ידי אדם שאין לו סמכות לעשות כן, מקור ראשוני כאמור לא יוכר על ידי הרשויות. בנוסף, חשוב מאוד שהחתימה תהיה בידך - פקסימיליה לא תקפה.
4. ראשי עם שגיאה לא מוחלף.אם, למשל, ניתן לשכתב חשבוניות שבהן נמצאה שגיאה באמצעות הנפקת מסמך חדש ומתוקן עם אותם הפרטים, הרי שמספר זה לא יעבוד עם התיעוד הראשי. למרות העובדה שלעתים בתי המשפט מכירים במסמכים מתקינים, עדיין עדיף לתקן את הטעות לפי כללי האמנות. סעיף 7 ל"חוק ראיית החשבון" - הזינו את תאריך התיקון במסמך ואשרו בחתימת גורמים מוסמכים.
5. לא תמיד יש צורך בתרגום.מטבע הדברים, הדוח הראשוני מנוסח בשפת המדינה. אבל לפעמים התרגום של מילים בודדות משפה זרה מתגלה כלא הולם, למשל אם זה שם של מותג או מוצר.
6. ראשוני אלקטרוני - רק עם חתימה דיגיטלית. כיום אין צורך להגביל את עצמך לצורת הנייר של תיעוד ראשוני, החוק מתיר גם מדיה אלקטרונית. אבל זה יהיה שווה ערך לנייר רק אם הוא מאושר על ידי חתימה דיגיטלית מוסמכת. חתימה דיגיטלית לא מוסמכת מותרת רק במקרים מסוימים, שצוינו ספציפית, והמסמך הראשי אינו כלול בהם.